Une distribution efficace de l'information

D'un fabricant spécialisé dans les papiers techniques d'enregistrement ("papiers graphiques"), Diagramm Halbach GmbH & Co. KG est devenue un spécialiste mondial des produits imprimés et des accessoires, avec plus de 300 employés. Fondée en 1832, l'entreprise familiale Diagramm Halbach est aujourd'hui dirigée par la sixième génération. Avec des clients dans plus de 70 pays, cette entreprise moderne et traditionnelle est synonyme de précision et de sécurité dans l'impression de documents infalsifiables et infalsifiables. Les projets exigent un haut niveau d'expertise en matière d'application et une parfaite performance technique de production. Le fait que l'entreprise soit une réussite depuis plus de 185 ans est largement dû à la vision stratégique de sa direction. Ils ont toujours mis l'accent sur la qualité, tant sur le plan externe que sur le plan interne. Dans cette optique, l'entreprise a rendu son traitement de l'information transparent à un stade précoce. Cette décision et l'introduction d'un logiciel de gestion de la qualité ont permis d'assurer la fluidité des flux de travail jusqu'à ce jour.

L'information est d'une grande importance

Une mauvaise gestion des connaissances peut entraîner la perte d'informations importantes et de précieuses compétences des employés. C'est pourquoi M. Halbach a décidé très tôt d'aborder fondamentalement les thèmes de la "transparence et de la diffusion de l'information". Il est rapidement apparu que la gestion de la qualité était une priorité et que la direction devait rester en contact avec la réalité opérationnelle et les employés. "Nous voulions que la gestion de la qualité soit présente et fermement ancrée dans l'esprit de chacun", se souvient Stefan Schindler, responsable des systèmes de gestion intégrés chez Diagramm Halbach, où il est chargé de la gestion de la qualité. C'est pourquoi la société a lancé un projet de revitalisation de ses processus de diffusion de l'information.

Gestion de la qualité avec support logiciel

Il est rapidement apparu que la diffusion de l'information sous sa forme précédente était difficile à moderniser et à améliorer. En outre, il devrait être aussi facile que possible pour tous les employés d'obtenir des informations. Toutefois, cette participation ne fonctionne que si toutes les informations pertinentes sur l'entreprise sont stockées de manière centralisée et conservées en permanence à cet endroit. Le faire manuellement prendrait beaucoup trop de temps et serait associé à une erreur humaine. C'est pourquoi Diagramm Halbach a décidé d'introduire un logiciel. Il fallait non seulement définir la gamme de fonctions souhaitée, mais surtout la rendre conviviale et intuitive pour qu'elle soit largement acceptée par les utilisateurs : "Par exemple, nous avions également besoin d'un contrôle des documents avec recherche plein texte. En même temps, la solution devait être attrayante et convaincante avec une simple demande. Notre choix s'est donc porté sur l'orgavision. Il était clair pour nous que nos employés aimeraient utiliser le logiciel grâce à sa convivialité et à son interface utilisateur moderne", déclare Stefan Schindler. Aujourd'hui, Halbach dispose d'un contenu en pleine expansion qui n'est pas seulement publié - comme par le passé - par les quelques personnes responsables de la documentation.

Traçabilité des versions

Le nouveau contrôle des documents conforme aux normes réglemente également qui, dans l'entreprise, doit vérifier, valider ou seulement prendre note des versions ou documents actuels, par exemple des instructions de procédure et des accords modifiés. La traçabilité des versions avec toutes les modifications apportées garantit non seulement que les employés travaillent exclusivement avec la seule version actuelle, mais constitue également un élément important pour la certification conforme aux normes, par exemple au cours d'un audit. Les auditeurs reconnaissent dans le logiciel une base solide pour les tests, qui fournit toutes les informations et tous les documents de manière claire et dans la dernière version. De cette manière, les audits peuvent également être préparés de manière conforme à la certification en transférant et en important des catalogues d'exigences déjà existants. La liaison numérique des documents pertinents facilite notamment l'audit. Halbach effectue les audits directement dans l'orgavision. "Un clic vous amène au matériel requis", explique M. Schindler. "Nous conservons également les constatations sur les écarts ou les conclusions de l'audit à ce moment-là." Une fois l'audit terminé, un rapport d'audit complet est également créé dans le logiciel.

Communication et culture

Le logiciel introduit est utilisé comme un outil de communication pour assurer une diffusion durable de l'information. De cette façon, chacun est à jour même en son absence et la direction sait où les avis sont encore ouverts et les confirmations de lecture manquent. Cela crée une interaction et un niveau de connaissance uniforme. Il facilite énormément les flux de travail organisationnels internes et évite la perte de connaissances ainsi que les silos d'informations non transparents. D'autre part, le logiciel est utilisé pour le suivi des commandes afin de pouvoir déterminer les différences entre la planification et l'exécution des ordres de production. Les informations sont intégrées dans les rapports et sont utiles pour faire face aux défaillances. En outre, l'outil est également utilisé pour les horaires des équipes, le dépôt de protocoles, les rapports de production ou le traitement de sujets stratégiques. Les effets sur la culture d'entreprise sont également positifs. Le travail devient plus facile pour tout le monde. Les gens peuvent à nouveau se concentrer sur la tâche à accomplir et ne perdent pas de temps à chercher le bon document. "Nous avons non seulement réussi à franchir une étape importante dans la gestion de la qualité", déclare M. Schindler. "Mais un foyer numérique a également été créé, qui offre un espace pour une collaboration simple et efficace. Elle a également eu un impact positif sur la sensibilisation des employés à la qualité en général".

Le soutien aux logiciels crée des gains d'efficacité

Depuis l'introduction du logiciel, l'entreprise traditionnelle a constaté une augmentation significative de l'efficacité. "Nous avons gagné le plus de temps en utilisant l'orgavision, car nous pouvons maintenant garder les informations de contrôle des documents beaucoup moins volumineuses", explique Stefan Schindler. Les processus de changement sont désormais mieux adaptés et les documents correspondants sont distribués de manière précisément contrôlée : "Nous sommes désormais plus rapides à remplir nos obligations découlant des exigences des clients ou des normes et à informer toutes les parties concernées". Halbach utilise également des échantillons de contenu pour le logiciel orgavision, qui permet de cartographier des sujets importants - tels que la santé et la sécurité au travail ou la gestion de l'énergie - dans le système. "Le modèle de manuel doit bien sûr être individualisé, mais il est d'une grande aide, car les chapitres correspondant à la norme ont déjà un contenu spécifique", explique M. Schindler. Halbach prévoit également d'utiliser l'orgavision pour l'embarquement à l'avenir. Surtout lorsque les employés changent, il y a un risque que l'expérience et les connaissances accumulées soient irrémédiablement perdues : "Nous sommes très satisfaits de la coopération et du logiciel. C'est pourquoi nous recherchons activement d'autres sujets d'entreprise qui peuvent être mis en correspondance avec elle".

Conclusion : des processus de gestion de la qualité à l'épreuve du temps

"Aujourd'hui, nos employés utilisent les connaissances existantes qui ont déjà été créées", explique Stefan Schindler. Grâce à la prévoyance de la direction de l'entreprise et avec le soutien d'une solution informatique éprouvée, Diagramm Halbach a réussi à mettre en place ses processus de gestion de la qualité de manière pérenne. Les informations sont conservées, et le traitement des tâches enregistrées dans le logiciel est pris en charge à long terme. En fin de compte, tous les employés bénéficient de l'efficacité qui en résulte dans leur travail quotidien, tout comme les clients et les fournisseurs. ■