Le savoir vaut plus lorsqu'il est partagé

La gestion professionnelle des connaissances ne se contente pas de combiner les connaissances existantes avec de nouvelles idées, mais elle les rend également disponibles pour des projets futurs, ce qui contribue à rendre la gestion des projets plus efficace.

Quelles sont les connaissances contenues dans le projet ?
La connaissance existe à de nombreux endroits dans chaque entreprise : Il existe des processus récurrents qui ont fait leurs preuves ou qui sont fondamentalement nécessaires, ainsi que des connaissances méthodologiques sur l'approche la mieux adaptée à certains projets. Par exemple, la gestion de projet en chaîne critique, qui est structurée dès la fin du projet, nécessite une approche très différente du développement de produit agile, qui consiste en une réflexion régulière sur des résultats partiels. En outre, il y a les connaissances autour d'un projet lui-même : Où sont les forces et les faiblesses de l'entreprise ? Que peut faire le produit - que ne peut-il pas faire ? Quelle est la situation du marché ? Ces connaissances sont acquises au cours d'un projet et sont constamment développées au cours de celui-ci.

Mais il est également important de savoir comment quelque chose fonctionne : Comment fonctionne la machine ? Comment utiliser ce logiciel ? Cependant, cette connaissance dite d'expert procédural sur les séquences d'action requiert comme condition préalable la connaissance classique et déclarative des faits : Qu'est-ce qu'un login ? Quelles sont les propriétés du produit ? Les connaissances factuelles constituent une bonne base - mais surtout dans le cadre du travail quotidien sur les projets, essayer et réaliser des choses est une source de connaissances beaucoup plus importante. Ce faisant, il en résulte un savoir expérientiel qui se rapporte à ce qui a été vécu et perçu et qui contient une interprétation de celui-ci ou des conclusions qui en découlent. Rendre les connaissances procédurales et expérientielles utilisables dans l'entreprise pour l'avenir est l'un des plus grands défis que la gestion des connaissances doit - et peut - relever.

Créer des processus de projet standardisés et adaptables
Afin d'intégrer avec succès la gestion des connaissances dans la gestion des projets, des processus normalisés sont nécessaires. Ce n'est qu'ainsi que la documentation croisée des projets est possible et que la comparabilité est donnée. La documentation des projets consiste à créer une base pour le transfert de connaissances et à classer les projets en fonction des connaissances qui doivent en être retirées. Sous le terme "enseignements tirés", on peut déterminer à la fin de chaque projet ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu mieux fonctionner. Il est important que ces points soient traités de manière structurée afin qu'ils puissent être récupérés par les employés dans une base de données, par exemple. En outre, la direction du projet doit définir des chiffres clés et les utiliser pour enregistrer ce qui doit être amélioré en termes de gestion des connaissances. Les projets sont limités dans le temps, mais les processus doivent rester adaptables au-delà de la fin du projet.

Reconnaître et documenter les connaissances
Dans le cas des produits, il est relativement facile de consigner les connaissances dans des fiches techniques ou des manuels. Il est plus difficile de fixer les connaissances procédurales et les valeurs empiriques sous une forme appropriée - et de telle manière qu'elles puissent réellement être utiles aux employés à l'avenir. Par conséquent, l'objectif ne peut être de créer des bases de données gigantesques contenant de grandes quantités d'informations. Sans structure, aucune connaissance ne peut être générée à partir de celle-ci. Un exemple : de nombreuses entreprises font l'objet d'un audit de qualité - mais les manuels de qualité associés prennent souvent la poussière sur les étagères. Il est donc important de structurer les connaissances collectées et de les préparer sous une forme attrayante, par exemple à l'aide d'une solution logicielle. En principe, les entreprises devraient proposer des documents au lieu de les imposer : Les listes de contrôle et les modèles ont plus de chances d'être acceptés par les employés que les formulaires rigides, car ils offrent des avantages personnels, tels que la facilitation du travail ou l'amélioration de la gestion du temps. Les employés accèdent alors réellement aux connaissances internes de l'entreprise et peuvent les utiliser de manière avantageuse.

Mettre les connaissances à disposition sous une forme appropriée
La forme optimale sous laquelle les entreprises mettent à disposition les connaissances collectées et préparées dépend du type de connaissances et de l'utilisation prévue. En plus des formulaires classiques tels que les manuels et les modèles, les wikis, par exemple, sont bien adaptés au partage des connaissances déclaratives et des projets. L'avantage est que chacun peut contribuer, de sorte que différents types de connaissances peuvent être saisis et partagés. En outre, les wikis offrent la possibilité de créer un répertoire d'experts avec des personnes de contact pour certains domaines spécialisés et thématiques. Attention : un wiki ne doit pas devenir une collection opaque de contributions, mais doit fournir des connaissances vraiment pertinentes et bien structurées. Un wiki ne sera accepté par les employés que s'il rend les informations requises facilement accessibles. Un wiki est moins adapté aux connaissances procédurales et expérientielles. Au lieu de cela, le fait de faire appel à un expert peut rendre ses connaissances et sa richesse d'expérience utilisables.

Les connaissances difficiles ou impossibles à mettre par écrit peuvent également être partagées sur d'autres canaux au sein d'une entreprise. Des didacticiels vidéo sur le serveur de l'entreprise ou sur YouTube peuvent montrer comment fonctionnent les processus de travail ou les programmes logiciels. Les employés peuvent apprendre à effectuer certaines tâches étape par étape ou à utiliser les outils existants. Bien qu'il y ait généralement une formation pour les nouveaux employés ou les nouvelles applications, les didacticiels vidéo sont parfaits pour rafraîchir les connaissances. Des assistants électroniques placés au-dessus des logiciels guident également les utilisateurs pas à pas à travers les fonctions d'un système. Une fonctionnalité de chat peut également être ajoutée à un système de gestion de projet afin que les employés puissent demander à leurs collègues de les aider directement à partir du programme. Cependant, les entreprises ont souvent du mal à réaliser que le chat n'est plus seulement un loisir, mais qu'il peut aussi être utilisé pour la gestion des connaissances.

Facteur humain de réussite
La gestion des connaissances peut rendre plus efficaces de nombreux processus dans une entreprise : Les employés font moins d'erreurs car ils peuvent trouver rapidement de l'aide lorsqu'ils sont incertains. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la qualité du travail. La mise en commun des expériences au sein de l'entreprise crée des effets d'apprentissage. En cas de perturbations ou de changements d'ordre, les chefs de projet peuvent réagir avec beaucoup plus de souplesse et ordonner des mesures appropriées. En outre, l'amélioration de la communication interne et l'échange professionnel avec les collègues augmentent la satisfaction et la motivation des employés et assurent une atmosphère de travail agréable. Mais pour qu'une entreprise puisse en récolter les fruits pendant longtemps, la gestion des connaissances doit être développée en permanence. Immédiatement après l'introduction, l'intérêt et la motivation des employés sont assez élevés. Mais une fois l'euphorie initiale dissipée, tout est vite oublié. Pour contrer cela, il faut un entretien régulier de la gestion des connaissances et une personne qui en soit responsable. Idéalement, la gestion des connaissances est située dans le bureau de gestion du projet et, à partir de là, un représentant devrait être responsable de la gestion des connaissances, motiver les employés et leur montrer comment utiliser les portails ou les bases de données respectifs - et surtout, quels avantages ils en tirent. En fin de compte, ce sont les personnes qui sont responsables du succès de la gestion des connaissances dans le cadre de la gestion de projets.