Gestion de projet en temps réel

La gestion de projet permet de gérer les tâches de manière plus efficace. C'est pourquoi les outils et les méthodes sont aujourd'hui nécessaires dans de nombreux domaines d'une entreprise : dans le développement de produits et les projets des clients ainsi que dans la planification des salons et la restructuration des processus d'entreprise.

Plus que de simples listes de choses à faire et de rendez-vous

Pour la gestion de projets, les entreprises peuvent choisir parmi une variété d'applications. Mais dans la plupart des programmes, outre la planification des tâches et des horaires, les coûts et les heures de travail doivent également être ajoutés manuellement et mis à jour en permanence. La double saisie de chiffres dans plusieurs systèmes devient alors rapidement une charge supplémentaire pour les salariés. Les informations sont donc souvent incomplètes et dépassées.

Cependant, les gestionnaires de projets ont besoin de données précises et actualisées pour une gestion intégrée du temps, des coûts et, surtout, des ressources. Cette dernière comprend notamment une planification globale des ressources. Cela s'explique par le fait que les employés sont souvent impliqués dans plusieurs projets. Par conséquent, les ressources doivent être planifiées pour tous les projets. Cela peut être réalisé à l'aide de la gestion multi-projets.

C'est la seule façon d'éviter des retards massifs et, en cas de goulets d'étranglement, de trouver des solutions de rechange en temps utile.

Toutes les boucles "if-then" sous contrôle

Seul un chef de projet qui a l'œil sur les dépendances entre les ressources et les départements peut réagir de manière sensée aux changements dans le projet. Quel ordre peut être avancé en cas de retard ? La production ne peut commencer que lorsque les pièces et les matières premières nécessaires sont arrivées. L'achat en temps voulu dépend à son tour des listes de pièces approuvées par le service de conception.

Il faut notamment commander le plus tôt possible les long-courriers. Surtout lorsque beaucoup de choses se passent en parallèle, un outil professionnel de gestion de projet aide à garder une vue d'ensemble. Ce haut degré de transparence ne peut être atteint qu'en intégrant les données actuelles sur l'ordre, le temps et les ressources - condensées en visualisations claires, du plan de structure au diagramme de Gantt.

Transparence pour les parties prenantes

Si tous les services travaillent avec un système commun, beaucoup de choses ont déjà été réalisées. Cependant, fournir à tous les partenaires de projet un outil de gestion de projet distinct n'est ni pratique ni rentable. En effet, la plupart des parties prenantes n'ont besoin que d'une partie des informations détaillées sur le projet. Dans l'idéal, la gestion de projet est intégrée au système ERP. Les employés ont alors toutes les informations nécessaires à portée de main dans leur environnement de travail quotidien : la préparation du travail dans la planification de la production, le contrôleur dans le système financier.

En plus des chiffres et des données, les projets génèrent également une vaste documentation, des dessins aux documents contractuels et aux accords de confidentialité. La gestion des documents, qui est également intégrée, permet de conserver toutes les informations pertinentes de manière centralisée et de les archiver une fois le projet terminé.

Identifier les risques du projet en temps réel

L'une des composantes essentielles d'une bonne gestion de projet est le contrôle permanent des coûts. Il est important d'enregistrer en permanence les dépenses et les efforts et de les comparer aux chiffres prévus. Grâce à une estimation des coûts de fonctionnement, les chefs de projet gardent sous contrôle tous les coûts de projet et de production. Il est important de prendre en compte non seulement les dépenses déjà effectuées, mais aussi l'engagement, c'est-à-dire les obligations déjà contractées.

Sur cette base, il est facile de déterminer si les coûts totaux se situent dans la fourchette prévue. Un avantage supplémentaire : si la gestion du projet est directement intégrée dans le système ERP, comme c'est le cas de proALPHA, par exemple, les coûts encourus sont affectés au projet en temps réel et comptabilisés en même temps dans la comptabilité analytique.

Optimiser les ressources, reprogrammer rapidement en cas de retard, fournir à tous les employés des informations pertinentes et toujours garder tous les coûts sous contrôle : La gestion de projet intégrée dans le système ERP facilite et accélère la coordination des projets. En effet, toutes les données sont toujours disponibles en temps réel. Les risques liés aux projets peuvent ainsi être identifiés et évités à un stade précoce.

www.proalpha.com