Gestion de la conformité dans le domaine des ressources humaines : cinq stratégies clés

La nationalité joue un rôle de moins en moins important dans la recherche de collaborateurs compétents. Le personnel s'internationalise de plus en plus et travaille sur différents sites et dans différents pays. Pour les responsables des ressources humaines des entreprises actives à l'échelle internationale, il en résulte un certain nombre de défis. Les dispositions en matière de conformité dans le domaine des RH et de la gestion de la main-d'œuvre diffèrent souvent sensiblement d'un endroit à l'autre et peuvent également changer à différents moments. Le respect de ces exigences dépend de la capacité d'une organisation à réagir rapidement aux modifications des lois et réglementations existantes - ou même à les anticiper - afin de mettre en œuvre les mesures et adaptations appropriées. Cinq points de départ stratégiques peuvent aider à maîtriser la gestion de la conformité dans le domaine des ressources humaines. 

Base de la gestion de la conformité dans le domaine des ressources humaines : un système efficace de gestion des données

La base du respect des exigences de conformité au niveau international est la collecte de données précises. Pour organiser efficacement les données du personnel et identifier les lacunes dans vos dossiers, il est recommandé de classer les données dans les catégories suivantes :

• Données de base du personnel : Informations générales sur les employés concernant l'âge, le salaire de base, le lieu de résidence, la formation et les performances
• Informations sur les éléments de rémunération : Enregistrements des bonus, des prestations et des allocations
• Documents : Documents signés tels que les accords contractuels et autres documents juridiquement contraignants
• Données de gestion du personnel : Informations sur les horaires, la présence et les absences

Le Stockage des données est un autre point clé pour l'intégrité des données. Dans les entreprises internationales, le stockage manuel des données sensibles des collaborateurs sur plusieurs sites est trop peu sûr. C'est un problème auquel de nombreuses organisations sont confrontées. Sans parler du fait que ce type de système de stockage rend souvent presque impossible la consultation en temps réel des informations sur les employés. La technologie moderne du cloud - par exemple dans le cadre d'un LMS ou d'un système de gestion des effectifs - peut améliorer la sécurité des données et permettre des processus plus efficaces. Si le système fournit une piste d'audit des modifications des données, il est possible de retracer les interventions dans les données de manière sûre. Idéalement, un tel système devrait offrir des fonctions configurables qui peuvent être adaptées aux processus d'une entreprise. Il est ainsi possible de mettre en place un système de gestion des données sûr et commun à tous les sites, auquel tous les responsables peuvent accéder.

Mettre en place un processus de workflow stable

La mise en place d'un flux de travail efficace permet de consolider les obligations nationales et internationales en matière de conformité et de rationaliser le travail sur chaque site. Les avantages qui en découlent comprennent

• Amélioration de la coordination et de la communication entre les filiales et le support local dans chaque pays
• des rôles et des responsabilités clairement définis, qui aident tous les membres de l'équipe à savoir qui est responsable de quelles tâches
• Veiller à ce que le travail entre les équipes mondiales soit cohérent et garde le cap
• Réduction des inefficacités opérationnelles, des incohérences et des problèmes de qualité

Lorsque les équipes du monde entier ont une vision claire de l'état de la conformité de l'entreprise, elles peuvent mieux gérer les données et garantir leur intégrité.

développer la compréhension des lois et des règlements de chaque pays

Les entreprises attendent des organisations étrangères qu'elles respectent leurs lois et réglementations. Chaque marché présente des défis différents. Une première étape essentielle pour naviguer dans ces eaux consiste à comprendre les réglementations locales.

Pour ce faire, dressez d'abord une liste des lois nationales auxquelles votre organisation se conforme, puis identifiez les lois correspondantes sur vos marchés étrangers. Identifiez les directives qui n'existent que sur ces marchés. En cas de doute, la collaboration avec un expert local est un bon moyen de s'assurer que vous avez recensé toutes les lois et réglementations qui s'appliquent à l'activité dans ce pays.

Pour garantir la conformité à toutes les directives dans le monde entier, vous devez comprendre le domaine dans lequel votre entreprise opère. Cela signifie que vous devez être attentif aux lois et aux cultures locales afin de garantir une compréhension approfondie des directives existantes et de mettre en place des stratégies pour impliquer vos collaborateurs dans le processus. Cela implique également de garder un œil sur les événements actuels et de les évaluer en fonction de l'implication de votre entreprise.

Adapter la formation à la conformité au niveau local pour cibler les employés

La gestion des employés au niveau mondial requiert une expertise au niveau local. Lorsqu'il s'agit de mettre en place une formation à la conformité, c'est le moyen le plus sûr d'obtenir l'approbation ou une réelle participation des employés. Les organisations devraient donc mettre en place des programmes adaptés à la culture locale, aux marchés du travail locaux et aux besoins des unités commerciales locales.

Les systèmes modernes tels que les systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS) ou une nouvelle génération de plateformes d'expérience de gestion de l'apprentissage (LMXP) aident à répondre efficacement aux défis de la formation. La systématisation et l'automatisation de différents aspects de la formation permettent d'établir des normes globales et de créer une plate-forme centrale pour la mise en œuvre des programmes.

Chemins d'apprentissage pour une meilleure adoption des formations et une évaluation plus efficace

Le développement d'une solution technique n'est qu'une partie du puzzle de la formation du personnel et de la conformité. Si le processus est entièrement automatisé, les employés ne se sentent souvent pas personnellement concernés et sont moins motivés. L'individualisation renforce et donne le sentiment que leurs besoins sont pris en compte dans leur propre environnement. C'est pourquoi il est important de se familiariser avec les marchés locaux, les cultures et les besoins des collaborateurs pour élaborer des programmes de formation globaux qui soient bien acceptés et suscitent un réel engagement. Avec une solution LMS appropriée, il est possible de créer des parcours d'apprentissage spécialisés afin de proposer aux collaborateurs des formations et des contenus adaptés à leurs fonctions et à leurs lieux de travail.

Même lorsqu'il s'agit de suivre l'achèvement d'une formation, ces parcours d'apprentissage offrent une bonne possibilité d'évaluer le succès de la formation, car les participants et les formateurs reçoivent un instantané clair des performances. Au lieu de devoir combiner et analyser manuellement les données de plusieurs rapports, les outils intégrés dans le parcours de formation agrègent automatiquement les données de toutes les formations dans un seul rapport. Cela rend l'évaluation des formations des collaborateurs beaucoup plus efficace.

Source et informations supplémentaires sur les thèmes de la gestion de la conformité dans le domaine des ressources humaines, entre autres : https://de.sumtotalsystems.com