Automatisation des factures : relever cinq défis

Données sectorielles plus de deux tiers des entreprises enregistrent des erreurs sur plus d'un pour cent du volume total des factures et 20 à 30 pour cent de toutes les factures doivent être traitées manuellement. Il est donc crucial d'améliorer ce processus sujet aux erreurs. L'automatisation de la gestion des factures offre une solution simple et à l'épreuve du temps. Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle et de la technologie cloud, les entreprises peuvent optimiser leur processus et soulager leur service financier. Les collaborateurs ont alors plus de temps à consacrer à des tâches plus stratégiques. Mais à quels défis les départements financiers sont-ils confrontés dans la gestion des factures ? Quand un logiciel d'automatisation peut-il les aider ?

Défi n° 1 : factures papier et processus manuels

Selon le site américain Institut de finance et de gestion IOFM l'entreprise moyenne reçoit toujours 63% de ses factures sur papier. Cette dépendance à l'égard des factures papier nuit considérablement à l'efficacité du traitement des factures, puisque plus de la moitié des entreprises traitent manuellement plus de 75 % de leurs factures papier. Il en résulte une saisie des données coûteuse et sujette aux erreurs, des retards de paiement, des remises manquées, des risques en matière de conformité et de sécurité, des coûts élevés de stockage et de récupération, des retards dans le téléchargement des factures approuvées vers les systèmes en aval et des demandes de renseignements auprès des fournisseurs qui prennent beaucoup de temps.

Les collaborateurs doivent saisir et comparer manuellement les informations relatives aux commandes, aux factures et aux paiements, ce qui rend le processus fastidieux et chronophage. La comparaison des éléments de facturation avec les données d'un système de commande et l'approbation manuelle des factures posent problème à 28 % des employés du service des comptes fournisseurs. 17 % considèrent la saisie des données de facturation comme le principal défi, tandis que 15 % citent le codage des factures comme préoccupation majeure. De plus, 20 % des entreprises ont des difficultés à obtenir des documents de livraison pour le rapprochement. Un pourcentage équivalent se heurte au traitement des factures en double lors du traitement des factures papier, selon l'enquête de l'IOFM.

Solution : Les solutions modernes de cloud computing permettent d'automatiser entièrement les processus de gestion des dépenses, y compris le traitement des factures. Les factures papier sont scannées ou téléchargées sur les plateformes correspondantes. Cela garantit que la plupart des champs (numéro de facture, date, date d'échéance, numéro de commande, devise ou nom du fournisseur) sont extraits automatiquement. Si la solution dispose d'une technologie d'intelligence artificielle, les données saisies sont affectées de manière autonome aux catégories comptables souhaitées, les différents documents sont comparés entre eux et transférés dans les délais. Pour ce faire, la solution doit être reliée de manière transparente à l'environnement système existant, y compris les systèmes ERP. Cela permet non seulement de réduire le temps consacré au traitement des factures, mais aussi de garantir des écritures comptables correctes et de grande qualité, car le risque d'erreur humaine est fortement réduit.

Défi n° 2 : données imprécises ou incomplètes

Un autre défi dans la gestion des factures est le traitement de données inexactes ou incomplètes. Cela est dû à la saisie manuelle des données, sujette aux erreurs, et à l'absence de processus standard pour la saisie des factures. Il en résulte des incohérences dans la saisie des données - en particulier lorsque des documents papier et des feuilles Excel accompagnent le processus.

Solution : La reconnaissance automatique du texte et l'extraction des données évitent les erreurs liées à la saisie manuelle des données. Si la solution dispose d'une technologie d'intelligence artificielle, celle-ci peut valider les données de facturation lues, les comparer aux commandes des fournisseurs et automatiser le codage des postes individuels - y compris les catégories, les objets de coûts et la TVA. Si des erreurs apparaissent (par exemple des factures en double ou des données qui semblent frauduleuses ou qui ne correspondent pas aux données ERP), la plateforme envoie des alertes à des rôles d'utilisateurs prédéfinis. Elle s'assure ainsi que les cas aberrants sont vérifiés individuellement. Cela permet d'éviter les infractions aux directives et les doubles paiements, et de réduire au minimum les interventions manuelles.

Défi n° 3 : des workflows d'approbation complexes

Souvent, le processus d'approbation dans la comptabilité fournisseurs est complexe et manque de clarté et de cohérence. Cela peut être dû à des différences dans la structure organisationnelle - par exemple, dans les organisations mondiales où chaque unité utilise un système comptable différent, un processus indépendant ou des solutions logicielles différentes. En outre, l'utilisation de processus commerciaux basés sur le papier peut compliquer davantage les workflows d'approbation et entraîner des retards et des erreurs.

Les conséquences de la complexité des workflows d'approbation comprennent des temps de traitement plus longs, des coûts plus élevés dus aux interventions manuelles, des problèmes potentiels de conformité et des difficultés de suivi des factures. Les factures nécessitant plusieurs niveaux d'approbation sont parfois perdues entre les systèmes, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des escomptes manqués pour les paiements anticipés.

