Faciliter l'école

SSoyons clairs : la gestion de la qualité dans les écoles suisses fait partie intégrante de la vie scolaire quotidienne à bien des égards. Cependant, l'effort pour tout communiquer à tout le monde et pour mettre précisément à jour tous les documents est énorme.

Rien d'étonnant à cela : le système scolaire moderne est soumis à des efforts de réforme qui se succèdent si étroitement que leur mise en œuvre entraîne un surcroît de travail considérable pour le personnel enseignant et les administrateurs scolaires.

Problèmes et craintes

Un système électronique de gestion de la qualité avec une bonne gestion des documents peut être utile à cet égard. Mais un certain nombre d'enseignants considèrent ces outils avec suspicion. La crainte d'un surcroît de travail se fait sentir dans un secteur qui s'inquiète déjà de la bureaucratie toujours croissante et de la liberté de mouvement de plus en plus réduite dans l'exercice de la profession. L'argument le plus souvent entendu est que "les étudiants n'en ont pas assez".

Le diable est dans les détails

La question est donc la suivante : un système de contrôle facilite-t-il le travail de chacun ? Ou s'agit-il simplement de découvrir qui fait quelque chose de mal ? Hans-Peter Kost, directeur de l'entreprise de logiciels IQS AG, basée à Zofingen, aime à le dire : "Il ne s'agit pas de trouver des erreurs, mais de les éviter".

Le fleuron numérique de Kost est IQSoft. Cet assistant électronique de gestion de la qualité est présent dans plus de 1000 entreprises et institutions suisses. Après les hôpitaux et les pouvoirs publics, la BWZ Lyss utilise elle aussi depuis un certain temps le progiciel modulaire - et elle est l'une des premières écoles à le faire.

La gestion électronique de la qualité comme développement logique

Pour Erich Brunner, responsable de la qualité chez BWZ Lyss, la gestion de la qualité par le biais de logiciels était une étape logique, car sa "société" ne se tourne pas seulement vers l'avenir depuis hier. Dès 1999, le BWZ Lyss s'est fait certifier selon la norme ISO 9001, nota bene contre une grande résistance interne et en tant que tout premier centre de formation bernois. D'autres certifications et de nombreux audits ont suivi.

Toutefois, cela n'a pas supprimé la question de la "documentation propre et facilement accessible". C'est pourquoi Brunner a décidé de faire un coup de balai qualitatif en 2010 :

Traitement pratique des documents

"Il était temps de mettre à jour notre système de gestion de la qualité. Jusqu'alors, toute personne recherchant un document devait connaître le numéro du document. Et en ce qui concerne la documentation papier, certains nouveaux documents ont été empruntés et n'ont jamais été rendus".

Même le bulletin d'information semestriel avec une longue liste de documents mis à jour n'était pas une promenade de santé. "Cela a toujours demandé beaucoup de travail", se souvient Brunner. Et elle n'était pas complète non plus, comme il l'illustre par un détail apparemment anodin : "Écoutez, aujourd'hui nous ne parlons plus d'apprentis ou de filles d'apprentis ou de stagiaires, mais nous sommes tenus par la loi de parler d'apprenants. Il suffisait de changer cela correctement dans tous les documents ... ce n'était plus possible".

Des exigences claires

Les critères suivants ont été décisifs pour l'évaluation de la solution souhaitée :

• Interface de navigation simple pour les employés
• Conserver les documents précédents dans la mesure du possible (Word, Visio, Excel)
• Éventuellement, transfert progressif vers une nouvelle interface (navigation)
• Les phases d'introduction doivent être possibles étape par étape (système modulaire)
• Les séquences de processus (par exemple pour les épreuves) doivent pouvoir être enregistrées dans le logiciel.
• Les options de recherche doivent être disponibles (recherche en texte intégral si possible)

Présentation convaincante - achat de logiciels

Pour résoudre ses tâches, Erich Brunner a testé plusieurs logiciels en 2011. Au final, il a été particulièrement convaincu par IQSoft, notamment grâce à la présentation du produit par IQS AG à Lyss, qui a impressionné même l'informaticien scolaire présent - une espèce qui est sceptique sur l'introduction de logiciels pour de bonnes raisons. Le programme a été acheté.

Cependant, IQSoft n'a été mis en ligne qu'en 2012. M. Brunner admet : "Nous avons eu besoin de beaucoup moins de ressources que prévu. Si nous avions réalisé cela à l'avance, nous aurions commencé avec IQSoft plus tôt". Une déclaration précieuse, car un trop grand respect pour la quantité de travail nécessaire à l'intégration d'un logiciel de gestion de la qualité a fait attendre de nombreux responsables de la qualité avant de l'introduire.

L'introduction n'est pas une tâche herculéenne

Et quelle est l'ampleur réelle de cet effort ? Quelle est la complexité du programme ? Combien de sessions de formation ont été nécessaires avant le lancement ?

Ceux qui connaissent déjà IQSoft le savent : le format du document n'a pas d'importance. IQSoft prend en charge les systèmes existants. Toutes les données originales sont encore disponibles, mais maintenant par

Facile et rapide à trouver

peuvent être analysés en un clic de souris. Et en ce qui concerne l'enregistrement des données nécessaires : "J'ai un employé de deuxième année qui fait cela. Elle l'a fait en cinq minutes et a trouvé tout ce qu'elle cherchait d'autre sur le programme dans les manuels d'IQSoft. Ils sont bons. Et la recherche en texte intégral aide beaucoup à la mise à jour des données".

Formation express

IQSoft permet à l'utilisateur de concevoir librement l'interface de démarrage. Brunner l'a conservé dans le style de l'école et cartographie l'ensemble de l'intranet sur une seule page : "L'interface IQSoft est de toute façon intuitive. J'ai donc conçu un guide de sept pages avec beaucoup d'images et j'ai fait 15 minutes de formation avec 45 professeurs principaux. C'est tout le temps que j'ai. Avec les enseignants à temps partiel, cela a pris 30 minutes. L'un d'entre eux m'a posé une question. Bien sûr, j'ai ensuite organisé une autre formation de suivi pour les mêmes personnes. Deux personnes sont venues".

Utilisation de la flotte

Depuis lors, les données enregistrées à la BWZ Lyss sont récupérées avec le système de gestion des documents via IQSoft. Lorsqu'un document est modifié, seules les personnes concernées reçoivent un courrier électronique. Et cela se fait automatiquement. Le suivi (historique) est toujours effectué. Les instructeurs externes, pour la plupart des professionnels, sont heureux de pouvoir tout trouver facilement et rapidement. Et même les enseignants extérieurs à l'industrie et le directeur de l'école sont ravis, déclare le responsable de la qualité.

Vérifications, réglementations de processus, normes ? Tout peut être mis à jour et vérifié en un clic de souris. Les phases de préparation nerveuse des audits, courantes en de nombreux endroits avant les audits, n'existent pas à Lyss.

Plus de joie au travail

Faciliter l'école grâce à la gestion électronique des processus. Pour Erich Brunner, c'est absolument mesurable : "Le travail en équipe est maintenant de nouveau amusant". Ensuite, il prévoit d'utiliser le module BPM (Business Process Modeling) d'IQSoft. Grâce à la structure modulaire du programme de Zofingen (vous n'achetez et n'utilisez que ce dont vous avez besoin), il a pu prendre son temps. Mais peut-être que le BPM fonctionne si bien tout de suite que - voir ci-dessus - il regretterait d'avoir attendu plus longtemps rétrospectivement.