Améliorer la gestion des risques - et ce que l'automatisation efficace des processus a à voir avec cela
La réduction des risques doit figurer en tête de la liste des choses à faire pour les dirigeants : c'est particulièrement vrai pour les entreprises actives dans des secteurs fortement réglementés, comme les services financiers, les services publics ou les soins de santé. Dans ces domaines, on sait que la moindre erreur peut avoir des conséquences financières et juridiques considérables.
L'expérience montre que l'automatisation et la gestion des processus constituent un élément important des stratégies de gestion des risques réussies. Ces deux éléments permettent d'améliorer la cohérence, l'efficacité et la responsabilité dans toute l'entreprise. "En substance, l'automatisation garantit que les processus sont exécutés conformément aux politiques et aux réglementations établies, ce qui réduit les risques juridiques. L'automatisation permet un suivi et un reporting en temps réel des activités opérationnelles, ce qui permet aux entreprises d'identifier et de traiter les risques immédiatement. Des points importants si l'on considère que la nouvelle directive NIS2 entrera bientôt en vigueur", explique Cosima von Kries de Nintex, un fournisseur de solutions d'intelligence et d'automatisation des processus.
De nombreuses entreprises échouent
Pourtant, de nombreuses entreprises échouent lors de l'introduction ou n'exploitent pas pleinement le potentiel des technologies. Cela entraîne des incertitudes, des désaccords au sein de la direction ainsi que parmi les collaborateurs et peut, en fin de compte, entraîner des difficultés liées à la sécurité. La qualité d'une technologie dépend de l'utilisateur qui la manipule et de la base de données utilisée. "Si les entreprises sont compétentes en matière d'automatisation des processus et de traitement de la bonne base de données, elles peuvent également très bien mettre en œuvre la directive NIS2 ou la norme ISO 27001. Elles savent alors par exemple comment les incidents de sécurité sont signalés numériquement ou comment les plans d'urgence sont immédiatement déclenchés de manière automatisée en fonction de l'incident de sécurité survenu. Cependant, de nombreuses entreprises ne le savent pas et, lorsqu'elles pensent aux directives concernant la sécurité de l'information ou la cybersécurité, elles ne pensent qu'aux mesures et outils de sécurité purs. Mais cela va beaucoup plus loin et plus profond. Seule une automatisation correcte des processus permet aux entreprises de disposer de structures globales dans lesquelles les directives de sécurité peuvent agir efficacement", poursuit Cosima von Kries.
5 conseils aux entreprises pour améliorer leur gestion des risques
Elle recommande donc aux entreprises de suivre les cinq étapes suivantes pour mettre en œuvre avec succès un projet d'automatisation des processus et améliorer ainsi considérablement la gestion des risques :
- Commencer par étapes
Même si tous les objectifs du projet sont importants, il est crucial de commencer petit. Plutôt que d'essayer d'automatiser un processus entier, il est préférable de limiter l'objectif de l'équipe de lancement. Il convient tout d'abord d'identifier les domaines de l'infrastructure de cybersécurité et de sécurité de l'information dans lesquels l'automatisation des processus a le plus de sens. Les processus identifiés sont évalués en fonction de leur complexité, de leur fréquence et du risque potentiel lié à leur exécution manuelle. Il peut s'agir par exemple de tâches récurrentes telles que la gestion des correctifs, l'analyse des logs, la prévention des menaces, la notification des incidents ou la surveillance de la conformité.
Les petits changements progressifs peuvent être contrôlés et adaptés plus rapidement. Les succès encouragent les cadres et les collaborateurs à passer à l'étape suivante. Les clients bénéficient également des effets positifs. Un changement progressif crée une culture d'amélioration continue vers des processus plus légers et une meilleure gestion des risques.
