La performance par tradition

"L'auditeur a été visiblement impressionné par la qualité de la structure que nous avons mise en place pour répondre aux exigences accrues des normes", déclare Michael Viete à propos de la recertification réussie selon les normes DIN ISO 9001 et 14001. Le responsable de la gestion de la qualité chez Türmerleim GmbH est chargé de la gestion de la qualité et de la maintenance du système de gestion intégré. Le technicien chimiste formé a une forte affinité pour l'informatique : "Mon plan initial était de travailler avec notre responsable informatique pour remplacer l'ancien système de gestion.

"L'acceptation est grande, les collègues louent particulièrement la fonction de recherche."

manuel de formation avec une plate-forme informatique développée par l'entreprise elle-même". Cela était nécessaire afin de répondre aux révisions de 2015 des normes ISO 9001 et ISO 14001 et de poursuivre avec succès les certifications existantes.

Avant même qu'il ne commence à mettre son plan en pratique, Viete entend parler du logiciel orgavision et commande l'accès à l'essai gratuit. "Nous avons tous les

Nous avons mis en œuvre des documents et des formulaires de notre service d'achat - tels que des descriptions de processus, des instructions de procédure et de travail - dans la version d'essai pour vérifier dans quelle mesure le système est pratique pour nous", explique le représentant de la gestion de la qualité. Après la phase de test de quatre semaines, non seulement lui, mais aussi son collègue de l'informatique et la direction sont convaincus : Orgavision est exactement ce dont nous avons besoin en ce moment. "Des exigences standard qui auraient été très complexes pour nous dans la programmation de notre propre système peuvent être mises en œuvre très facilement avec orgavision", dit M. Viete - et donne un exemple :

Mettre en œuvre facilement les exigences standard à l'aide de logiciels modernes
Le responsable qualité avait prévu de structurer tous les documents décrivant la gestion de la qualité et de l'environnement en fichiers PDF au sein d'un système. Cela devait être fait de manière à ce que tous les processus de travail et d'inspection, y compris les modifications apportées au cours des audits, puissent être affichés. L'entreprise souhaitait également mettre en œuvre de manière conviviale les exigences des normes ISO 9001 et ISO 14001 pour le contrôle des documents. Selon ces normes, l'historique d'un document doit être traçable, y compris l'historique des versions, l'examen et l'approbation. Le défi est que si les processus ou les procédures changent, ce n'est généralement pas un seul document qui doit être modifié. Tous les processus et instructions de travail associés ainsi que les formulaires doivent être révisés. La documentation de ces documents conformément aux normes serait un processus long sans le soutien informatique approprié.

"Avec l'orgavision, ce défi a été relevé", explique M. Viete. L'approbation et la vérification sont effectuées par le biais d'un workflow : les responsables du processus reçoivent un e-mail et - si nécessaire - sont rappelés à leurs tâches. Une fois mise à jour, orgavision transfère les nouvelles données à tous les fichiers et documents liés qui ont changé quoi et quand. Autre avantage : dans l'entreprise de 130 salariés, certains documents confidentiels ne doivent pas être accessibles à tous. "Dans

"Si les processus ou les procédures changent, ce n'est généralement pas un seul document qui doit être modifié".

orgavision, nous avons pu établir notre propre système de rôles et de droits", explique le responsable de la gestion de la qualité. Il est maintenant défini avec précision qui est autorisé à lire ou à modifier quoi, et qui ne l'est pas.

Forte acceptation par les utilisateurs
Chaque employé de Türmerleim sur un poste de travail PC a accès à orgavision. "L'acceptation est élevée et les collègues font particulièrement l'éloge de la fonction de recherche", rapporte M. Viete. Tout comme Google, le système fonctionne avec la recherche par mot-clé et l'auto-complétion. Alors que dans le passé, les chercheurs devaient passer du temps à chercher un document sur des lecteurs dans différentes structures de dossiers, aujourd'hui, ils peuvent le trouver en quelques secondes. La fonction de commentaire devient également de plus en plus populaire : si, par exemple, l'assistant de laboratoire a une idée sur la manière d'optimiser une méthode d'essai, il peut commenter la description enregistrée dans le système en conséquence. Les commentaires sont ensuite envoyés par courrier électronique aux personnes responsables, telles que le propriétaire du processus respectif et le représentant de la gestion de la qualité.

Il est ainsi facile pour les employés de faire des suggestions d'amélioration. De plus en plus de collègues de Türmerleim utilisent cette fonction et apprécient le fait qu'ils peuvent déterminer individuellement la priorité de leurs commentaires. De plus, chacun peut suivre ce qu'il advient de sa suggestion, car les responsables du processus collectent et documentent tous les résultats dans orgavision. De la première idée à la documentation et au suivi des mesures concrètes.

Briller dans les audits
Türmerleim est désormais certifiée ISO 9001:2015 et ISO 14001:2015 pour la gestion de la qualité et de l'environnement. Le responsable de la qualité est fier du premier audit réalisé avec orgavision : la recherche intelligente en texte intégral, par exemple, a considérablement soutenu le processus de certification, car tous les documents appartenant au processus apparaissent immédiatement après l'entrée d'une méthode de test. "Avec orgavision, je peux envisager les futurs audits avec confiance", déclare M. Viete.