Gestion de la formation et des qualifications en réseau étroit

Les entreprises investissent dans la formation continue de leurs employés : Les raisons invoquées par les entreprises pour justifier leur engagement accru sont qu'elles s'attendent à une plus grande réussite commerciale, qu'elles veulent être plus en avance dans la compétition pour les travailleurs qualifiés et que la formation continue peut améliorer la satisfaction professionnelle et la motivation des employés.

Dans la gestion de la qualité, l'accent est également mis de plus en plus sur le facteur humain. Des processus standardisés et un contrôle systématique des documents sont importants pour une gestion de la qualité qui fonctionne, mais la ressource décisive est l'employé : sans personnel qualifié, la qualité ne peut être assurée. Dans ce cas, il est utile pour les entreprises de déterminer avec précision les compétences de leur personnel en ce qui concerne les activités qui doivent être menées pour répondre aux exigences du produit, de fournir une formation là où il existe des lacunes et de s'assurer par diverses mesures que les compétences nécessaires sont atteintes.

Gestion du statut réel et cible des qualifications à l'aide d'un logiciel
Un logiciel innovant qui associe étroitement la gestion de la qualité aux données des entreprises liées à la connaissance fournit un soutien précieux à cet égard. "Il existe une interface passionnante entre la gestion de la qualité et la gestion des ressources humaines : une coopération étroite entre ces deux domaines permet aux entreprises de mieux suivre les qualifications et les mesures de formation nécessaires ou souhaitées, de se préparer à toutes les éventualités et, surtout, d'utiliser les synergies", explique le Dr Iris Bruns de la direction de ConSense GmbH à Aix-la-Chapelle. L'entreprise est spécialisée dans les solutions logicielles innovantes pour la gestion de la qualité et des processus. Grâce au logiciel ConSense IMS|QMS|PMS et aux modules complémentaires de gestion des qualifications et de gestion de la formation, qui offrent de multiples possibilités d'apprentissage en ligne, la planification et l'exécution des formations avancées ainsi que la collecte, le développement et l'utilisation systématiques des qualifications et des compétences sont considérablement simplifiés pour les entreprises.

Avec un aperçu transparent des mesures nécessaires
Une caractéristique particulière du concept de ConSense GmbH est le degré élevé de mise en réseau entre la gestion des qualifications et des formations. Les qualifications des employés, ventilées en effectifs et en objectifs, sont pleinement intégrées dans la gestion de la qualité. Avec le module de gestion des qualifications Con-Sense, les connaissances et les capacités pertinentes existant dans l'entreprise sont saisies, ka-tegorisiert et évaluées. Ils peuvent être classés en différents niveaux ou en cinq niveaux de compétence - du débutant à l'expert. Les compétences individuelles sont systématiquement gérées de manière centralisée et peuvent être évaluées selon différents critères. Le module offre un historique pour chaque employé, qui enregistre la progression des connaissances et des compétences acquises ainsi que l'indication des possibilités de développement. L'expiration inaperçue des qualifications temporaires peut être évitée par des notifications facultatives par courrier électronique aux employés concernés et à leurs supérieurs. L'évaluation de l'objectif et du statut réel peut conduire directement à l'initiation de la participation à la formation en cas de qualifications manquantes grâce à un lien avec la gestion de la formation ConSense.

"De nombreuses entreprises enregistrent encore laborieusement ce domaine via des listes Excel. Une gestion centralisée et systématique des connaissances et des compétences avec la gestion des qualifications ConSense facilite grandement ce travail. Elle garantit que les responsables peuvent consulter à tout moment les informations disponibles et ont ainsi toujours une vue d'ensemble complète des qualifications existantes. De cette manière, le module de gestion des qualifications permet de gagner du temps dans la maintenance, l'évaluation et la documentation qui est stipulée dans la norme par l'obligation de fournir des preuves. En outre, elle simplifie la détermination des besoins pour les nouvelles embauches ou les transferts et permet une évaluation rapide, par exemple pour une recherche d'experts à l'étranger", explique le Dr Iris Bruns.

Attribuer les connaissances requises aux unités organisationnelles
En pratique, cela fonctionne comme suit : Lorsque les données de l'entreprise sont créées dans le système, les connaissances et les compétences requises sont déjà attribuées à toutes les unités organisationnelles en lien étroit entre la qualité et la gestion du personnel, par exemple si une qualification professionnelle ou de maître artisan est requise dans certains domaines. Si une certaine qualification pour un emploi doit d'abord être acquise, le système peut rapidement déterminer si la mesure correspondante est déjà proposée dans l'entreprise, quand elle a lieu et dans quelles conditions l'enregistrement peut avoir lieu en la reliant à la gestion de la formation. "Cela permet d'économiser plus facilement les ressources : Plusieurs sites peuvent combiner leurs cours de formation et, en cas d'absence d'un employé, il est possible de déterminer rapidement si des employés ayant les qualifications requises peuvent le remplacer", explique le directeur général de ConSense.

Comme il s'agit toujours de données personnelles sensibles, un concept de rôle et de droits spécifiques a été accordé à une priorité élevée dans le développement du logiciel : les informations confidentielles des ressources humaines sont protégées par de multiples droits d'accès afin d'assurer la protection des données à tout moment.

Avec eLearning, des formations indépendantes du lieu et du moment
Une fois que le besoin de formation a été déterminé, une entreprise est confrontée à des défis organisationnels. Le module Gestion de la formation permet d'enregistrer, de planifier et de mettre en œuvre systématiquement toutes les mesures de formation d'une entreprise. Les besoins de formation de chaque employé peuvent être déterminés par la connexion avec les données existantes de la gestion des qualifications. Afin de réduire les coûts d'organisation et de personnel de la formation, de nombreuses entreprises se sont récemment tournées vers des mesures d'apprentissage en ligne. Elles présentent l'avantage de pouvoir être réalisées en différents lieux et à différents moments - c'est-à-dire en fonction de la disponibilité des participants à la formation. Ces avantages sont particulièrement appréciés par les entreprises ayant de nombreux sites ou un grand nombre d'employés sur le terrain. "Le système de gestion de la formation ConSense a récemment permis de créer facilement des unités d'apprentissage en ligne, par exemple composées d'un tutoriel illustré et d'un test en ligne qui interroge les connaissances transmises par la suite", explique le Dr Iris Bruns.

Les offres d'apprentissage en ligne peuvent être conçues individuellement dans le système, par exemple avec certaines exigences de base telles que les compétences en anglais, ou liées à des qualifications cibles définies. Les cours en ligne peuvent ensuite être suivis de manière indépendante par les employés à tout moment. Des tests en ligne peuvent être utilisés pour vérifier la réussite. Si l'employé réussit le test, la qualification est attribuée automatiquement et le profil de l'employé est synchronisé dans le système afin qu'il soit toujours à jour. Après la réalisation d'une mesure, les entreprises peuvent également évaluer la qualité et l'efficacité des unités d'apprentissage, tant par les participants que par leurs supérieurs, afin d'obtenir des informations précieuses pour améliorer encore la formation offerte. "Mieux une entreprise réussit à acquérir une vue d'ensemble des connaissances et des compétences spécialisées de tous ses employés, et à mobiliser pleinement et à développer continuellement ces compétences, plus elle peut réussir dans son environnement concurrentiel et poursuivre une politique de ressources humaines durable et orientée vers l'avenir", conclut le Dr Iris Bruns.