Une administration publique moderne en sept étapes

Les sept principales étapes de la transformation de l'administration sont les suivantes :

1. Casser les silos organisationnels : Des compétences très étroites et des structures qui se sont développées au fil des décennies ont conduit à ce que les autorités et les services spécialisés travaillent souvent de manière isolée les uns des autres. Une première étape pour briser ces silos organisationnels consiste à organiser des ateliers avec des représentants de tous les domaines, y compris l'informatique, afin de développer des visions et des objectifs communs pour une administration publique moderne. Sur cette base, il est ensuite possible de mettre en place des équipes interdisciplinaires qui mettent en œuvre des initiatives ou des services individuels au-delà des départements.

1. Créer des normes techniques : Les silos organisationnels ont également donné naissance à des paysages informatiques très fragmentés, avec des systèmes et des applications spécialisées non connectés, voire incompatibles. Cela rend difficile la numérisation des processus de bout en bout. C'est pourquoi les autorités ont besoin de toute urgence d'infrastructures et de plateformes numériques uniformes qui misent sur des normes et des interfaces ouvertes. Ce n'est qu'ainsi que les données pourront circuler sans problème entre les services impliqués dans un processus administratif. 

3. Moderniser les modèles d'exploitation des TI : Les systèmes et plateformes modernes permettent une informatique orientée services qui évolue de manière transparente et peut fournir rapidement des services tels que le stockage, une machine virtuelle ou un conteneur - comme on le sait du cloud. Le lieu d'exécution de ces services dépend alors d'exigences telles que la latence, les coûts et la protection des données ; le cloud n'est en fin de compte qu'un modèle d'exploitation et non un lieu. Il est toutefois judicieux de ne pas tout héberger soi-même, mais d'utiliser des centres informatiques communaux, des centres informatiques nationaux ou les centres informatiques de prestataires de services informatiques locaux. Enfin, de telles approches multicloud soulagent les équipes informatiques et sont généralement moins coûteuses et plus durables, car les grandes infrastructures peuvent être exploitées beaucoup plus efficacement que les petites.

4. Mettre les processus au banc d'essai : La forte pression exercée par la numérisation sur les autorités se traduit par de nouveaux portails permettant aux citoyens et aux autorités de soumettre leurs demandes et requêtes en ligne. Mais derrière les frontaux numériques se trouvent souvent les mêmes processus analogiques qu'auparavant - les demandes sont parfois encore imprimées ou les données sont transférées manuellement d'un système à l'autre. Afin de réduire les temps de traitement et de faciliter le travail des employés, les autorités doivent considérer leurs processus de manière globale et les optimiser avant de les numériser.

5. Saisir les opportunités offertes par l'IA : L'IA recèle un énorme potentiel pour rendre l'administration publique plus conviviale pour les citoyens. Les robots conversationnels et vocaux, par exemple, sont disponibles 24 heures sur 24 et peuvent répondre aux questions ou aider à remplir des demandes, et ce dans différentes langues. La reconnaissance de texte aide à numériser les documents papier et, dans les applications spécialisées, les bots peuvent entre autres préparer les données de manière claire, transmettre les documents aux bons endroits et recommander des options d'action, de sorte que les décisions concernant les prestations soient prises plus rapidement et plus équitablement.

6. Renforcer la résilience face aux cyberattaques : Avec les nouveaux services numériques, la surface d'attaque augmente et les attaques de ransomware montrent régulièrement que les autorités et les institutions communales sont mal préparées à y faire face. L'une des raisons est la concentration sur la défense classique contre les menaces. Une fois que les attaquants ont surmonté cela, il leur manque des outils et des processus pour éviter des dommages plus importants et restaurer rapidement les systèmes et les données. Il est urgent de mettre davantage l'accent sur la cyber-résilience, comme le prescrit également la directive NIS2 de l'UE, afin de minimiser les risques, de protéger les données des citoyens et des entreprises et d'augmenter la disponibilité des services administratifs. Outre la mise en œuvre de principes de confiance zéro et de plans d'urgence éprouvés, des solutions modernes de protection des données avec des mémoires et des coffres-forts de données inaltérables renforcent la résilience. Elles veillent à ce qu'après une attaque, des données soient disponibles pour être restaurées. Les solutions de sauvegarde traditionnelles ne peuvent pas le garantir, car les attaquants tentent souvent de rendre les sauvegardes de données inutilisables.

7. Impliquer les collaborateurs dès le début Les nouveaux processus et les applications numériques modifient également les tâches des collaborateurs de l'administration publique. Pour que les nouveaux outils répondent parfaitement à leurs besoins quotidiens et soient adoptés après leur introduction, il est nécessaire d'impliquer les collaborateurs dès le début dans les projets de numérisation. En outre, ils ont besoin de formations pour s'y retrouver dans les outils et pour pouvoir utiliser les applications et les données dans le respect de la sécurité et de la protection des données.

"Pour simplifier, il faut d'abord des systèmes et des plateformes uniformes qui peuvent être gérés avec peu d'efforts et qui permettent des flux de données fluides dans les processus de bout en bout. L'intelligence artificielle peut ensuite devenir la base de nouveaux services, de l'automatisation des processus administratifs et de l'aide à la prise de décisions complexes. Le résultat est une administration plus efficace avec une offre conviviale pour les citoyens", explique Frank Thonüs, Managing Director chez Dell Technologies Switzerland. "Tous les systèmes et applications ne devraient pas nécessairement être exploités en interne. Cela n'a pas de sens compte tenu de la pénurie d'informaticiens, des budgets limités et des exigences croissantes en matière de sécurité".

Source : www.delltechnologies.com