Les outils de fonctionnement des systèmes de gestion

Les systèmes de gestion ne fonctionnent pas tout seuls. La mise en œuvre d'une exigence standard telle que "l'analyse des impacts environnementaux pertinents" ou "assurer la conformité juridique", etc. nécessite des outils. Il peut s'agir de processus, de logiciels ou de documents spéciaux. Ils veillent à ce que la mise en œuvre d'une exigence standard dans la pratique se déroule de manière ordonnée et à ce que cette mise en œuvre soit également documentée en même temps.

Matrice de pertinence
Un bon exemple de la manière dont les outils peuvent être utilisés dans différents systèmes de gestion grâce à la structure de haut niveau est la matrice dite de pertinence. Dans le SME selon la norme ISO 14001, il est utilisé depuis longtemps pour désigner les effets significatifs de l'entreprise sur l'environnement. En conséquence, les activités et les processus de l'entreprise sont représentés par rapport aux différents aspects environnementaux dans une matrice, et la "pertinence" des opérations de l'entreprise pour l'environnement est indiquée aux intersections des lignes et des colonnes, généralement par un nombre proportionnel à cette pertinence, ou simplement par "faible", "moyen" et "élevé". Cet outil peut désormais être utilisé dans le cadre de la nouvelle norme ISO 45001 pour la sécurité au travail. Au lieu des aspects environnementaux, ce sont les types de dangers selon la Suva qui sont utilisés, et dans le cas des zones opérationnelles, on veille à ce qu'une bonne granularité soit donnée en ce qui concerne les situations de travail (cf. Fig. 2). Cet outil est alors une "matrice de pertinence de la sécurité au travail". Avec peu d'efforts, elle peut être étendue à une évaluation des risques en examinant de plus près les lieux de travail concernés et en déterminant si toutes les mesures de protection nécessaires pour un travail sûr y sont connues et prises. Cette évaluation des risques peut, à son tour, être présentée très avantageusement avec un "portefeuille de risques".

Les outils familiers d'analyse des parties prenantes et de gestion des risques sont également basés sur une approche matricielle. Dans une analyse des parties prenantes, tous les groupes de parties prenantes sont inscrits sur un axe de la matrice. Sur l'autre axe, leurs besoins/attentes et leurs influences possibles sur l'entreprise sont énumérés - souvent avec une indication de leur "force" et avec des références aux opportunités et menaces qui leur sont associées. Les outils de gestion des risques tracent généralement la probabilité des scénarios en fonction de leur ampleur, de sorte que le risque de chaque scénario est visible graphiquement.

Support logiciel
Les outils bien connus qui peuvent généralement être utilisés pour le fonctionnement des systèmes de gestion sont les logiciels de cartographie des processus et de gestion des documents. Bien sûr, vous pouvez aussi dessiner des processus avec PowerPoint ou Excel, et bien sûr, vous pouvez aussi simplement stocker des documents dans un dossier sur un disque. Mais dès qu'un système devient plus complexe, la mise à jour manuelle des documents (y compris la numérotation, le versionnage, l'archivage des anciennes versions, etc.) et surtout la mise à jour des hyperliens entre les documents devient de plus en plus fastidieuse. Les différents logiciels de gestion de documents connus ont automatisé ce travail et soutiennent la gestion du système de gestion en conséquence. Souvent, un système de gestion des audits est disponible en même temps que le système de gestion des documents. Cela permet de soutenir l'exécution des audits internes par des invitations, des listes de contrôle d'audit adaptées, etc. et de garantir que les rapports d'audit sont stockés et peuvent être récupérés sans problème.

Les outils d'apprentissage en ligne constituent un support intéressant et rapide pour la formation et la formation continue en entreprise. L'éducation et la formation en matière de protection de l'environnement, de sécurité au travail et d'autres comportements sur le lieu de travail, en particulier, sont souvent victimes d'un manque de temps. Grâce aux "leçons sur ordinateur", qui peuvent être suivies individuellement en dehors des heures de pointe ou pendant les pauses, le niveau de formation peut être augmenté sans avoir à passer de "temps supplémentaire".

Conformité et respect de la législation
Un rôle de plus en plus important est joué par les outils qui permettent à l'entreprise de vérifier et d'assurer sa conformité juridique. Au niveau fédéral, il existe d'innombrables lois et règlements qui doivent être analysés et vérifiés. En outre, il existe des ordonnances des cantons, des communes et des documents de la Suva/EKAS, de la protection contre les incendies, etc. Selon les informations de l'Association suisse du commerce (SGV), une PME comptant jusqu'à neuf employés consacre environ 1000 heures de travail par an pour se conformer à la loi, et ce chiffre est en augmentation. Selon le contenu et la portée du système de gestion, il faut également tenir compte de la législation spéciale, comme les règlements concernant les denrées alimentaires, les dispositifs médicaux ou la protection des données. Les outils d'assistance de pointe fonctionnent généralement en ligne et sont capables d'adapter à tout moment les "documents juridiques" d'une organisation à l'état actuel de la législation. Cependant, il est plus difficile d'automatiser le processus de vérification du respect effectif des exigences légales. Cependant, l'outil de conformité juridique peut au moins enregistrer qui est responsable dans l'entreprise des différentes obligations d'inspection, quand la dernière inspection a eu lieu et quel en a été le résultat. Cela permet de prouver en permanence le respect de la loi (vis-à-vis des autorités, des résidents, des actionnaires ou des auditeurs, etc.)

Une nouvelle génération d'outils de systèmes de gestion tente d'adopter une approche à large bande et de couvrir différents domaines de tâches en un seul outil. Cela présente de grands avantages car les données ne doivent être collectées qu'une seule fois et peuvent ensuite être utilisées pour une grande variété d'applications. Cela permet d'éviter les doubles emplois dans la gestion des données et les travaux supplémentaires inutiles. Ces systèmes sont généralement un peu plus chers à l'achat que les "outils individuels", mais ils peuvent être utiles à long terme s'ils sont utilisés de manière cohérente en faveur d'un système de gestion intégrale. La figure 3 en donne un exemple.

Les aides doivent aider, et non entraver
L'éventail des outils du système de gestion est large et attrayant. Mais c'est important : les outils doivent servir au gestionnaire du système de gestion dans la mise en œuvre - et non l'inverse ! N'utilisez pas d'outils qui vous forcent à porter un corset mal aimé, mais ceux qui vous aident réellement.