Contrôler conformément à la loi : Pour réussir un audit à distance

Depuis longtemps, il est évident que pour un Audit au moins une grande partie des tâches de contrôle conformes à la législation peuvent être effectuées à distance. Il va de soi que la présence personnelle des auditeurs est nécessaire pour certains contrôles dans le cadre de la certification. Néanmoins, la forme d'audit hybride permet d'économiser du temps et de l'argent - pour toutes les parties concernées. C'est un gain important dont personne ne voudrait plus se passer. Pour qu'un tel audit aboutisse à une certification juridiquement sûre, il faut toutefois que les paramètres cadres soient corrects.

Les grandes entreprises et les groupes ont vite compris le potentiel des audits réalisés au moins en partie par vidéo, car ils sont régulièrement contrôlés par plusieurs spécialistes. Un audit hybride peut déjà améliorer considérablement l'efficacité lorsqu'un ou deux auditeurs se trouvent sur place chez le client et que d'autres collaborateurs suivent l'audit virtuellement et examinent les documents pendant ce temps. Les entreprises doivent être conscientes du fait qu'un audit classique ne doit pas se dérouler un à un via la vidéo et respecter certaines conditions-cadres pour une réalisation réussie.

Impression professionnelle via la vidéo

La base d'un audit à distance est tout d'abord un ordinateur ou un portable avec accès à Internet ainsi que l'utilisation d'une plate-forme vidéo (par exemple WebEx ou Microsoft Teams). Bien qu'il s'agisse de faits concrets lors d'un audit, ceux-ci constituent, avec d'autres impressions, une image globale de l'entreprise. Pour cela, il est important de disposer d'une bonne caméra, de conditions d'éclairage appropriées et d'un son de qualité. Les participants devraient réfléchir au préalable au cadrage de l'image, à l'arrière-plan et à un casque de haute qualité. En effet, ces facteurs déterminent dans une large mesure l'impression que l'autre personne aura par vidéo. Tant l'infrastructure technique que la compétence dans l'utilisation des outils utilisés sont des conditions préalables au travail virtuel et aux audits à distance : Tous les participants doivent être à l'aise avec la technique afin de ne pas être distraits de leur tâche principale.

Du temps pour les relations humaines

Lors d'un rendez-vous personnel, les auditeurs font d'abord la connaissance de la zone d'accueil d'une entreprise et des premiers collaborateurs - automatiquement. C'est là qu'ils se font une idée personnelle des personnes, des bâtiments, de l'infrastructure et de la culture d'entreprise. Cette approche fait défaut lors d'un audit à distance. Il ne faut cependant pas oublier le travail relationnel entre les personnes et, au lieu de cela, prévoir délibérément du temps pour une brève introduction et faire connaissance avant de passer au niveau technique et factuel. La désignation d'un modérateur ou d'une modératrice au début a fait ses preuves. Cela permet de prévoir plusieurs petites pauses et de structurer le rendez-vous pour tous les participants.

Poser les bonnes questions est une tâche centrale des auditeurs. C'est souvent dans le domaine non verbal que l'on peut voir où il vaut la peine d'insister. Les comportements inconscients jouent ici un rôle important et ne peuvent souvent pas être identifiés par vidéo, en raison de la perspective. Une bonne concertation préalable entre tous les participants est donc d'autant plus décisive : que souhaite-t-on les uns des autres pour que l'audit soit un succès ? Faut-il également visiter les locaux de l'entreprise ou impliquer d'autres collaborateurs dans l'entretien ? Une bonne préparation permet de clarifier et d'organiser les exigences à temps.

Documentation numérique et collaboration

Pour un audit à distance, les fichiers, processus, procédures et documentations à certifier doivent être disponibles sous forme numérique. Les entreprises ont en outre besoin d'un outil collaboratif pour mettre ces données à disposition et les traiter simultanément. Pour un réel gain de temps, les applications ont besoin de fonctionnalités qui soutiennent efficacement l'audit. La condition préalable à un audit à distance est l'utilisation d'un logiciel de gestion soutenant les processus. Les solutions logicielles que les entreprises à certifier utilisent en permanence pour la gestion de la qualité apportent ici une contribution essentielle. Lors d'un audit à distance, toutes les personnes concernées trouvent ici les documents pertinents pour l'audit.

Les entreprises ont tout intérêt à miser sur une application qui répond aux exigences d'un système de gestion intégré tout en prenant en charge les domaines de la documentation GQ et de la mise en place et du développement d'un système de gestion de la qualité (SGQ). Au préalable, les organisations peuvent accorder aux auditeurs un accès temporaire pour une première orientation. Cela permet de gagner du temps lors des entretiens ultérieurs et de travailler de manière synchrone ou asynchrone. Une fonction d'audit permet de contrôler le manuel à l'aide d'un catalogue de critères et de documenter les constatations. En cas d'écart, une mesure de correction est immédiatement définie et enregistrée dans le système - cela vaut également pour les remarques des auditeurs. Les solutions modernes, telles qu'orgavision, se chargent en outre de l'attribution documentée des tâches en aval aux bonnes personnes. Avec le logiciel adéquat, les entreprises parviennent à une préparation conforme à la certification en reprenant et en important des catalogues d'exigences déjà existants. La liaison numérique des documents pertinents a également fait ses preuves. Un système de gestion de la qualité marque également des points en matière de traçabilité : les auditeurs peuvent facilement voir comment l'organisation a évolué depuis le dernier audit, car il montre, outre la documentation actuelle, qui a travaillé sur quoi et quand. Les commentaires et la gestion des événements permettent également de répondre facilement à l'exigence de la norme DIN EN ISO 9001 et d'autres normes de gestion, à savoir documenter le processus d'amélioration continue (PAC).

Auteur :
Johannes Woithon est le directeur général d'orgavision GmbH, dont le siège est à Berlin. www.orgavision.de