Sécuriser et développer les connaissances au sein de l'entreprise

En règle générale, les processus doivent d'abord être rationalisés avant de pouvoir être numérisés, sinon la solution sera trop coûteuse et la vue d'ensemble ne sera pas améliorée. Thorsten Dirks, PDG de Telefónica Deutschland AG, a dit un jour avec justesse : "Si vous numérisez un processus de merde, alors vous avez un processus numérique de merde. C'est pourquoi les processus doivent d'abord être rationalisés et repensés avec les employés concernés, puis être mis en pratique dans les activités quotidiennes.

Lean Digital - rationaliser d'abord les processus, puis les numériser
La numérisation des processus a également un sens lorsque les employés impliqués dans le processus ne peuvent pas toujours être physiquement sur place, par exemple avec les équipes de développement mondial, les employés de service ou de vente.

Créer la transparence grâce à un tableau Kanban numérique
La transparence peut être créée de manière simple au moyen d'un tableau Kanban numérique. Kanban signifie "carte" en japonais et est un système de contrôle des flux de matériaux et de production dans l'environnement de production selon le principe "pull". Le Kanban est également une méthode développée par David J. Anderson en 2004 pour cartographier un processus transparent avec des moyens simples, qui rend les goulets d'étranglement rapidement visibles et réduit les perturbations dans les processus grâce à un travail d'équipe interdisciplinaire (idéalement par des réunions de coordination quotidiennes).

Les pratiques de base suivantes sont utilisées dans cette méthode Kanban :

• Visualiser le flux de travail
• Limiter la quantité de travail parallèle
• Mesurer et contrôler le flux
• Rendre les règles du processus explicites
• Mettre en place des cycles de retour d'information
• Améliorer le processus en permanence

Tableau de kanban numérique utilisé comme base de données de connaissances
Grâce à l'utilisation numérique d'un tel tableau Kanban, il peut maintenant être utilisé comme base de données de connaissances, ce qui n'est pas possible avec une application analogique (par exemple avec des post-it) en raison de l'absence de stockage de données. Ainsi, tous les points qui ont été discutés et notés dans le cadre du processus peuvent être récupérés à tout moment.

Développement des connaissances grâce à un employé numérique CIP
Les meilleures idées viennent souvent aux employés au cours de leur travail quotidien dans le processus - généralement à un moment où il n'y a pas le temps de mettre l'idée en œuvre immédiatement.

La dernière pratique de base de la méthode Kanban est appelée "Améliorer le processus en permanence". Pour ce faire, un processus d'amélioration continue (CIP) peut être mis en place pour les employés. Dans l'idéal, cela est mis en œuvre sur le même logiciel (par exemple en utilisant JIRA), si nécessaire même directement dans le tableau Kanban du processus correspondant.

Ici aussi, il est important que les idées des employés soient enregistrées de manière transparente, puis discutées en équipe et mises en œuvre rapidement. Une documentation simple est à nouveau une étape importante pour mettre les connaissances nouvellement générées à la disposition de tous les membres de l'entreprise. En plus de créer la transparence tout au long du processus et de l'utiliser comme base de données de connaissances, un conseil d'administration Kan-ban et un processus efficacement conçu pour le soutenir peuvent également réduire massivement l'effort et le temps de réalisation des projets. La méthode peut être appliquée à de nombreux processus. La condition préalable est une mise en œuvre adaptée à l'entreprise avec l'implication des employés concernés et une solution de numérisation qui peut être rapidement adaptée aux besoins propres de l'entreprise - tout à fait dans le sens de l'amélioration continue.