Analyse comparative

Des prix très différents sont souvent payés pour les mêmes biens et services, et les grandes entreprises n'ont pas toujours les meilleurs accords. L'une des raisons est certainement la formation insuffisante de certains acheteurs en matière de techniques de négociation. Il est incompréhensible que les vendeurs soient toujours plus nombreux à être formés pour vendre avec succès que les acheteurs pour négocier avec succès.

Prévisions de l'évolution des prix

Toutefois, la raison de ces prix excessivement élevés est le manque de surveillance des marchés volatils. Mais les déficits en matière de formation et d'observation du marché sont faciles à combler. L'Association suisse pour la gestion des achats et des approvisionnements procure.ch soutient les entreprises dans ces deux domaines. (voir encadré).

Les responsables des achats utilisent déjà avec succès depuis de nombreuses années les critères de référence dans les processus stratégiques et opérationnels et les utilisent pour surveiller les tendances actuelles et les risques de prix sur les marchés respectifs. En ce qui concerne la situation actuelle du marché et l'évolution antérieure des prix, des prévisions à court et à long terme sont faites sur l'évolution future des prix, ce qui permet de formuler des recommandations concrètes pour le choix d'une stratégie d'achat appropriée et du moment le plus favorable pour l'achat.

Instruments de surveillance du marché Offres et appels d'offres

L'observation classique du marché s'effectue en obtenant des offres par téléphone ou par écrit. De plus en plus, cet instrument est complété ou remplacé par des appels d'offres via Internet. En raison du temps et des dépenses que cela implique, de nombreux biens et services ne sont mis en adjudication qu'une ou deux fois par an. Dans des marchés volatils, c'est un risque qui ne doit pas être sous-estimé.

Indices de prix et de référence

C'est un inconvénient majeur des appels d'offres, de sorte que de plus en plus d'entreprises utilisent également des indices de prix et des références.

Indices des prix

Les indices des prix donnent un aperçu rapide de la situation actuelle du marché. En ce qui concerne l'origine des données, il existe deux types d'indices : ceux alimentés par les vendeurs ou ceux alimentés par les acheteurs. Ces derniers comprennent, par exemple, les indices des matières premières, de l'acier, de l'électricité, du gaz ou du fret dans les miroirs de prix respectifs de la BME. Les fournisseurs de données sur les prix effectivement payés sont membres des associations d'achat BME ou procure.ch. Les indices des prix doivent contenir soit uniquement les taux contractuels, soit uniquement les taux au comptant, car il s'agit de deux sous-marchés différents.

Les indices de prix sont formés à partir de valeurs moyennes ; les prix individuels ne peuvent être identifiés. Néanmoins, ils sont très utiles car vous pouvez rapidement voir si vos propres prix sont toujours proches des prix actuels du marché, c'est-à-dire si vous êtes toujours "en tendance". L'utilité des indices de prix externes est particulièrement élevée si l'on dispose d'indices internes dont la structure est similaire à celle des indices externes. Il est assez facile de créer des indices internes car toutes les données nécessaires sont disponibles. À l'avenir, la comparaison des indices externes avec les indices internes devrait faire partie de la boîte à outils d'observation du marché de chaque acheteur. Toutefois, pour des enquêtes plus fines tenant compte des prix et des quantités individuelles, l'instrument de l'étalonnage est nécessaire en plus.

Étalonnage des prix

L'étalonnage des prix compare les prix payés par les acheteurs, par opposition aux devis et aux appels d'offres. La pratique courante est que les acheteurs fournissent à la BME, par exemple, les prix nets convenus pour l'acier, l'énergie, les pièces C, le transport, les services de colis et de courrier express, et la gestion de la flotte et des voyages. La BME enregistre les données, les compare entre elles et prépare les résultats de la comparaison de manière à ce que chaque participant puisse voir où il se situe sur le marché pour chaque produit ou service (figure 1).

Une comparaison détaillée des prix n'a de sens que si la valeur client respective des participants au benchmark est incluse dans l'analyse des résultats. Par conséquent, les informations sur les prix doivent être liées aux informations sur les quantités sur une période donnée. Dans la pratique, cette période correspond principalement à l'année civile.

Pour l'étalonnage des performances, un rythme trimestriel s'est avéré efficace, à moins que les prix ne fluctuent fortement. Dans ce cas, une comparaison de prix plus fréquente peut être utile, surtout si les réductions de prix dépassent les coûts de l'évaluation comparative.

