Exploiter les potentiels d'économie cachés dans l'entreprise

Tous les coûts liés aux processus de l'entreprise et qui peuvent leur être imputés peuvent être comptabilisés comme coûts de processus. Voilà pour la théorie de la gestion d'entreprise. Mais dans la pratique, les coûts de processus restent souvent ignorés dans les entreprises. Or, il vaut la peine d'analyser les coûts de processus, surtout pour l'achat de pièces C, car ils dépassent souvent nettement la valeur des articles et des marchandises nécessaires pour la journée. Une comparaison des coûts de processus lors d'un processus d'approvisionnement classique par rapport à celui effectué à l'aide d'une plateforme d'approvisionnement montre le contraste drastique.

Le piège des coûts du processus d'achat classique

Les pièces C n'ont généralement qu'une faible valeur marchande, mais elles sont essentielles aux processus opérationnels. Leur approvisionnement entraîne souvent des coûts de processus extrêmement élevés. En effet, dans de nombreuses entreprises, le processus d'approvisionnement se déroule encore de manière traditionnelle avec de nombreuses tâches manuelles. Un exemple tiré de la pratique de l'entreprise illustre la charge de travail :

Un tourneur a un besoin urgent de vis à tête carrée. Il fait une recherche rapide dans le catalogue (imprimé ou en ligne). Mais avant de passer commande, il doit créer une demande d'achat (BANF) dans SAP. Cela prend environ 15 minutes de travail au tourneur. Malheureusement, les vis à tête carrée sont plus chères que d'habitude, en raison de problèmes de livraison actuels. Le supérieur du tourneur doit donc vérifier et approuver l'achat. Pour cela, il faut compter au moins cinq minutes de travail. Le contrôle de gestion vérifie maintenant si toutes les données (par exemple l'imputation) sont correctes avant de déclencher le besoin dans SAP, ce qui prend également cinq minutes. La demande d'achat est alors transformée en commande et le service des achats vérifie le prix et la date de livraison. De plus, le service des achats demande au fournisseur la disponibilité et la date de livraison. Ces étapes prennent au moins 30 à 45 minutes, parfois plus si le fournisseur n'est pas directement disponible ou s'il ne répond pas rapidement.

Le fournisseur doit maintenant envoyer une confirmation de commande. S'il ne le fait pas, le service des achats lui envoie un rappel, ce qui fait perdre cinq à dix minutes supplémentaires à l'horloge. Quelques jours plus tard, la marchandise arrive. La réception des marchandises vérifie si les bonnes vis ont été livrées dans la quantité commandée. La réception de la marchandise est enregistrée dans SAP et le tourneur confirme que ses vis sont bien arrivées. Ces opérations nécessitent environ 15 minutes de travail. En dernier lieu, la comptabilité financière vérifie la facture et la comptabilise. Pour la validation, il est possible que des désaccords concernant le prix et d'autres facteurs doivent être clarifiés, ce qui demande au moins 10 à 15 minutes de travail.

Au total, le temps de traitement de toutes les étapes du processus s'élève donc à environ 105 minutes - soit 1 h 45 min par commande, ce qui est effrayant ! Si l'on multiplie ce chiffre par le taux horaire interne, on obtient des sommes folles en frais de processus. Ces coûts exemplaires sont susceptibles d'être revus à la hausse, en fonction de la marchandise et de la charge de travail.

Une plate-forme d'achat pour faire des économies

Si l'on compare directement les coûts supportés par les entreprises utilisant une plateforme d'approvisionnement, on obtient l'image suivante : le tourneur demandeur trouve rapidement les vis à tête carrée appropriées dans le catalogue en ligne de la plateforme d'approvisionnement au moyen d'un mot-clé et les place dans le panier. Celui-ci, ainsi que les données d'imputation, sont directement transférés dans l'ERP. Une BANF y est générée automatiquement. L'ensemble du processus prend moins de cinq minutes. Les vis à tête carrée sont plus chères que d'habitude en raison des problèmes de livraison actuels. C'est pourquoi le supérieur doit vérifier et approuver l'achat, ce qui prend certainement cinq minutes. Mais comme les données d'imputation ont été transférées automatiquement dans le système, le contrôle de gestion n'a plus besoin de les vérifier. La demande d'achat est automatiquement transformée en commande par le système - toutes les données importantes à cet effet ont déjà été transférées depuis le catalogue en ligne. Le service des achats ne vérifie plus que la date de livraison de la confirmation de commande, ce qui ne lui prend que cinq minutes de travail. La marchandise arrive quelques jours plus tard. La réception des marchandises est contrôlée dans SAP. Le tourneur est informé que ses vis sont arrivées. Nous estimons le temps de travail à 15 minutes. La facture est vérifiée de manière automatisée dans l'ERP. Cela est possible parce que les prix et les conditions ont été directement transférés du catalogue en ligne dans le système. La comptabilité financière est ainsi déchargée de la vérification.

