Loin du tigre de papier

rau Ruprecht, quelles ont été les raisons de la restructuration du système de gestion ?

La croissance de l'entreprise au fil des ans, les changements dans l'organisation et les processus ainsi que les nouvelles nominations à des postes de direction, par exemple le responsable de la gestion de la qualité, sont autant d'éléments qui ont permis de poursuivre le développement.

Comment la croissance de l'entreprise a-t-elle influencé les exigences du système de management ?

Les structures plus complexes, avec plusieurs sites et de nouveaux processus, ont conduit à ce que la routine quotidienne change de plus en plus par rapport à l'ancien système.

Des structures de plus en plus complexes

et presque plus personne ne s'y identifie. En outre, l'intégration des nouvelles succursales d'Yverdon et de Sierre, qui ont été ajoutées en 2010, a entraîné de nouveaux défis : elles devaient également faire partie du système et donc être certifiées. Un système de gestion bilingue est donc devenu une nécessité.

Comment Bardusch a-t-il réagi à cette prise de conscience ?

Nous nous sommes posé la question fondamentale suivante : "En tant que société de services, avons-nous vraiment besoin d'un système de gestion ?" Au cours d'une réunion de gestion, nous avons convenu à l'unanimité d'un système de gestion. Cependant, les conditions générales pour tous étaient claires : il devait s'agir d'un "système de gestion vital", léger, pragmatique, facile à comprendre et applicable par tous.

Quelles étaient les exigences spécifiques auxquelles votre système de gestion contemporain et vital devait répondre ?

Ce système, bilingue dans son ensemble, permet de cartographier la vie quotidienne. La maintenance des processus et des documents est simple et une fonction de recherche permet de retrouver les documents. En outre, la représentation du processus tient compte des besoins des différentes fonctions de l'entreprise et reflète le cycle PDCA. Le processus d'amélioration continue est facile à gérer et à documenter. Le champ d'application du système de gestion est basé sur le principe central : autant que nécessaire - aussi peu que possible.

Comment avez-vous procédé pour mettre en œuvre ces objectifs ?

La première question était de savoir quel logiciel nous allions utiliser pour cartographier le système de gestion. Nous avons évalué plusieurs solutions logicielles et avons finalement opté pour IMS PREMIUM.

Pourquoi avez-vous choisi IMS PREMIUM ?

La plupart des solutions logicielles sont limitées à la gestion des processus et des documents. IMS PREMIUM nous a offert la possibilité supplémentaire de représenter l'organisation de l'entreprise, de gérer le processus d'amélioration continue et de cartographier les risques. La raison la plus importante, cependant, était qu'IMS PREMIUM est un logiciel pragmatique, facile à comprendre et à utiliser, et qu'il constitue donc la base idéale pour la mise en œuvre d'un système de gestion axé sur la pratique. Nous avons adopté une approche descendante classique, c'est-à-dire que nous avons commencé par réviser la déclaration de mission et, sur cette base, nous avons défini la carte des processus et l'organisation. Sur cette base, j'ai effectué une analyse des processus avec les propriétaires des processus respectifs. Ensemble, nous avons structuré pour chaque

Tirez ensemble

a redéfini la structure et défini le contenu du futur processus. Les nouveaux processus ont été élaborés lors d'ateliers avec les équipes chargées des processus, puis immédiatement transférés dans IMS PREMIUM. Ce faisant, nous avons naturellement suivi la structure du logiciel ; sa simplicité nous a été très utile. Une fois le contenu des documents révisé, ils ont reçu une nouvelle mise en page et ont également été transférés vers IMS PREMIUM. Après avoir créé les bases et les spécifications, nous avons également construit les modules d'organisation et de CIP "en cours de route". Enfin, nous avons traduit en français les nouveaux contenus des processus et des documents suisses et les avons également intégrés.

... et tout cela en un peu plus d'un an.

Oui, le calendrier de développement et de mise en œuvre du nouveau système de gestion était ambitieux, mais nous avons réussi. En mai, nous avons obtenu la recertification du système de management en Suisse alémanique, et en septembre, Yverdon a été recertifié ainsi qu'Yverdon BCS et Sierre. La mise en œuvre réussie a été obtenue grâce à l'engagement de tous les employés impliqués. Toutefois, le large soutien dont a bénéficié le projet au sein de l'entreprise y a certainement aussi contribué. La direction générale s'est ralliée au projet dès le début et m'a soutenu partout où cela était nécessaire. Tant le nouveau système que IMS PREMIUM ont été très bien accueillis par toutes les personnes concernées.

Quel est le défi actuel après la mise en œuvre du système de gestion ?

Avec le nouveau système de gestion basé sur IMS PREMIUM, nous avons atteint les objectifs que nous nous étions fixés. Le groupe Bardusch a créé un système de gestion moderne, pragmatique et allégé. Mais bien sûr, nous aurions tort de nous reposer sur nos lauriers ; il est désormais plus important d'assurer le transfert vers la vie quotidienne. Les processus définis doivent maintenant être vécus et appliqués. Avec le module CIP, nous gérons désormais de manière centralisée notre processus d'amélioration ; ici, il est important de rester sur la balle de manière disciplinée et de la documenter. Nous sommes actuellement encore en phase de formation pour garantir une mise en œuvre réussie jusqu'à la base. Cependant, les premières expériences montrent que le nouveau système est activement utilisé.