Reconnaître et gérer le potentiel de conflit dans les projets

Chaque personne a ses propres objectifs. Et dans les équipes de projet, chaque participant a ses propres objectifs de projet. L'art d'une bonne gestion de projet consiste donc à harmoniser et à "concilier" différents objectifs. Un client peut vouloir obtenir des conditions favorables, tandis que la production veut maintenir des coûts de production bas et que la commercialisation veut un résultat techniquement sophistiqué. Mais en fin de compte, tout le monde doit se serrer les coudes, car l'objectif principal de l'équipe est de mener le projet à bien. Le chef de projet peut utiliser ce terrain d'entente comme base d'une bonne communication, la meilleure condition préalable à une résolution efficace des conflits. Les négociations aboutissent à la résolution de problèmes dans le cas d'objectifs aussi contradictoires.

Il y a de l'humanité dans le projet
Comme une équipe de projet est composée de personnes, des conflits interpersonnels peuvent naturellement survenir. Des personnalités différentes avec des idées différentes se rencontrent directement dans l'équipe. Souvent, les participants ne se connaissent même pas et n'ont jamais travaillé ensemble auparavant. Si des conflits surviennent entre les membres de l'équipe de projet, il est important de se parler dès le début au lieu de se contenter de parler les uns des autres. Cela est beaucoup plus facile pour les personnes concernées si elles se sont déjà mises d'accord sur ce point au début du projet. En outre, les rôles et les attentes au sein de l'équipe doivent être clarifiés à l'avance afin de réduire le potentiel de conflits typiques du projet.

Mettre en lumière les mondes intérieurs
La chose la plus difficile à identifier et à résoudre dans un projet sont les conflits internes des différents membres de l'équipe. Elles se manifestent généralement dans le comportement du collègue concerné. Par exemple, si un membre de l'équipe s'efforce toujours de trouver la meilleure solution possible pour tous les employés, cela est louable ; cependant, "vouloir toujours faire plaisir à tout le monde" peut aussi devenir un fardeau pour l'individu et le groupe tout entier. La personne concernée est mise en lambeaux par cet effort impossible. D'autres souffrent parce que, surtout, les décisions sont retardées et les calendriers ne sont pas respectés. Dans ce cas, un coaching de clarification, qui a lieu dans le cadre d'une conversation privée avec la personne, peut apporter un soulagement.

L'influence du système
Bien entendu, l'environnement dans l'entreprise ou dans la société a également un impact sur un projet. Cela peut conduire à des conflits au sein de l'équipe qui sont parfois impossibles à résoudre. Par exemple, si une décision de l'entreprise modifie les conditions de manière si fondamentale que le projet ne peut pas continuer sous sa forme actuelle, l'équipe devra s'en accommoder, même si cela est ennuyeux. Des modifications de la loi peuvent également conduire à de telles situations. Si les participants au projet ne peuvent pas s'adapter à ces nouvelles situations, souvent radicalement modifiées, il est conseillé qu'ils tournent le dos au projet. "Aimez-le ou quittez-le" peut être la meilleure devise dans de tels cas, afin d'éviter toute pression et tension inutile pour soi-même et les autres membres de l'équipe.

Une solution au bon niveau
En fonction des différents types de conflits, l'approche de la résolution doit toujours se faire au niveau approprié. Si ce n'est pas le cas, le conflit n'est pas résolu ; tout au plus, le conflit est déplacé. Cependant, les conflits non résolus ont toujours des conséquences négatives pour un projet, et peuvent parfois même entraîner des coûts supplémentaires de plusieurs millions. Les coûts et les délais inutiles ne sont pas les seules conséquences d'une mauvaise communication et de conflits non résolus. La frustration des employés qui en résulte peut conduire soit à une démission interne, soit à un départ effectif. En tout cas, les conflits qui couvent créent un mauvais climat dans l'équipe du projet.

Des approches de solution pour tous les niveaux
En cas de conflit sur des questions ou des objectifs, la communication doit garantir que les parties concernées négocient entre elles de manière objective et ne prennent pas la question personnellement. Ce n'est qu'alors que des solutions communes sont possibles. Les différents objectifs des membres de l'équipe servent le projet et doivent donc être pris au sérieux par tous les participants. Il est utile d'être conscient que ce sont précisément ces conflits d'objectifs qui donnent lieu à des innovations. Ainsi, ils peuvent négocier des objectifs communs. Pour ce faire, il faut trouver des solutions qui tiennent compte de tous les sous-objectifs. Par exemple, un effort conjoint est fait pour développer un produit qui soit à la fois attrayant pour le client et rentable. Avec cet objectif, la solution gagnant-gagnant serait atteinte.

Au niveau des relations, le respect mutuel est la base de toute stratégie de résolution des conflits. Seuls ceux qui apprécient la personnalité de leurs homologues dans leurs différences peuvent communiquer avec eux à hauteur d'œil. Un processus de résolution des conflits doit, entre autres, clarifier la répartition des rôles au sein de l'équipe de projet. Elle doit également répondre aux attentes mutuelles des employés et leur fournir une plate-forme pour les formuler.

Si les conflits internes des membres de l'équipe entraînent des blocages au sein du groupe, ceux-ci peuvent entraver la progression de l'ensemble du projet. Les personnes touchées par un conflit intérieur peuvent contribuer à résoudre le problème elles-mêmes si elles prennent conscience de leur conflit intérieur et y réfléchissent. Un coach expérimenté peut vous aider dans le cadre d'une conversation personnelle.

Apprendre la gestion des conflits
Il est inévitable que des conflits surgissent dans tout projet. Il est donc conseillé de se préparer aux conflits avant le début. Si vous apprenez à l'avance les stratégies possibles pour traiter et prévenir les conflits, vous en profiterez plus tard dans le projet pour identifier et résoudre les problèmes. En outre, ils peuvent alors se concentrer sur les objectifs essentiels et s'amuser pendant le travail effectif du projet. Une bonne préparation apporte donc une certaine légèreté qui rend le travail sur le projet agréable. Mais comment se préparer aux conflits qu'un projet peut engendrer ? Les prestataires de séminaires tels que PS Consulting se sont spécialisés dans ce domaine et transmettent leurs connaissances dans diverses offres. En plus des séminaires ciblés sur la gestion des conflits dans les projets, le portefeuille comprend également des ateliers de démarrage de projet modérés, le soutien de projet et l'intervention de crise.

L'apparition de conflits peut donc être considérée comme un aspect normal du travail dans les projets. Cependant, si la communication et la gestion des conflits sont bonnes, elles peuvent permettre d'éviter des conséquences négatives, voire l'échec du projet. La résolution des conflits peut également déclencher des processus fructueux au sein du projet afin d'identifier et d'exploiter un potentiel non encore découvert. Si les équipes de projet ne parviennent pas à le faire elles-mêmes ou manquent des compétences nécessaires en matière de gestion des conflits, des consultants externes ayant un point de vue neutre de l'extérieur peuvent aider à découvrir les conflits non résolus et à trouver des solutions constructives. La résolution conjointe de problèmes est conçue et comprise comme le cheminement de tous les membres de l'équipe.