Grâce au processus automatisé, le temps total de traitement de toutes ces étapes de commande est d'environ 30 minutes. Cela signifie que les entreprises qui travaillent avec une plateforme d'achat peuvent économiser environ 70% de temps et de coûts de processus.

Identifier et exploiter le potentiel d'optimisation des coûts

L'exemple de calcul montre clairement qu'il vaut la peine d'examiner de près les processus d'approvisionnement internes et de les réévaluer. L'utilisation d'une plateforme d'achat peut s'avérer très avantageuse, et pas seulement en termes de réduction des coûts.

Afin de rendre l'approvisionnement agile et de le maintenir aussi léger et rentable que possible dans les services qui passent les commandes, les entreprises utilisent aujourd'hui des plateformes d'e-procurement. Une solution judicieusement mise en œuvre permet de réaliser des économies sur l'ensemble du processus d'achat :

• Demande de besoinLes demandeurs doivent pouvoir commander leurs marchandises rapidement, de manière autonome et auprès de partenaires système sélectionnés. Les processus manuels et fastidieux - encore souvent basés sur le papier en 2022 - sont un énorme facteur de coûts dans l'approvisionnement.
• Traitement des commandes et gestion des donnéesUn traitement numérique des commandes est la base de nombreuses optimisations dans l'approvisionnement. Moins il y a d'interfaces à gérer avec les fournisseurs, plus les dépenses récurrentes liées aux commandes numériques sont faibles. La synchronisation des données de commande dans la solution d'eProcurement et dans l'ERP est encore plus importante que la simple numérisation du processus de commande. En effet, ce n'est que lorsque les données sont identiques que les données de commande de l'ERP peuvent être utilisées de manière judicieuse pour les décisions stratégiques ainsi que pour des applications et des processus plus avancés, comme par exemple Spend Analytics ou Category Management.
• LogistiqueLa réception des marchandises et l'ensemble de l'intralogistique profitent des données disponibles électroniquement : Le donneur d'ordre peut être déterminé rapidement, y compris la destination où les marchandises doivent être transportées. La saisie de nouveaux stocks de marchandises dans la gestion de l'entrepôt entraîne également moins de travail dans l'environnement numérique en réseau. Des distributeurs automatiques de marchandises ou des scanners peuvent par exemple être utilisés à cet effet.
• Comptabilité: le contrôle et la validation des factures ainsi que le traitement des paiements doivent être effectués en référence à la commande afin de minimiser les recherches et les investigations dans la comptabilité

Valoriser et fidéliser le personnel qualifié

De nombreux facteurs favorisent actuellement la pénurie de main-d'œuvre qualifiée. Il s'agit notamment de l'évolution démographique, du départ à la retraite imminent de la génération des boomers, des exigences croissantes en matière d'emploi, de l'augmentation du nombre d'étudiants et de la diminution du nombre de personnes formées et de bien d'autres aspects. La main-d'œuvre qualifiée garantit non seulement l'innovation et la croissance, mais aussi la prospérité et la qualité de vie, ce qui la rend indispensable, et pas seulement pour l'économie. Il est donc important que les PME réagissent et se présentent comme des employeurs attrayants afin de trouver et de conserver des professionnels. Des conditions de travail prometteuses ne comprennent pas seulement des horaires de travail flexibles ou des possibilités de formation continue, mais aussi des processus de travail intelligents et numériques. Outre la réduction des coûts, cela se traduit par des processus plus fluides et des professionnels plus satisfaits.

En ces temps de pénurie de personnel qualifié, une plateforme d'achat peut donc contribuer de manière décisive à simplifier les processus et à réduire les temps de traitement. Les collaborateurs des différents départements peuvent se consacrer de manière plus ciblée à leur activité principale, car de nombreux processus redondants et épuisants pour les nerfs sont éliminés. Les entreprises bénéficient ainsi non seulement de coûts réduits et d'un approvisionnement globalement plus dynamique, mais aussi de collaborateurs plus satisfaits, car leur temps de travail et leurs compétences professionnelles sont beaucoup plus valorisés.

Auteur :

Michael Petri est responsable depuis 2021, avec Sebastian Wiese, des activités opérationnelles de système simple et dirige, en tant que Chief Commercial Officer (CCO), la Business Unit Commercial de la plateforme d'approvisionnement indirect du même nom. Sous la direction de Petri, simple system doit devenir la première plateforme d'approvisionnement B2B d'Europe.