- Communiquer clairement les avantages
Les cadres devraient impliquer les collaborateurs suffisamment tôt dans le processus de changement. Ils devraient informer leurs équipes des avantages, des procédures et des étapes du changement, ainsi que des raisons pour lesquelles la sécurité de l'information et la cybersécurité sont les plus importantes dans l'entreprise et pourquoi la mise en œuvre de diverses directives est une priorité absolue. Les collaborateurs qui connaissent les avantages pour l'entreprise et pour leur propre mode de travail sont plus motivés pour participer au changement. De plus, ils se sentent impliqués dans le changement culturel, valorisés dans leur travail et soutenus par le nouveau logiciel.
La première étape consiste à documenter précisément tous les processus, puis à évaluer quels processus peuvent être automatisés et avec quelle efficacité. Elle fournit des informations complètes sur la manière dont les tâches sont exécutées, sur les rôles et les responsabilités impliqués et sur l'ensemble du flux de travail. Sur la base de ces informations, il est possible, dans un deuxième temps, de déterminer les possibilités d'amélioration, de rationaliser les processus et de réduire les risques en réduisant les écarts de procédure.
- Rester centré sur l'humain
Au cœur d'une gestion efficace des risques dans les entreprises se trouvent les personnes qui y travaillent et qui le restent, quel que soit le stade d'introduction et de changement du projet d'automatisation des processus. Grâce à des formations ciblées et à une culture d'échange ouverte, les entreprises peuvent donner à leurs collaborateurs les moyens d'identifier les risques potentiels à un stade précoce et d'agir de manière proactive. L'implication de tous les membres de l'équipe dans les processus de décision et la valorisation de leurs perspectives favorisent non seulement la confiance, mais aussi la capacité d'innovation de l'entreprise. Un personnel fort, informé et engagé constitue donc l'épine dorsale d'une gestion des risques réussie, capable de réagir aux défis de manière flexible et résistante.
- Introduire la technologie dans les secteurs fortement réglementés
Les entreprises actives dans des secteurs fortement réglementés, tels que les services financiers, les soins de santé ou le service public, hésitent généralement à adopter de nouvelles technologies. Pourtant, les avantages potentiels de l'automatisation des processus peuvent y être encore plus importants que dans d'autres secteurs d'activité. L'automatisation des processus est particulièrement avantageuse dans ce domaine, car elle aide à satisfaire aux exigences de conformité, à garantir l'intégrité et la sécurité des données, à minimiser les erreurs, à accroître l'efficacité, à améliorer la transparence et la traçabilité et à augmenter la capacité d'adaptation aux changements réglementaires.
Ces avantages contribuent à réduire les risques commerciaux ainsi que le temps et les efforts normalement associés à l'adaptation des processus manuels aux nouvelles exigences réglementaires, et permettent de réaliser des économies et d'améliorer l'utilisation des ressources en réduisant considérablement les tâches redondantes ou manuelles.
- Éviter les risques involontaires
Bien utilisée, l'automatisation des processus réduit considérablement les risques commerciaux. En revanche, mal utilisée, l'automatisation des processus peut parfois entraîner involontairement des risques sous la forme d'atteintes à la protection des données, de préoccupations relatives à la protection des données et de non-conformité. Il est donc essentiel que les entreprises mettent en place des mécanismes de gouvernance et des pratiques d'hygiène des données afin d'identifier et d'évaluer les risques, de mettre en œuvre des contrôles d'atténuation des risques et de garantir la conformité aux normes et réglementations du secteur.
L'automatisation des étapes de processus complexes et sujettes aux erreurs permet de s'assurer qu'elles sont exécutées correctement à chaque fois. Cela réduit le risque d'erreurs humaines et de conséquences coûteuses ou de dommages à l'image. Une surveillance automatisée aide à effectuer des contrôles réguliers et des adaptations, par exemple aux nouvelles directives comme la NIS2, ainsi qu'à mettre en œuvre rapidement des améliorations si nécessaire.
Source et plus d'informations sur la plateforme de processus Nintex : https://www.nintex.de/prozessplattform/
