Exemple Hauert HBG Dünger AG : modernisation du système de management ISO 9001 en peu de temps

Le célèbre Fabricants d'engrais a été fondée en 1663 sur le site de l'actuel siège principal à Grossaffoltern BE, en Suisse. Depuis la reprise du producteur d'engrais d'Erlangen Günther Cornufera en 2007, Hauert est également présent en Allemagne avec des engrais de qualité. Au niveau international, ils ont établi les standards de qualité pour les engrais organiques et organo-minéraux. Hauert emploie 180 personnes sur quatre sites différents.

Hauert a fait ses preuves : Innovation pour la fertilisation

Grâce à une recherche ciblée dans le domaine de la nutrition des plantes et au développement de la fabrication d'engrais, Hauert a toujours pu proposer des innovations révolutionnaires. La dernière percée de l'entreprise a été réalisée avec le développement du procédé Sphero : les techniciens des procédés ont réussi à mettre au point un procédé de granulation permettant d'incorporer des matières organiques dans des granulés de la meilleure qualité. Le jardinier profite d'un traitement sans poussière, la plante d'un apport ciblé d'un mélange équilibré de substances nutritives. Hauert mise sur les engrais biologiques depuis les années 30 déjà - entre-temps, toute une série de ses produits portent le label bio suisse, et avec Biorga, l'agriculture biologique dispose de sa propre ligne de produits. Pour l'entreprise, la fertilisation écologique est un objectif qu'elle gardera à l'esprit dans toutes ses futures étapes de développement. La fertilisation écologique est un objectif que Hauert gardera à l'esprit lors de ses futures étapes de développement.

Des centaines de listes Word et Excel

Depuis des années, l'entreprise Hauert dispose d'un système de gestion de la qualité ISO 9001, qui était jusqu'à présent géré par l'outil Viflow/Windream et d'innombrables documents Word et Excel. La responsabilité centrale incombait au responsable de la qualité et était liée à une grande perte de temps, car les informations devaient être mises à jour dans les systèmes et documents les plus divers. De plus, Hauert est tenu de gérer un système de contrôle interne SCI. Comme le prochain audit SCI était prévu, une nouvelle solution intégrée pour la gestion de la qualité et le SCI a été recherchée. Hauert a alors découvert le logiciel de gestion de la qualité ELIZA. Cette solution basée sur le cloud combine les processus, l'organisation, les connaissances et le contrôle de gestion (SCI) dans une interface claire. Cela semblait convaincant et un contact a été établi avec Eliza AG. Une installation test a ensuite été créée, avec laquelle la responsable de projet et le CEO ont reproduit de manière autonome le SCI existant ainsi que les principaux processus.

La solution optimale

Dès le début, la solution a suscité l'enthousiasme par sa simplicité d'utilisation ainsi que par la mise en relation de toutes les informations relatives aux risques, aux processus, aux mesures, aux unités organisationnelles et aux collaborateurs. Après une courte phase de test, l'entreprise Hauert a décidé d'introduire progressivement le nouveau logiciel de gestion de la qualité et de remplacer ainsi l'environnement informatique existant, peu pratique. Les critères importants qui ont motivé cette décision sont les suivants

• Une solution moderne issue du cloud
• Facile à utiliser
• Combinaison du SCI, de la gestion de la qualité et des processus en une seule solution
• Possibilité de gestion décentralisée par différents collaborateurs disposant de différentes autorisations
• Fournisseur local (trajets courts, temps de réaction rapides)
• Intégration dans l'environnement informatique existant (connexion à Microsoft Dynamics Navision, connexion avec Active Directory, lien du classement avec Sharepoint)

Introduction progressive chez Hauert

Dans un premier temps, la carte des processus a été créée et le classement ISO a été transféré dans ELIZA. Avec la création de la carte des processus, tous les processus importants ont été nouvellement saisis sous forme d'organigramme BPMN. Parallèlement, les responsabilités pour les processus ont été attribuées. Le SCI et la gestion des risques ont été mis en place dans un deuxième temps. En outre, la connexion à Microsoft Dynamics Navision a été activée afin de synchroniser automatiquement toutes les données des collaborateurs du système ERP dans le nouveau logiciel. Enfin, la troisième phase a consisté à saisir tous les contrats importants dans la gestion des contrats ELIZA. L'amélioration continue et la gestion des réclamations des clients ont également été migrées de différentes listes Excel vers le module ELIZA "Messages Q". Cette introduction progressive a permis de supprimer de nombreux documents Word et Excel. L'entreprise Hauert dispose désormais d'un système de gestion de la qualité moderne et facile à entretenir, qui apporte beaucoup de satisfaction dans le travail quotidien et qui est très bien accepté par les collaborateurs. "ELIZA nous a enthousiasmés dès le début. La simplicité d'utilisation ainsi que les liens intelligents entre les informations nous font gagner un temps précieux dans la gestion des données", déclare Nicole Kramer, chef de projet chez Hauert.

Importation de données existantes

Pour Hauert, il était important d'importer un maximum de données existantes dans le nouveau logiciel. Ainsi, toutes les données des collaborateurs de Dynamics Navision ont pu être migrées automatiquement. Les déclarations Q existantes ont également pu être transférées directement d'un Excel vers ELIZA. Grâce aux nombreuses interfaces de ce logiciel, il sera possible à l'avenir d'importer ou de synchroniser d'autres stocks de données.
Les modules ELIZA suivants sont actuellement utilisés chez Hauert :

• Organisation & RH
• Processus et indicateurs
• SCI avec gestion des risques, des opportunités et des objectifs
• Gestion des contrats
• Messages Q (réclamations des clients et propositions d'amélioration)

La prochaine étape consiste à intégrer ELIZA dans le nouvel environnement informatique. Le Single Sign-On sera mis en œuvre avec Office365. De plus, une solution est désormais prête pour la certification ISO des filiales, qui peuvent être intégrées avec un minimum d'efforts. Le CEO Philipp Hauert se dit très satisfait de la nouvelle solution. "Avec ELIZA, nous avons enfin trouvé un outil qui peut suivre le rythme des changements agiles au sein de notre entreprise. Il me montre en permanence une image actuelle du paysage des processus ainsi que des personnes responsables".

Audit de surveillance ISO 9001 et SCI réussi

La première épreuve d'ELIZA a été l'audit de surveillance ISO. Celui-ci a eu lieu en décembre 2020 et a été passé avec succès. L'audit SCI a suivi peu après. Auparavant, le rapport SCI devait être établi manuellement, ce qui était fastidieux. Grâce aux nombreuses possibilités d'exportation d'ELIZA, celui-ci peut désormais être créé automatiquement sous forme de document Word et mis à la disposition de l'organe de révision. Les exportations Excel ne servent pas seulement d'instruments de travail à l'entreprise, mais aussi au réviseur. Le temps ainsi gagné peut être consacré à des tâches à valeur ajoutée.