Audit sur appel : des documents toujours à jour

De traitement des adultes, des enfants et des adolescents dans les cliniques psychiatriques ou les cliniques de psychiatrie légale est la tâche principale du groupe Vitos GmbH. Avec 3363 lits et places d'hospitalisation et de soins de jour, Vitos est le plus grand prestataire de soins ambulatoires, de soins de jour et d'hospitalisation complète pour les malades mentaux en Hesse. 9400 employés traitent et soignent 33000 patients hospitalisés/partiels hospitalisés et 170000 patients externes chaque année. Le groupe Vitos comprend la société Vitos Haina gemeinnützige GmbH. Il comprend deux cliniques psychiatriques, des foyers pour personnes atteintes de maladie mentale et/ou de handicap mental ainsi qu'une clinique médico-légale ambulatoire. Au total, environ 1200 personnes sont employées. Les cliniques disposent d'un système de gestion de la qualité conforme à la norme ISO 9001 : "Actuellement, quatre certificats ISO 9001 sont en vigueur et un autre est conforme à la norme KTQ", explique Jörg Imbeck, coordinateur de la gestion de la qualité. Des préparatifs sont actuellement en cours pour s'adapter aux dernières normes, ce qui impliquera la fusion de tous les certificats existants en un seul certificat ISO.

Gestion de documents assistée par logiciel

Le système logiciel MS QDS de Management Software Quality Development Systems AG (voir encadré) devrait fournir des services précieux dans ce processus. Vitos Haina utilise le module MS LDS pour la gestion des documents. Tous les manuels et autres documents pertinents pour la gestion de la qualité ainsi que pour les certifications sont accessibles au moyen de ce logiciel via une interface utilisateur basée sur Windows. MS LDS poursuit l'objectif de maintenir tous les documents à jour à tout moment - toujours en coordination avec la carte des processus du client respectif et avec la norme de qualité respective, que ce soit ISO 9001:2008, OHSAS ou ISO/TS 16949, selon l'industrie, comme principe d'organisation. Tous les documents peuvent être récupérés, lus et, si nécessaire, adaptés via des arborescences de menus. Et voici une particularité de MS LDS : le logiciel "se souvient" des autres documents qui doivent également être adaptés en cas de changement. Cela signifie que rien n'est oublié si, par exemple, une nouvelle norme est nécessaire. De plus, l'historique complet des modifications peut être suivi pour chaque document. Cela rend le processus compréhensible pour les auditeurs au premier coup d'œil.

Un fonctionnement facile à comprendre

Ce ne sont là que quelques-uns des arguments qui ont conduit à la décision en faveur de MS LDS. L'utilisation simple et intuitive est également convaincante, comme le souligne Jörg Imbeck. Un autre grand avantage est la possibilité de faire fonctionner différentes structures en parallèle (par exemple, selon l'ancienne et la nouvelle normalisation). Chaque document n'existe physiquement qu'une seule fois et peut être affecté à différentes structures de dossiers via l'application de base de données. L'administrateur peut suivre exactement quels documents sont consultés, à quelle fréquence et par qui. Cela permet de tirer des conclusions sur les besoins éventuels en matière de formation.

Comment les tâches que le MS LDS prend en charge aujourd'hui étaient-elles gérées dans le passé ? "Avant le MS LDS, nous utilisions le MS Doku de Martin Stumpe AG. De ce point de vue, il s'agissait en fait d'une mise à niveau. Même avant le MS Doku, nous travaillions plus ou moins à la main, c'est-à-dire avec des documents Word et Excel. En outre, j'ai programmé moi-même une solution HTML, de sorte qu'il y ait au moins une sorte d'interface web pour la lecture. Mais un jour, cela n'a plus suffi", explique-t-il.

Intégration avec Microsoft Office

Il fallait donc trouver une solution professionnelle. L'équipe a formulé les exigences auxquelles un logiciel doit répondre et a établi un cahier des charges complet. Les membres de l'équipe ont commencé par rechercher individuellement des solutions correspondant au profil des besoins. "Nous avons invité plusieurs fabricants à nous présenter leurs solutions", se souvient Jörg Imbeck. "Nous avons certainement examiné dix solutions logicielles. Finalement, il en restait deux, dont le MS Doku". Parmi les principales exigences figurait une séparation claire entre la page en lecture seule et la page destinée aux éditeurs. La page en lecture seule consiste en une page web qui peut être publiée sur l'intranet via un serveur web. Cela permet à chaque employé d'accéder rapidement au manuel de gestion de la qualité sans avoir à saisir d'autres données de connexion. En outre, le logiciel devait bien s'intégrer au monde Office avec Excel, Word et PowerPoint. "Et il doit aussi nous permettre de programmer, c'est-à-dire de personnaliser, des parties de la page de lecture nous-mêmes", poursuit M. Imbeck. Cela évite de devoir compter sur le vendeur pour chaque changement, pour le meilleur ou pour le pire. Et enfin et surtout : Le tout ne pouvait pas non plus coûter trop cher. La décision a donc finalement été prise en faveur du produit de Martin Stumpe AG et de MS LDS de Management Software Quality Development Systems AG comme solution de remplacement.

Des documents clairement liés

La mise en œuvre, y compris la formation des employés, s'est déroulée dans les plus brefs délais. "Cela s'est passé sans problème", dit Jörg Imbeck, "surtout le passage de la MS Doku à la MS LDS. Les personnes qui travaillent directement avec le logiciel apprécient sa stabilité et sa facilité d'utilisation. "Les utilisateurs ont rapidement remarqué que le programme facilite leur travail", répond M. Imbeck lorsqu'on l'interroge sur l'acceptation des employés. Et il réfléchit déjà aux prochaines étapes : "Nous testons actuellement les modules MS MDS pour la gestion des chiffres clés ainsi que MS ADS pour un meilleur contrôle des audits". Jörg Imbeck attache une importance particulière à la volonté de pouvoir automatiser le plus grand nombre possible de normes. Un logiciel basé sur une base de données, tel que MS QDS, dans lequel les documents peuvent être reliés non pas par leur nom mais par une identification unique, constitue une bonne base à cet effet. Il ne peut que recommander aux autres entreprises d'en tenir compte lors de la sélection d'un produit. Il est également nécessaire de définir à l'avance quelles caractéristiques de contrôle doivent être enregistrées dans le logiciel pour ses propres documents. Une autre recommandation basée sur sa propre expérience : "Un fabricant de logiciels doit offrir un service rapide et être capable de réagir rapidement aux demandes des clients". Un point que Jörg Imbeck voit rempli par le MS QDS