La plus petite composante de la numérisation

Si les entreprises veulent continuer à fonctionner de manière économique et commerciale, il n'y a guère de moyen de contourner la numérisation. Les domaines définissables qui peuvent être numérisés de manière relativement simple et qui présentent en même temps un avantage notable sont les services de traitement des documents - de la salle du courrier à la gestion des contrats en passant par les achats et le service du personnel. Ici, les dossiers et les piles de papier déterminent encore la routine quotidienne du travail. La lourdeur des recherches et la complexité des échanges entre les services bloquent en outre les ressources centrales avec des tâches de routine et rendent le travail inutilement difficile. On peut presque toujours dire que plus les flux de travail sont basés sur des documents, plus le potentiel d'optimisation est grand grâce à un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) numérique et efficace.

L'ECM, une porte ouverte sur la numérisation
Néanmoins, de nombreux services ont du mal à se défaire des dossiers familiers - de peur que des informations importantes ne soient alors perdues. Mais le contraire est vrai : la GCE permet de gérer de manière structurée des informations commerciales non structurées sous forme de fichiers, de documents et de fichiers médias. À cette fin, les fichiers et documents analogiques existants sont numérisés, dotés de métadonnées et ensuite mis à disposition dans un lieu central afin qu'ils puissent être facilement retrouvés. Des fonctions supplémentaires et des flux de travail définis permettent également d'automatiser et de rationaliser les processus de routine, augmentant ainsi considérablement l'efficacité des services administratifs. En plus de la gestion numérique, les documents peuvent également être créés automatiquement ou semi-automatiquement directement dans l'ECM : Au lieu de rédiger un contrat dans Word et de le charger à son tour dans le système, les employés peuvent s'épargner ce détour en utilisant un outil intégré de création de documents. Le classement et l'archivage sont également complètement éliminés ; les employés conservent les données une seule fois et à un point central. Les documents sont également beaucoup plus faciles à rechercher grâce à la reconnaissance automatique de texte. En outre, un ECM correct offre une meilleure protection des données qu'un classeur verrouillable, puisque les autorisations d'accès sont clairement réglementées : Par exemple, alors que les employés du département des ressources humaines peuvent consulter tous les dossiers du personnel, les gestionnaires n'ont accès qu'à certaines parties des dossiers de leurs employés. La gestion des documents numérisés favorise ainsi la mobilité des employés et la communication asynchrone qui devient de plus en plus courante dans le monde du travail dans une large mesure.

Si les services ont reconnu ces avantages - et pour les services administratifs en particulier, ils sont évidents - ils sont généralement ouverts aux changements et ont un grand charisme au sein de l'entreprise. Ils peuvent ainsi faire tomber les préjugés de manière ciblée et ouvrir la voie à la numérisation de manière exemplaire avec le projet pilote. L'expérience a montré que les trois domaines suivants sont les mieux adaptés à cette entrée :

1. une meilleure qualité des contrats grâce à la gestion numérique des contrats De nombreuses entreprises gèrent encore leurs contrats dans des classeurs analogiques et conservent les données de base dans SAP - qu'il s'agisse de contrats clients ou de contrats avec des fournisseurs et des prestataires de services externes. Cependant, comme il faut respecter les délais pour résilier, prolonger ou renégocier les conditions en temps voulu, il est difficile pour les commis de garder une trace des contrats qui ont été exécutés pendant des années. Si ces délais ne sont pas respectés avec le plus grand soin et que les mesures appropriées ne sont pas prises, cela peut entraîner des retards dans le paiement des frais et des renouvellements non souhaités. Avec un système de gestion numérique des contrats, en revanche, les employés peuvent examiner, évaluer, classer, créer et résilier des contrats à long terme en toute sécurité. Dans la salle du courrier, le contrat est scanné, indexé et clairement attribué à l'employé responsable. Une interface avec SAP permet d'accéder à toutes les données de base nécessaires. Le statut actuel du document indique si le contrat est en cours de traitement, s'il expirera bientôt ou s'il a déjà été résilié. Le système fournit également des flux de travail, des rappels de délais et des responsabilités définies qui rendent l'administration plus facile et plus sûre. Cela permet aux employés concernés de se concentrer à nouveau sur leurs tâches principales : négocier de meilleures conditions contractuelles et les mettre en œuvre dans un système allégé.

