Apte à la recertification ISO avec la solution "cloud

Chez Grob, basé à Nebikon, Lucerne, l'innovation a toujours été une priorité absolue. Depuis sa fondation, le fabricant d'engrenages n'a cessé de se développer afin de faire progresser les nouvelles technologies de fabrication et d'optimiser les coûts. Cette force d'innovation se reflète dans la modernisation continue du parc de machines afin de répondre aux exigences changeantes des clients du monde entier. Il y a trois ans, par exemple, Grob a agrandi ses installations de fabrication pour atteindre une superficie totale de 4 000 mètres carrés afin de créer de l'espace pour les 44 machines-outils à commande numérique, dont six sont équipées de systèmes de chargement automatique pour un fonctionnement sans personnel. Fondée il y a 70 ans dans une cave en tant qu'entreprise de deux personnes, Grob est devenue une entreprise de 44 employés et actuellement trois apprentis polymécaniciens et se trouve à la pointe du développement technologique. Cela se reflète, entre autres, dans le LCS 500 de Liebherr, qui est entré en service en 2015 et avec lequel Grob est en mesure d'effectuer le profilage et la rectification en un seul processus, réduisant ainsi davantage l'efficacité de la production ainsi que les coûts d'exploitation. En outre, Grob a récemment optimisé son organisation pour une gestion allégée afin d'accroître encore l'efficacité et la qualité des processus. Il va sans dire que l'optimisation continue de Grob comprend également la certification selon la norme ISO 9001:2015.

Mise à niveau vers les nouvelles normes ISO
Cette mise à niveau vers la norme ISO 9001:2015 s'est accompagnée de l'introduction d'une nouvelle plateforme de gestion de la qualité, car la solution existante - un développement interne de 20 ans - était arrivée au terme de son cycle de vie. Non seulement l'audit à venir pour la recertification ISO a donné l'impulsion pour une nouvelle solution de gestion de la qualité, mais aussi les problèmes de qualité causés par l'ancien système. La raison principale en est la convivialité insuffisante. Rafael Fellmann, directeur de la production, résume ainsi la situation : "La nécessité d'améliorer la documentation des processus était devenue particulièrement évidente dans le cas des adjoints, car l'ancien système n'était tout simplement pas utilisé". Ainsi, par exemple, les députés ne savaient pas où les informations sur les flux de processus étaient mises à disposition. Il était donc évident d'acquérir pour la nouvelle solution un logiciel qui permettrait aux utilisateurs de se familiariser davantage avec son aspect et sa convivialité et qui garantirait la facilité d'utilisation nécessaire. Il est bien connu qu'un système n'est bon que si ses utilisateurs l'acceptent. C'est l'une des raisons pour lesquelles Fellmann a décidé d'introduire un système de gestion de la qualité amélioré basé sur Sharepoint Online. Ce qui est particulièrement intéressant dans Office 365 avec Sharepoint Online, ce sont les possibilités d'application dans les domaines de la collaboration et de la gestion des documents.

Remplacement du système informatique existant
En janvier 2016, Fellmann a attribué à l'IOZ le contrat pour l'introduction d'un nouveau portail basé sur Office 365. Les objectifs de ce projet étaient de rendre Grob apte à la recertification selon la norme ISO 9001:2015, de renouveler la documentation des processus et de la cartographier dans un nouveau système informatique. Fellmann s'est décidé en faveur de l'IOZ après avoir obtenu une référence d'une entreprise amie et reçu des commentaires positifs sur la qualité de la coopération avec le partenaire Microsoft basé en Suède. Le projet a été lancé au printemps. Dans un premier temps, l'équipe du projet a analysé le système de gestion de la qualité existant et a défini les besoins de l'organisation en matière de gestion de la qualité. Le nouveau système a été développé selon une procédure itérative : Au lieu d'un prototype, la solution a été développée étape par étape et élargie pour inclure divers éléments tels que des processus, des documents par défaut, des flux de nouvelles, le stockage de documents, le CIP, etc.

Analyse des lacunes du système de gestion
Dans l'analyse des écarts, l'état réel du système documenté a été comparé aux exigences de la norme ISO 9001:2015. Au cours de cette étape, les lacunes ont été identifiées conjointement par les représentants spécialisés de Grob et de l'IOZ. Grâce à des exemples concrets et éprouvés, il a ensuite été possible de déterminer ensemble comment combler ces lacunes dans l'intérêt de l'organisation. Dans le cadre du projet d'administration allégée, une analyse des processus a été réalisée afin d'optimiser les processus. Il était important de s'assurer que la structure des processus nouvellement définis correspondait également aux processus vécus dans la pratique. Certains changements proposés résultent des nouvelles exigences de la mise à jour de l'ISO. La plus grande lacune concerne la communication avec les parties prenantes internes et externes, à laquelle la norme ISO 9001:2015 accorde une plus grande importance. "Grâce à l'analyse des besoins, nous avons acquis une vision plus globale du marché, par exemple parce que les relations avec les clients et les fournisseurs sont désormais de plus en plus incluses dans l'évaluation des risques. La communication interne a également fait l'objet d'un contrôle approfondi et les responsabilités, par exemple, ont été mieux réglementées", explique M. Fellmann. L'IOZ a également aidé Grob à migrer les données afin que Fellmann et les représentants du département puissent assigner les documents révisés aux processus centraux de la carte des processus et les placer correctement au bon endroit.

Le jour de la vérité approche Après
Une fois toutes les tâches accomplies, la recertification a été abordée avec confiance. Il s'est avéré que, bien que les améliorations répondent aux exigences de la norme, dans la pratique, elles n'ont pas encore atteint l'organisation de manière suffisante. "Compte tenu du court délai d'exécution du projet, il fallait s'y attendre", explique M. Fellmann. "La durée entre l'achèvement du projet de changement et la date de certification était tout simplement trop courte pour cela". Fellmann a réagi en lançant des ateliers de formation au nouveau système à l'échelle de l'organisation. De cette manière, les spécifications de la direction pourraient être amenées à la maturité nécessaire avec l'organisation. En outre, d'autres activités ont été lancées pour mieux exploiter le potentiel de collaboration d'Office 365 et simplifier ainsi la collaboration dans l'entreprise. Dans l'ensemble, le projet a été maîtrisé en peu de temps, même si l'effort du côté du client a peut-être été un peu sous-estimé. Fellmann conseille donc de donner le poids nécessaire au temps interne requis. "Avec la recertification, nous pouvons maintenant non seulement répondre aux exigences des clients concernant la norme ISO, mais nous avons aussi beaucoup appris". La gestion optimisée des risques peut maintenant être utilisée efficacement pour améliorer la stratégie de l'entreprise, est certain M. Fellmann.