Utiliser Office 365 de manière exhaustive en déplacement - mais comment ?

L'acceptation des services dans le nuage ne cesse de croître parmi les entreprises suisses. Cela s'applique en particulier à Office 365, la combinaison par Microsoft d'un service en ligne, d'une application web Office et d'un abonnement à un logiciel. Les applications pour les appareils mobiles devenant elles aussi de plus en plus sophistiquées et polyvalentes, de nombreuses entreprises souhaitent les mettre à la disposition de leurs employés sur des smartphones et des tablettes. Depuis que Microsoft a annoncé son intention d'exploiter son propre centre de données en Suisse, les responsables informatiques sont encore plus sensibilisés à ce sujet, qui devrait devenir de plus en plus attrayant au plus tard l'année prochaine, lors de sa mise en service. Une autre raison de l'utilisation accrue des applications dans Office 365 est le fait que de nombreuses applications des éditions professionnelles sont souscrites automatiquement, mais ne sont pas ou pas encore utilisées dans la pratique. Pourtant, c'est précisément avec un abonnement à 0ffice 365 que les applications alternatives pourraient être abandonnées et que des économies pourraient être réalisées. En outre, des applications individuelles telles que l'application de chat Teams ou le bloc-notes numérique One Note peuvent être les initiateurs de l'intégration mobile d'Office 365. Pour ces derniers, il n'y a guère d'alternatives mobiles en termes de convivialité. De plus, les utilisateurs la connaissent bien et veulent l'utiliser en déplacement. Toutefois, la disponibilité et la fonctionnalité améliorées d'Office 365 sur les appareils mobiles devraient accroître la pression sur les services existants, qui jusqu'à présent ont fait l'objet de licences séparées. Après tout, outre la question des coûts de licence, la collaboration avec des développeurs d'applications externes est également confrontée à des défis particuliers et supplémentaires. Il y a donc beaucoup à dire sur l'utilisation complète de la suite Office non seulement sur les PC et les ordinateurs portables, mais aussi sur les smartphones et les tablettes. Cependant, la plupart des entreprises ne savent pas à quoi s'attendre lors de l'intégration d'Office 365 dans les appareils mobiles et comment aborder la question. Après tout, lorsqu'il s'agit d'utilisation professionnelle, les appareils mobiles restent une question distincte pour l'informatique d'entreprise, avec leurs propres particularités et défis.

Défis
Bien sûr, la première chose à faire quand on utilise Office 365 en déplacement est d'accepter que les données soient stockées dans le nuage de Microsoft. Étant donné que la protection des données commerciales doit être assurée et que les exigences à cet égard varient d'une entreprise à l'autre, la première chose à faire est de clarifier la situation en détail. Selon le type de données ou le domaine d'activité concerné, la situation initiale et les exigences peuvent être très individuelles. Aussi incertaine que soit la question de l'intégration d'Office 365 dans les appareils mobiles, les attentes de la direction pour une mise en œuvre rapide sont tout aussi élevées. Néanmoins, il est important de prêter attention à certains aspects lors de la prise d'une telle décision tournée vers l'avenir. Si vous voulez garantir une utilisation efficace et réussie des applications mobiles d'Office 365, la convivialité, l'assistance et la sécurité doivent être assurées de la même manière que pour le fonctionnement sur site et l'informatique de bureau.

Sécurité, convivialité et soutien
La priorité absolue dans l'intégration de toute application doit être la convivialité en plus de la sécurité, même en cas d'utilisation mobile d'Office 365. L'utilisateur souhaite une installation simple et une utilisation largement familière. Cela s'applique également à l'utilisation privée de l'appareil, sur laquelle l'application Office 365 ne devrait avoir aucune influence. Le cloud computing mobile devrait également avoir le moins d'impact possible sur la qualité de l'assistance. Cela doit être garanti comme pour toute autre demande. Comme pour les plates-formes sur site, il faut du personnel interne ou externe pour traiter les problèmes des employés et pour mettre en service et tester les nouvelles fonctionnalités. Ces tâches sont parfois réalisées dans des délais très courts, car la tendance à l'utilisation mobile des logiciels en nuage s'accompagne d'une mise à jour des services de plus en plus large et selon des cycles plus courts, et les connaissances nécessaires à cette fin ne sont parfois pas encore disponibles. Cela peut être le cas parce que le personnel nécessaire fait défaut ou parce que le sujet devient plus complexe lorsque les nouvelles versions sont installées par le fabricant en arrière-plan à des intervalles de plus en plus courts. Il est utile de noter que les "services de surveillance mobile" ont récemment permis de surveiller toutes les infrastructures (dans le nuage et sur site, y compris les appareils mobiles). Cela permet d'identifier de manière proactive les problèmes de soutien avant qu'ils n'atteignent le responsable du service. En outre, des questions telles que BYOD en rapport avec la sécurité et la protection des données ne doivent pas rester sans réponse. Quoi qu'il en soit, le savoir-faire approprié en matière de sécurité, de gestion des services et de soutien doit être disponible pour un processus sans heurts.

Conclusion
On parle depuis des années des services dans le nuage de Microsoft, et d'Office 365 en particulier. La percée générale du mobile et du cloud computing s'accompagne désormais d'une demande plus forte d'utilisation mobile du plus grand nombre possible de fonctionnalités des services (Office 365 ou autres services cloud). Pour la plupart des entreprises, il devrait également être logique de fournir à leurs différents groupes d'utilisateurs le plus grand nombre possible de fonctionnalités étendues sur les smartphones et les tablettes, en fonction de leurs besoins. Cependant, au lieu de vouloir tout faire d'un coup, il est recommandé d'introduire de manière contrôlée et continue des services individuels. Ce faisant, il n'est pas nécessaire de mettre en place une équipe distincte et de la doter en permanence d'un service d'intégration et de soutien. Mais elle ne fonctionnera pas sans une équipe interne ou externe dédiée à l'intégration. La coopération avec un intégrateur de système externe, indépendant du fournisseur, spécialisé dans la gestion des appareils mobiles, la gestion unifiée des terminaux et le "Microsoft Cloud" est susceptible d'avoir un sens et devrait donc être envisagée.