2. boîte aux lettres numérique transparente De nombreuses entreprises ont déjà reconnu la nécessité et les avantages d'une boîte de réception numérique : Une récente étude de Bitkom montre que presque une entreprise allemande sur deux veut supprimer le courrier papier. Afin de faire face au nombre croissant de courriers électroniques, un quart des moyennes entreprises allemandes ont déjà numérisé leur boîte de réception. Le courrier entrant est scanné dès sa réception, affecté à des sujets spécifiques à l'aide d'une reconnaissance de texte OCR automatisée, pourvu de métadonnées et enfin stocké dans une boîte de réception numérique d'où les employés peuvent récupérer et traiter les documents. Les courriers électroniques et les télécopies peuvent également être conservés et traités dans un tel système. L'enregistrement à l'épreuve des audits de toutes les étapes de traitement accroît la transparence et la capacité des commis à fournir des informations. Les délais de traitement sont considérablement réduits et les coûts inutiles évités. Un tel "carnet de courrier" central permet en fin de compte de traiter en temps utile les documents et les demandes entrants.

3. rationaliser le travail du personnel grâce aux dossiers personnels électroniques Alors que de nombreuses entreprises gèrent déjà aujourd'hui leurs données personnelles via le module SAP HCM, y enregistrent leurs données et les archivent également, il manque encore des fonctions importantes pour numériser utilement le service des ressources humaines et pour normaliser et concentrer l'inventaire des dossiers. Cela nécessite, par exemple, une recherche croisée en texte intégral dans les fichiers numériques et la possibilité de créer des rendez-vous et des resoumissions. Cela peut être mis en œuvre avec une solution de dossier personnel électronique qui est reliée à un système SAP existant via une interface. Ce n'est que de cette manière que toutes les informations sur un employé sont centralisées et peuvent également être partagées avec les directeurs et les cadres des succursales ou mises à la disposition des employés pour inspection selon des autorisations de lecture ou d'écriture définies. En outre, des documents tels que les certificats d'emploi ou les contrats de travail peuvent être automatiquement créés et stockés dans l'ECM, ce qui élimine la nécessité d'un programme de traitement de texte. Afin de stocker en toute sécurité les documents numériques qui ne peuvent pas ou ne peuvent pas être attribués à un employé, un dossier employeur supplémentaire est également utile.

Décision de mise en œuvre la plus importante : Nuage vs. sur site
Une fois qu'une entreprise a décidé d'introduire un système de gestion de documents numériques, elle est souvent confrontée à la décision d'utiliser ce service en ligne depuis le cloud ou d'installer la solution sur ses propres serveurs internes. Si les deux modèles ont leurs avantages et leurs inconvénients, il y a beaucoup à dire sur le nuage, en particulier pour les nouveaux venus dans la numérisation. Elle permet une entrée plus simple et plus économique : le service informatique ne doit pas mettre en place un nouveau système sur les serveurs, mais la solution est disponible rapidement et facilement via une connexion Internet - une économie importante. En outre, la solution peut également être utilisée en dehors du bureau à tout moment, ce qui permet d'adapter les modèles de travail flexibles. Il a également été démontré que plusieurs applications en nuage peuvent être reliées plus facilement pour former de nouvelles solutions que les applications sur site. Par exemple, une solution de reconnaissance de documents et un système de flux de travail peuvent être combinés de manière rentable pour créer un flux de travail de facturation - ce qui est particulièrement avantageux pour les entreprises de taille moyenne qui ne veulent pas investir dans une solution entièrement nouvelle. Toutefois, lors du choix d'une solution appropriée, les entreprises doivent toujours prêter attention à la sécurité des données nécessaire et vérifier que le fournisseur de services en nuage s'engage à respecter les directives allemandes strictes en matière de protection des données.

Un bureau sans papier grâce à l'ECM ?
Même si le bureau sans papier est invoqué à plusieurs reprises, il faudra probablement attendre longtemps avant qu'il ne soit réellement mis en place. La sécurité juridique des documents numériques n'a pas encore été clarifiée de manière satisfaisante, ce qui, dans certains cas, nécessite encore aujourd'hui une double tenue de registres. Afin de pouvoir présenter les preuves pertinentes au tribunal si nécessaire, les documents les plus importants, qui sont certifiés par un notaire, par exemple, doivent également être conservés sous forme papier. Ainsi, à moyen terme, un bureau totalement dématérialisé reste une chimère, notamment en raison de l'utilisation habituelle du papier et de la peur de perdre le contrôle. Cependant, puisque le législateur s'est maintenant penché sur cette question, il faut espérer que la compréhension de l'importance de la numérisation pour les entreprises changera dans un avenir proche. Indépendamment de cela, l'ECM accélère déjà les processus opérationnels et les flux de travail de manière durable et détermine de plus en plus la compétitivité dans le cadre de la numérisation.
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