Processus de demande conforme à la DSGVO

Comment une procédure de demande sécurisée pourrait-elle être coordonnée à l'époque de la DSGVO ? Le fournisseur de Sync&Share, TeamDrive, propose une boîte aux lettres numérique sécurisée pour les bureaux des ressources humaines. À l'avenir, cela permettra de gérer et de traiter les applications numériques dans le respect du DSGVO. Le demandeur reçoit l'accès au fichier de stockage numérique via l'URL. Ainsi, il peut télécharger les documents de candidature requis par "glisser-déposer" en utilisant une connexion de données sécurisée via le navigateur web. Il est ainsi facile pour les demandeurs de soumettre leurs documents personnels de manière simple et sûre.

Il est tout aussi facile pour les consultants en ressources humaines, qui sont tenus par la loi d'envoyer des documents personnels sous forme numérique et de manière sécurisée. Cela est possible dans TeamDrive en cliquant sur le document avec le bouton droit de la souris. Avec la sélection par e-mail envoyer le client de messagerie s'ouvre et la pièce jointe est ajoutée à l'e-mail par un lien. Pour Outlook utilisateurs, il existe alternativement un plugin. La pièce jointe est détachée et fournie par un chemin sécurisé. Le fichier peut ensuite être téléchargé via un lien, qui peut également être protégé par un mot de passe. Ainsi, aucune donnée n'est stockée et transmise en clair.

Prendre des mesures techniques et organisationnelles

En particulier dans le cadre de la procédure de candidature, d'innombrables données personnelles sont traitées, transmises et stockées. Toutefois, afin d'éviter les amendes sévères de l'EU-DSGVO, des "mesures techniques et organisationnelles" doivent maintenant être prises pour garantir que les données ne puissent être consultées, modifiées ou supprimées par des personnes non autorisées. "La charge de la preuve en matière de protection des données incombe toujours à l'entreprise. La boîte aux lettres numérique et le Plugin Outlook offrent ainsi non seulement une aide sûre mais aussi une aide précieuse dans la vie de tous les jours", déclare Detlef Schmuck, directeur général de TeamDrive.

Les responsables des ressources humaines doivent tenir compte de nombreux éléments

M. Schmuck souligne que la tâche de sécurisation des données doit toujours être prise au sérieux. "Les demandeurs ont toujours la possibilité de signaler les violations à l'autorité de contrôle, par exemple si la transmission sécurisée n'était pas assurée". Parallèlement au plug-in TeamDrive, le fournisseur du logiciel conseille donc de toujours vérifier si toutes les conditions préalables à un stockage sécurisé des données sont également réunies au-delà de ce plug-in.