Solution : Une solution automatisée permet d'utiliser différents flux d'approbation pour différentes entités ou différents types de factures, par exemple des approbations basées sur les fournisseurs, des approbations de payeurs ou des approbations définies par l'utilisateur. Les flux de travail basés sur les fournisseurs attribuent une approbation fournisseur standard lors de la soumission. Dans ce cas, la facture peut être automatiquement transmise pour vérification.

Une autre option consiste à mettre en place des workflows pour les supérieurs hiérarchiques avec approbation automatique. Dans ce cas, toutes les factures sont automatiquement approuvées si elles sont inférieures à un certain seuil. Les flux de travail basés sur les coûts peuvent également être automatisés. Dans les cas plus complexes, il est possible d'utiliser un mélange de flux d'approbation, par exemple des flux d'approbation basés sur les supports de coûts avec des flux automatisés basés sur les fournisseurs.

Un logiciel approprié permet en outre de définir les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante impliquée dans le processus d'approbation. Cela réduit le risque d'approbations doubles ou contradictoires.

Défi n° 4 : manque de standardisation

Un autre obstacle majeur se dresse sur la route de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs : le manque de standardisation du format et du contenu des factures. Les fournisseurs utilisent parfois des méthodes de facturation différentes, par exemple un mélange de traitement manuel des factures et de facturation électronique. A cela s'ajoute parfois un logiciel de traitement des factures différent pour chaque entreprise. Il en résulte facilement un manque de cohérence des données, ce qui rend difficile l'extraction et le traitement automatiques des informations requises.

L'absence de standardisation dans les flux de travail du traitement des factures augmente le risque d'erreurs et de retards qui peuvent se répercuter sur l'ensemble du cycle jusqu'au paiement.

Solution : L'introduction d'une solution AP (AP signifie Accounts Payable, en français : comptabilité fournisseurs) entraîne des formats de données uniformes et une réduction du nombre de solutions logicielles reliées entre elles de manière transparente. Grâce à elle, les entreprises sont non seulement en mesure de lire n'importe quel format de facture, mais aussi de recevoir des factures via différents canaux, comme le courrier électronique, Peppol ou les portails fournisseurs. Les données sont traitées directement dans la solution AP et transmises au système ERP connecté. D'autres technologies ou outils tels que les scanners de documents ou les solutions de flux de travail deviennent alors superflus. De cette manière, on obtient une véritable transparence et un contrôle de bout en bout. Les silos de données disparaissent également, ce qui permet d'analyser les dépenses en temps réel et de faire des prévisions plus précises.

Défi n° 5 : manque de visibilité sur les flux de trésorerie

Les cadres supérieurs des finances accordent une grande importance à l'analyse des flux de trésorerie. Cependant, de nombreuses entreprises ont des difficultés à prévoir avec précision leurs flux de trésorerie à moyen terme. Selon KPMG, seules 23 % des entreprises se situent dans les cinq pour cent de leurs prévisions, l'imprécision des données étant un problème majeur pour les dirigeants et les directeurs financiers. De plus, 34 % des entreprises n'ont aucune visibilité sur les données de facturation et de paiement. Dans un environnement de traitement des factures basé sur le papier, les départements financiers manquent d'une vision globale du flux de travail, ce qui rend difficile l'amélioration du fonds de roulement.

Une gestion inefficace de l'argent peut avoir des répercussions négatives sur l'ensemble de l'entreprise, y compris des coûts de crédit plus élevés et l'incapacité d'investir dans la croissance. C'est pourquoi 58 % des entreprises indiquent avoir besoin d'un aperçu en temps réel des données financières de la comptabilité fournisseurs. Or, dans un environnement papier, des données importantes passent à la trappe et des informations obsolètes sont parfois intégrées.

Solution : Un système AP évite les retards de paiement grâce à l'automatisation et à l'intégration de bout en bout. Dans un processus manuel, il est courant que les dettes restent bloquées à la réception des factures, ce qui entraîne des retards de paiement des factures des fournisseurs.

Un logiciel d'automatisation facilite la mise en œuvre d'approbations automatiques pour certains fournisseurs, ce qui permet au service des comptes fournisseurs d'avoir un aperçu en temps réel des paiements en attente et des délais de paiement. Grâce au module d'analyse, l'équipe financière peut déterminer les délais de traitement pour chaque fournisseur en moins d'une minute. En outre, ils reçoivent des notifications en temps réel afin d'identifier et de résoudre facilement les goulots d'étranglement. Les factures arrivent automatiquement chez les personnes compétentes afin de réduire le temps de traitement.

En outre, le logiciel améliore la transparence des dépenses et permet aux entreprises de prendre des décisions sur la base de données en temps réel. Il surveille le flux de trésorerie, suit l'état des paiements et renforce les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements précis et en temps voulu.

Auteur :
Lars Mangelsdorf est cofondateur de Yokoy et dirige l'équipe allemande basée à Munich. La fintech suisse est un fournisseur d'une plateforme de gestion des dépenses pilotée par l'IA pour les moyennes et grandes entreprises.