Une transparence saisissante

Wuiconque reçoit un biscuit emballé individuellement avec sa crème de café, rencontre un échantillon de shampoing collé dans le magazine ou utilise une serviette de rafraîchissement parfaitement emballée dans l'avion a eu un point de contact avec Proderma. Cette entreprise, qui connaît un succès international, s'est imposée comme un spécialiste de premier plan dans le domaine des solutions d'emballage sur mesure pour les petites entreprises. "En tant qu'emballeur sous contrat, nous sommes confrontés à une grande variété de besoins et d'exigences de commande de la part des clients", explique Adrian Meier, co-directeur général. L'évolution rapide des spécifications de production et la réglementation stricte des industries alimentaire, cosmétique et pharmaceutique exigent une gestion rigoureuse de la qualité. Proderma est titulaire des certificats ISO 9001, 22000, 22716, 13485, de l'autorisation d'exploitation de Swissmedic (Pharma GMP), du certificat biologique et de l'autorisation de remplissage d'aliments d'origine animale et d'aliments pour animaux de compagnie. "En outre, nous cultivons l'idée du CIP dans notre philosophie", déclare Urs Gassmann, responsable du contrôle de la qualité. "Pour que l'amélioration continue s'installe, nous utilisons avec succès le logiciel Improve depuis le début de 2013", ajoute-t-il.

Gestion des risques par l'outil
Dès que le module "Gestion des risques" est devenu disponible en automne 2015, Proderma s'est tourné vers cette solution logicielle. "Nous avons été impressionnés par le fait que tous les types de risques sont couverts : risques stratégiques, opérationnels, techniques et financiers. Et nous étions déjà familiarisés avec la simplicité du logiciel", explique Urs Gassmann. L'entreprise a déjà identifié et classé 50 risques dans le domaine d'importance centrale de la sécurité des produits, et a défini des mesures pour y faire face. Adrian Meier est déjà enthousiaste après les six premiers mois. "Nous avions l'habitude de travailler avec un document Excel de 47 pages, selon la devise lire, poinçonner, classer", dit avec exagération le jeune homme de 55 ans. Il y a maintenant une transparence et une traçabilité complète, ce qui renforce également la confiance à l'extérieur. "Nous avons rencontré un haut niveau d'acceptation lors des nombreux audits réalisés par les autorités et les clients", se réjouit le Q-Manager Gassmann. Ce que signifie la gestion des risques dans le domaine de la sécurité des produits chez Proderma est clairement expliqué ci-dessous.

Focus sur la sécurité des produits
Chez Proderma, le domaine de risque "sécurité des produits" comprend des risques tels que des clarifications AVOR insuffisantes, un étiquetage incorrect, l'utilisation de mauvais matériaux d'emballage, une hygiène insuffisante lors du remplissage, l'introduction de parasites ou la contamination microbiologique des produits par l'emballage. "Globalement, les confusions et le risque de contamination croisée sont nos plus grands risques", explique Urs Gassmann.

Erreur d'identité
En raison de l'énorme gamme de produits, il existe un risque de confusion. Par conséquent, la mise en service d'une ligne de remplissage chez Proderma est strictement réglementée. Il est effectué selon le principe du double contrôle entre les responsables de la production et de la qualité et couvre toujours les deux équipes de neuf heures. Techniquement, on utilise un système de code à barres. Proderma dispose également d'une usine autonome pour les produits chimiques-techniques afin d'assurer une séparation stricte des autres lignes de produits.