Les chiffres clés comme indicateur de performance pour les achats

La vue interne est également nécessaire. Avec un système de chiffres clés, la gestion, le contrôle et les achats reçoivent un ensemble d'instruments qui non seulement reflètent la performance des achats, mais aussi la contrôlent. L'analyse comparative peut être un outil permettant de faire des achats une variable stratégique de l'entreprise, une fonction qui non seulement assure le traitement des commandes, mais apporte également une contribution de valeur.

Les chiffres clés des achats sont souvent collectés de manière irrégulière et ne sont pas analysés systématiquement. En outre, l'accent est généralement mis sur les chiffres clés opérationnels, tandis que les systèmes de chiffres clés stratégiques sont négligés. C'est pourquoi il convient d'utiliser des chiffres clés : 

• Détermination du statu quo : une évaluation quantitative et qualitative de l'organisation des achats au moyen de chiffres clés neutres permet d'accroître la transparence des processus et des coûts dans le domaine des achats.

Achats - taille stratégique

• Mesure de l'efficacité : la comparaison anonyme avec des entreprises du même groupe industriel et de la même taille fournit des déclarations neutres et fiables sur la qualité de sa propre organisation d'achat.
• Optimisation : "Regarder au-delà du bout du nez" vous permet d'identifier rapidement les possibilités d'amélioration.

Ainsi, le respect de certains critères peut être défini comme un facteur de succès pour une performance accrue et des instruments opérationnels peuvent être utilisés pour accroître l'efficacité au sens de la meilleure pratique.

Un contrôle permanent

En plus de sa fonction d'information et de contrôle, le système KPI sert également de mécanisme d'alerte précoce en surveillant l'évolution des processus et des coûts, ce qui permet d'identifier les points critiques dans la performance des achats.

Depuis 2007, la BME détermine les "TOP key figures" pour mesurer l'efficacité et l'efficience des achats (figure 2). En plus des valeurs moyennes par secteur et par classe de chiffre d'affaires, les meilleures valeurs ont également été créées en 2010, ce qui fournit des informations précieuses pour le calcul des "meilleures pratiques". L'accent a été mis sur les indicateurs clés de performance. L'importance des résultats augmente lorsque les valeurs moyennes sont comparées aux meilleures de la classe. Il s'avère que les meilleures organisations de leur catégorie ont parfois des valeurs qui sont environ 50 % supérieures à la moyenne.

Avec 176 participants représentant un volume d'achat de près de 200 milliards d'euros et environ 20 000 employés dans les achats, issus de tous les groupes industriels et de toutes les tailles d'entreprises, le "TOP des chiffres clés des achats" a une re-

Représentatif et très avantageux

caractère de présentation. Parmi les évolutions significatives de ces cinq dernières années, on peut citer deux valeurs en particulier :

1. les coûts d'achat en pourcentage du volume d'achat

Ce chiffre clé reflète très fortement l'efficacité des processus de passation de marchés et les coûts associés. Par rapport au début de l'enquête, cette valeur s'est nettement améliorée. Bien que la valeur ait augmenté d'environ cinq pour cent au cours de l'année de crise 2009, cela n'a pas été le moindre des effets de la baisse du volume des achats. En 2010, cette valeur s'est améliorée d'environ 10 % par rapport à l'année précédente ; elle est actuellement inférieure au niveau de 2008. Les mesures introduites en 2009 n'ont pris effet qu'en 2010 et le volume des achats a augmenté d'environ 5 à 10 % dans le même temps. Outre le chiffre clé "coût du processus de commande", il s'agit de l'indicateur de performance clé pour l'efficacité des processus d'achat.

2. le taux de plaintes et le respect des délais de livraison

Il est impératif que ces mesures soient utilisées pour la fixation d'objectifs par les acheteurs. Ils montrent un lien clair avec la contribution des achats aux bénéfices et leur capacité à reconnaître et à promouvoir les performances des fournisseurs. Le taux de plainte de cinq pour cent (valeur maximale dans l'industrie automobile) signifie environ cinq millions d'euros pour une mauvaise performance dans un volume d'achat de 100 millions d'euros, pour lequel un personnel approprié pour la qualification des fournisseurs pourrait facilement être financé. En 2011, le taux de livraison dans les délais d'environ 80 % était alarmant, ce qui devrait conduire à des mesures de développement des fournisseurs qui peuvent être rapidement amorties.

Aujourd'hui, les services de référence de la BME sont une norme uniformément reconnue pour mesurer l'efficacité des processus et de l'organisation des achats et en même temps une expression de la performance dans l'industrie. L'avantage d'une observation régulière du marché et de la mesure de l'efficacité de l'entreprise est en tout cas payant, car il est bien supérieur à leurs coûts.