Des outils de gestion harmonisés pour le groupe

Après plusieurs rachats, l'entreprise familiale fondée en 1936 a formé le groupe Thommen au début de l'année 2020 avec 23 sites répartis en Suisse, en Allemagne, en Belgique et en Italie. Le secteur suisse du recyclage est représenté par la marque Thommen avec ses 10 sites rebaptisés, le secteur du commerce international par la marque Metallum et les déchets électroniques par la marque Immark. Le Dr Tobias Thommen (TT), PDG, explique le contexte de cette décision. Et Rolf Sonderegger (RS), responsable de la qualité, décrit comment le système de gestion à l'échelle du groupe a été mis en place.

Comment en est-on arrivé là ?

TT : Ce fut un long processus de mise en balance, car d'une part, il y avait des entreprises ancrées dans la région dont certains clients ignoraient l'affiliation au groupe Thommen. D'autre part, je voulais m'assurer que toutes les entreprises Thommen travaillaient selon les normes Thommen. Notre objectif est d'éliminer correctement les matériaux recyclables et de les réintégrer dans le cycle de production en tant que matières premières secondaires. En restructurant et en standardisant les applications logicielles dans les domaines de l'ERP, des finances, de l'enregistrement du temps et des systèmes de gestion, j'ai enfin pu lancer un changement de nom en toute bonne conscience. La nouvelle marque a été lancée en septembre 2019 lors de la manifestation des employés à Kaiseraugst.

Quels sont les effets de la nouvelle structure de la société ?

TT : Les exemples ci-dessous illustrent la transformation :

• Propriété : Thommen est toujours une société anonyme familiale, gérée par la troisième génération de la famille Thommen.
• Gestion : les responsabilités historiques et locales ont été normalisées et harmonisées dans l'ensemble du groupe, ce qui a permis de renforcer considérablement le sentiment du groupe. Le groupe Thommen est géré par un comité exécutif du groupe composé de six représentants des trois marques.
• Logistique : au sein du groupe Thommen, les clients peuvent faire recycler leurs matériaux par le chemin le plus court. Ils n'ont qu'un seul interlocuteur pour leurs différents problèmes de déchets. Avec le changement de nom en Thommen, nous avons, par exemple, centralisé et uniformisé les dispositions dans la région de Berne. Cela nous permet de répondre plus rapidement et plus efficacement aux demandes des clients et de faire circuler les conteneurs de manière optimale.
• Présence sur le marché et communication: L'affiliation des sites Thommen et des trois marques est désormais clairement signalée tant en interne qu'en externe. Le marketing central assure des conditions de concurrence équitables dans l'ensemble du groupe. La communication marketing, les sites web et l'identité visuelle de la marque Thommen ont été normalisés. Celles des deux autres marques seront progressivement adaptées. À l'avenir, une application de communication interne favorisera la compréhension du groupe et simplifiera la communication avec et entre les employés.
• Ventes : nous avons créé ici des postes spécifiques avec différents profils d'exigences. Ces titulaires de postes agissent comme des chefs de produit ou des directeurs de division qui prennent les décisions finales pour leur division.
• Contrôle de gestion : avec l'introduction d'un système de gestion de groupe, les différents systèmes existants ont été remplacés par l'outil ConSense QM. À l'avenir, cela permettra de comparer les processus (en particulier les processus de création de valeur) et, si possible, de les normaliser. Il en va de même pour les documents (instructions de travail, listes de contrôle, etc.). En outre, les nouveaux processus et documents peuvent être adressés directement aux employés concernés et confirmés par eux.

Qu'offre le nouveau système de gestion à l'échelle du groupe ?

RS : Il est essentiel que l'architecture du système et tous les flux de travail associés examinent d'abord comment définir exactement la structure de l'entreprise, le paysage des processus et le rôle des titulaires de fonctions. Jusqu'à présent, les processus et les documents du système de gestion étaient conservés dans diverses applications (Word, Visio, Intranet, etc.) et stockés dans des endroits très divers. Avec l'introduction du nouveau logiciel, cette situation est maintenant terminée. Tous les processus et documents sont stockés de manière centralisée dans un seul outil et sont accessibles très facilement. Nous utilisons cet outil non seulement pour cartographier les processus et pour les documents contrôlés, mais aussi pour gérer les documents de vérification, les documents de formation, les manuels et les rapports.

Vos premières expériences avec le nouveau logiciel ?

RS : Grâce à des cours de formation pratique, Con- Sense a créé une base solide pour le développement ultérieur du système, qui s'explique en grande partie de lui-même. En outre, les modules d'audit et de gestion des mesures ont été introduits au début de l'année 2020, ce qui permet une gestion efficace de ces instruments. Les mesures peuvent également être confiées à une personne responsable. Cela facilite le suivi de la mise en œuvre. Les listes Excel en attente n'existent plus ....

Comment le projet a-t-il été réalisé ?

RS : À l'automne 2018, le conseil d'administration a donné l'ordre de mettre en place un système de gestion de groupe pour les normes ISO 9001, 14001 et 45001. Dans une première phase, tous les sites en Suisse devaient être intégrés. Avec un soutien extérieur, un avant-projet a été élaboré en décembre 2018, pour lequel le conseil d'administration a donné son approbation au début du mois de février 2019. Toutefois, le projet n'a pas pu être mis en œuvre avec les solutions logicielles existantes. Nous avons donc établi un catalogue des besoins et l'avons envoyé à sept fournisseurs d'outils de gestion de la qualité. Après une évaluation minutieuse, le logiciel de ConSense GmbH a été choisi. Les principaux arguments en faveur de cette solution étaient les suivants : un logiciel moderne et tourné vers l'avenir, une application simple pour les utilisateurs, le multilinguisme avec un programme de traduction intégré ainsi qu'une manipulation simple pour la personne qui saisit les processus et les documents. Le logiciel a été commandé en juin 2019. Une session de formation de quatre jours a eu lieu fin juillet 2019. En collaboration avec la direction, nous avons développé un tout nouveau paysage de processus et défini les principaux thèmes du processus. Les bases de l'enregistrement dans l'outil de gestion de la qualité de ConSense ont ainsi été jetées. Quels effets le logiciel a-t-il eu sur la recertification de l'entreprise ? RS : Au moment de la recertification à la mi-mars 2020, environ 600 processus et documents avaient été enregistrés dans le nouvel outil et les employés impliqués dans l'audit avaient été formés. La certification a ensuite été obtenue. Notre prochain objectif est de faire en sorte que tous les processus et documents soient enregistrés et que tous les employés soient formés d'ici à la fin de 2020. Nous avons impliqué les auditeurs de la SQS dans le projet dès le début. Le week-end précédant la certification, le verrouillage inattendu de la Corona s'est mis en place. Après consultation des auditeurs, la première partie (1,5 jour) a été réalisée avec un programme réduit sur place à Kaiseraugst. Nous avons pu réaliser la deuxième partie de la certification (4 jours) grâce à une évaluation à distance par vidéoconférence. Cette procédure, créée pour les situations d'urgence, a permis de mener à bien la certification.