Contamination croisée
Les allergènes sont un problème important, en particulier dans le secteur alimentaire. Le céleri, le gluten, le lait, les œufs, le soja, les lupins, les mollusques et les sulfites sont des exemples populaires. Dans les produits conditionnés par Proderma, les allergènes ne doivent pas être présents ou doivent être déclarés à 100 %. "Une divergence entre le contenu de l'emballage et la déclaration est interdite", souligne Adrian Meier. La précision requise se situe dans la fourchette des parties par million. Proderma veille à ce que ces spécifications soient respectées au moyen de processus définis et d'instructions de travail qui comprennent des concepts de nettoyage et d'habillement. Dans les cas particulièrement sensibles, des laboratoires externes sont chargés d'effectuer des mesures. En outre, l'entreprise tient une liste mise à jour quotidiennement des allergènes présents dans l'entreprise. Le risque de report est directement lié au risque de nettoyage insuffisant des pièces, des machines et des locaux qui entrent en contact avec le produit. Grâce à des activités validées de nettoyage, de surveillance du climat et de formation, Proderma veille à ce que les conditions correctes soient toujours maintenues.

Améliorer la valeur ajoutée
La résolution de la gestion des risques selon la norme ISO 9001:2015 révisée avec le logiciel Improve CIP élimine le besoin de nouvelles solutions autonomes ou de nouvelles applications. L'outil intègre pleinement la gestion des risques dans la gestion de la qualité. Les 16 écrans de saisie et modules logiciels peuvent être liés au thème de la gestion des risques. "Improve vous donne une vue d'ensemble complète et vous pouvez tout retrouver tout simplement", commente Urs Gassmann. L'entreprise estime que la visualisation compréhensible des risques, la cartographie de l'ensemble du portefeuille de risques, la recherche en texte intégral et la possibilité de documenter les messages avec des photos et des courriels sont particulièrement utiles. Selon Adrian Meier, l'effet interne ne doit pas non plus être sous-estimé : "Nous avons maintenant 160 employés de qualité dans l'entreprise", sourit-il. En tant que gestionnaire, il apprécie beaucoup le fait que la transparence des coûts soit également créée. Par exemple, les mesures du programme de prévention visant à assurer la sécurité des produits peuvent être évaluées plus en détail dans le cadre de l'amélioration ; il devient visible où et quand les coûts ont été engagés. En outre, le logiciel permet de suivre en permanence l'évolution des mesures selon des cycles de temps définis par l'utilisateur.

"Pour obtenir un succès optimal avec le logiciel CIP, sa maintenance en temps voulu est indispensable", souligne Urs Gassmann, qui est également responsable de la sécurité alimentaire en plus du contrôle qualité. Grâce à deux réunions hebdomadaires, Proderma maintient le système à jour et peut également contrer rapidement toute accumulation de problèmes.

Gestion des plaintes
Proderma a déjà trois ans d'expérience dans le domaine de l'amélioration du traitement des écarts externes (plaintes) et internes (erreurs internes, erreurs des fournisseurs). Le nombre de rapports d'écart a augmenté par rapport aux solutions Excel précédentes, "tout simplement parce qu'avec le logiciel CIP, plus rien ne se perd ou ne s'oublie", explique M. Gassmann, responsable de la qualité. "L'interception interne des erreurs, qu'elles soient propres ou liées aux fournisseurs, est cruciale pour nous", ajoute Adrian Meier, "ceci en vue des exportations vers toute l'Europe et même jusqu'en Asie et en vue des clients tels que Nestlé, Unilever ou la grande distribution". Un autre aspect positif des erreurs des fournisseurs précisément documentées est que les coûts des erreurs peuvent être récupérés. En 2015, Proderma a réussi à récupérer des sommes à cinq chiffres auprès de ses fournisseurs.

"Récemment, nous avons également combiné la gestion des plaintes avec la gestion des risques", explique Urs Gassmann, décrivant un autre aspect. Pour chaque rapport de déviation, les responsables de Proderma s'interrogent sur le risque que comporte le contenu du rapport. Les réponses vont de "insignifiant" à "catastrophique" et constituent donc des apports précieux pour de nouvelles mesures d'amélioration.

"Nous avons aussi récemment combiné la gestion des plaintes avec la gestion des risques".

Que dit le document d'orientation "L'esprit de Proderma" ? "Nous considérons les erreurs commises une fois comme des étapes d'apprentissage. Nous apprenons des erreurs et ne faisons jamais deux fois la même erreur". C'est précisément là que le logiciel Improve CIP soutient efficacement l'entreprise.