Trouver le bon logiciel

Les prestataires de services de qualité - qu'ils soient indépendants ou intégrés dans une grande entreprise - gèrent un bureau comme beaucoup d'autres entreprises. Toutefois, à certains égards importants, leur fonctionnement est sensiblement différent de celui des entreprises commerciales, des artisans ou des entreprises d'autres secteurs. Il en résulte un certain nombre de besoins particuliers auxquels un bon logiciel de gestion de projet devrait assurément répondre.

Enregistrement du temps et des activitésLes prestataires de services effectuent un travail qui se mesure en temps. Le suivi du temps est donc au cœur du processus de création de valeur et fait en même temps de chaque employé un utilisateur du logiciel de gestion de projet.

Rapport d'effort et facturationDans une société de services, tous les employés internes et externes enregistrent leurs efforts, services, dépenses et coûts externes pour les différents projets. Cela doit être fait rapidement, facilement, en toute sécurité et indépendamment du lieu. A la fin du mois, les factures clients (ou les factures internes) et les rapports d'activité correspondants doivent être automatiquement générés, imprimés ou même envoyés par e-mail au client "en appuyant sur un bouton".

Planification et contrôle des projetsPour les calculs préalables et postérieurs, le logiciel de gestion de projet doit être capable de structurer et de planifier les projets de manière logique et de les contrôler de manière fiable, même pendant leur mise en œuvre. Sommes-nous sur la bonne voie ? Ou bien nous sommes en panne et si oui, combien ? Où allons-nous finir si nous continuons ainsi ?

Gestion des documents et des informationsLe travail de nombreux prestataires de services produit ainsi des documents et des informations de toutes sortes. Ceux-ci doivent être stockés soit dans le logiciel de gestion de projet, soit - souvent mieux - directement dans une solution de gestion de documents spécialisée et adaptée (appelée "DMS").

Gestion des relationsLes prestataires de services travaillent pour et avec les gens. Un logiciel de gestion de projet adapté doit donc tenir compte de la complexité de la relation avec le client en rendant les connexions pertinentes pour l'entreprise visibles et utilisables par tous les participants au projet.

Travail décentralisé et mobileLes prestataires de services sont des travailleurs de la connaissance qui ne travaillent plus seulement dans leur bureau, mais chez le client, dans des bureaux partagés, sur la route, à la maison ou ailleurs. Un bon logiciel de gestion de projet pour les prestataires de services doit permettre cela n'importe où et n'importe quand, de manière sûre et fiable.

Grand besoin de numérisation chez les prestataires de services de qualité
De nombreux prestataires de services travaillent encore avec un enchevêtrement d'outils. Il n'est pas rare que certains d'entre eux soient encore en papier, ce qui entraîne une forte proportion de travail manuel. Dans le même temps, les nombreux outils sont mal intégrés et ne sont guère capables d'échanger leurs informations entre eux sans une intervention supplémentaire de l'utilisateur. Il est donc difficile pour les prestataires de services de faire face à la pression croissante de la concurrence et de la numérisation. En outre, les jeunes employés ne sont guère enthousiastes face à de telles conditions et préfèrent donc chercher des employeurs qui sont également à la pointe de la technologie informatique.

L'acceptation et la sécurité des investissements sont les clés du succès
De nombreux projets de mise en œuvre de logiciels n'ont pas donné les résultats escomptés par les responsables, ou ont même fait naufrage. L'une des raisons les plus courantes de cette situation est la mauvaise acceptation du logiciel par les employés. Que devez-vous faire pour éviter que cela ne vous arrive ?

Donner la priorité à l'acceptation et transformer les personnes concernées en parties prenantes en impliquant chacun dans le processus de sélection des logiciels de manière appropriée. La décision d'achat qui en résulte doit être compréhensible et transparente pour tous. Planifier et mettre en œuvre l'introduction ultérieure avec sérieux et avec des spécifications réalistes.

Enfin et surtout, vous évaluez votre logiciel de gestion de projet d'un point de vue commercial comme un investissement qui doit être rentable. À l'aide d'un calcul des avantages de l'investissement, vous pouvez déterminer la période de remboursement. En règle générale, cela ne devrait pas être plus de deux à trois ans après l'introduction du logiciel.

Le processus d'une évaluation efficace et sûre des logiciels
L'évaluation de logiciels est un projet classique et doit être gérée comme tel. Dans le même temps, vous, en tant que prestataire de services, n'avez généralement pas beaucoup d'expérience dans ce domaine, de sorte que la méthodologie joue un rôle décisif pour la réussite du projet. Vous pouvez également engager un consultant expérimenté en matière de sélection ou rechercher un fournisseur de logiciels qui peut également vous aider méthodiquement dans le processus de sélection. Cela vous donnera une plus grande sécurité.

Aucun projet de mise en œuvre ne doit être lancé sans objectifs clairs et écrits. Car seuls les objectifs écrits apportent la clarté, la structure et le résultat final souhaité dans le processus de mise en œuvre et constituent la base de la réussite du projet. En outre, assurez-vous que les objectifs sont concrets et contraignants et, surtout, qu'ils émanent individuellement de votre propre entreprise.

Une sélection de logiciels sans catalogue des exigences est comme un coup de pioche dans le brouillard. Soit vous avez de la chance et vous trouvez votre objectif, dans notre cas un logiciel de gestion de projet adapté, soit vous avez moins de chance et vous le manquez, dans notre cas un logiciel qui fonctionne modérément ou même mal. La probabilité de ce dernier est beaucoup plus élevée, comme la pratique le montre à maintes reprises. Bien sûr, la "truie ovoïde" n'existe pas. Mais le catalogue des besoins reste le meilleur, voire le seul moyen de faire correspondre de manière fiable vos besoins aux solutions logicielles disponibles sur le marché et de garantir à votre entreprise un logiciel de gestion de projet optimal au final.

Une longue liste est établie à partir de toutes les solutions logicielles du marché. Cette liste est ensuite réduite à une liste restreinte, qui ne peut contenir que des solutions logicielles fondamentalement adaptées à l'utilisation par un prestataire de services dans les domaines de l'assurance ou de la gestion de la qualité, de la gestion des risques, de la gestion des processus et des projets. Ce n'est que maintenant que les solutions figurant sur la liste restreinte seront analysées et évaluées en profondeur dans le cadre d'un processus systématique. Lorsque vous prenez une décision d'achat, il est essentiel que vous ne fassiez pas seulement subir au logiciel son rythme, mais aussi au fournisseur. Il contribuera ensuite de manière significative au succès de l'introduction et de l'exploitation sécurisée du logiciel.

Et puis le moment est venu. Le processus de sélection est terminé, le gagnant a été choisi, et rien ne s'oppose à la présentation de votre nouveau logiciel de gestion de projet. Cependant, même maintenant, veillez à maintenir le "mode projet" et à assurer la phase critique de l'introduction du logiciel avec suffisamment de temps et de ressources.