Le service des lèvres ne suffit pas

La gestion électronique de la qualité est souvent vendue comme une panacée contre le blues des gestionnaires de la qualité. Devise : Achetez le produit XY, et tout sera très facile très rapidement. Est-ce vrai ? Non. Il est vrai qu'un assistant numérique crée beaucoup de temps après l'alimentation en données solides. Il est vrai que la qualité de vos processus augmente continuellement grâce à la gestion électronique. Il est faux de dire que vous n'avez alors plus rien à faire. Il est faux de dire que le processus sera achevé pour toujours à un moment donné. Et une pure illusion est l'idée de mesurer et de contrôler la qualité si vos supérieurs ne suivent pas.

Vouloir, soutenir, promouvoir, tirer
Alors comment mettre en œuvre la gestion électronique de la qualité dans une entreprise qui n'a jamais travaillé avec un tel assistant ? Nick Strub, responsable de la qualité, est convaincu : "La direction doit le vouloir, le soutenir, l'encourager et l'accompagner. Et c'est précisément le cas chez Barcol-Air à Schwerzenbach, où Nick Strub a pris en charge la reconstruction complète des processus de qualité existants en décembre 2015.

En tant que pionnier dans le domaine des systèmes de plafonds climatisés, Barcol-Air Group AG développe, produit et vend des systèmes de climatisation de pointe innovants en Europe et aux États-Unis depuis plus de 35 ans. Des normes de qualité élevées font donc de toute façon partie de la culture d'entreprise. Mais, selon Nick Strub : "Des documents ont été produits et il y avait des descriptions de processus. C'était bien, mais pas structuré. Les gens se sont perdus dans les détails".

La vieille chanson pas si bonne
Ce que décrit Strub s'applique encore à de nombreuses PME : elles produisent la meilleure qualité suisse. Mais les processus de contrôle de ces services sont lourds et ne sont pas exactement traçables. Les audits de cinq jours ne sont pas rares dans ces entreprises, et les erreurs sont difficilement évitables. Nick Strub : "On peut faire des erreurs, mais pas toujours les mêmes. C'est pourquoi j'ai demandé à Barcol-Air de lancer le projet de "gestion active de la qualité" sous forme numérique dès le début. Cela a été approuvé".

Tout nouveau avec IQSoft
Strub a choisi le logiciel de gestion de la qualité IQSoft de IQS AG à Zofingen pour Barcol-Air. L'objectif : la certification selon la norme ISO 9001:2015 d'ici fin 2016 : "C'était une grande chance de pouvoir tout construire à partir de zéro. J'avais besoin d'une gestion documentaire complète, comprenant un contrôle précis, un système de rapports et une cartographie claire des processus. J'ai évalué d'autres options, mais je n'ai pas trouvé ce que je cherchais".

De la vision initiale à trois processus fondamentaux
Printemps 2016 : Nick Strub a regardé "ce qu'il y avait" à Barcol-Air. Il s'est entretenu avec les chefs de service de son employeur et a créé un dossier sur les processus : "Je voulais un système intégré qui représente non seulement de manière adéquate les normes existantes telles que ISO 9001 ou 14001, mais aussi des normes toutes neuves comme ISO 45001".

Finalement, il a défini trois processus de base pour la gestion de la qualité de Barcol-Air (Figure 1). Le champ d'application du système de gestion s'étend au développement, à la conception, à la fabrication, à la livraison et à l'installation de systèmes complets de plafonds et de murs en plusieurs endroits.

La certification ? La récompense bien méritée après un travail préparatoire intensif
Peu de temps après, IQSoft a été installé chez Barcol-Air. Toute la documentation a été enregistrée et mise en relation. Certains modules du programme ont été personnalisés pour Barcol-Air en coopération avec IQS AG, comme le souhaitait Nick Strub : "Un temps intensif ! IQSoft a ensuite été mis en service en mars 2016. Et cela a vite payé que nous nous étions préparés de manière exhaustive à cette étape importante : Barcol-Air a déjà été certifié selon la norme ISO 9001:2015 en novembre".

Le processus d'amélioration continue (PIC)
Nick Strub apprécie la façon dont IQSoft traite les messages dans le CIP : "Nous avions déjà les types de messages - par exemple "retard de production" - auparavant. Je n'ai pas eu à réinventer quoi que ce soit. IQSoft fournit désormais une structure et des orientations claires. Il me montre ce qui doit être fait dans l'ordre - immédiatement et plus tard. Et comme ce déclenchement d'actions est systématique, il est facile à expliquer. Notre équipe comprend que ce processus d'amélioration continue fonctionne vraiment".

Mise à jour mois après mois
En plus de la revue de gestion annuelle, Barcol-Air s'appuie également sur des réunions de coordination mensuelles : Les questions de qualité sont toujours discutées en premier lieu. L'évaluation est effectuée via IQSoft : "De cette façon, il n'y a pas de surprises. Nous nous évaluons par rapport à l'ensemble de l'environnement relationnel (figure 2) et savons exactement où nous nous situons en termes de qualité à tout moment.

Planifier, exécuter, examiner, agir : Réalisations et aspirations
Quelques mois après l'introduction de son assistant électronique et la réussite de la certification ISO, Nick Strub définit ses prochains objectifs avec IQSoft : au sujet de la sécurité au travail, il a un concept qu'il aimerait mettre en œuvre en 2017. L'enregistrement détaillé et la mesure de la satisfaction des clients commenceront en juillet 2017 : "Nous sommes actuellement en train de cartographier les processus et pouvons affecter chaque document à tous les domaines et normes. Nous éliminons les doubles emplois. En fin de compte, je veux documenter tout ce qui est fait dans tous les domaines. Et le faire de manière uniforme".

Toutes les options sont ouvertes
Quels modules IQSoft recommanderiez-vous à Barcol-Air en cours de route ? Peut-être BPM, un module de modélisation visuelle des processus. Certainement une gestion d'audit. Et dans la production, le test numérique et la gestion des équipements. Nick Strub est ouvert à de telles démarches : "Il n'y a personne dans notre entreprise qui ne soit pas impliqué d'une manière ou d'une autre dans la qualité. Je suis heureux que les choses avancent ici. Si je devais tout recommencer, je le ferais exactement de la même manière - et encore avec IQSoft. Je suis très heureux".