Dix conseils

Vo de nombreuses entreprises envoient leurs propres employés ainsi que des contractants externes en Chine pour examiner minutieusement les fournisseurs potentiels qu'elles ciblent. Mais un tel audit peut rapidement devenir coûteux et inefficace. Au lieu d'un voyage d'affaires exotique et excitant, les employés sont souvent stressés et en colère après le voyage. Les conseils suivants peuvent vous aider.

1. plus de tampons dans la planification

Je pense qu'une planification horaire détaillée est indispensable. Chaque vol doit être réservé à l'avance et chaque voyage peut être bien pré-calculé grâce à Googlemaps. Les aéroports chinois sont généralement un peu plus grands que ce à quoi vous êtes habitué et le retard des heures de départ n'est pas une exception à cette règle. En raison de la mauvaise circulation aux heures de pointe et de la limitation de vitesse sur les autoroutes chinoises, vous êtes autorisé à rouler à 80km/h maximum, et à 40km/h en ville. La réunion commence généralement dix minutes plus tard et se termine généralement plus tôt que ce que vous aviez convenu au départ. Prévoyez environ 20 % de temps tampon, car vos amis chinois prévoient généralement moins de temps. Pour le déjeuner, vous devez prévoir une heure à une heure et demie, tandis que le dîner prendra au moins trois heures. Envoyez votre planification à votre partenaire commercial au préalable et laissez-le y participer afin de pouvoir évaluer si votre planification est réalisable en Chine.

2. le chemin vers l'audit

Ces dernières années, plus de 200 milliards de yuans ont été investis dans le projet de système de transport rapide en Chine. Dans la région du delta de la rivière des Perles autour de Hong Kong, du delta du Yangtze autour de Shanghai et de la région de Pékin, le réseau de trains express couvre presque tous les coins. Vous pouvez réserver vos billets en ligne sur www.12306.cn. Malheureusement, vous devrez demander l'aide de vos partenaires commerciaux pour réserver des billets, car le site web est en chinois. Vous pouvez retirer vous-même les billets de train auprès de l'agence ferroviaire chinoise dans les aéroports internationaux de Pékin et de Shanghai. Pour ce faire, vous devrez présenter le numéro de réservation et votre carte d'identité. Vous pouvez faire imprimer tous les billets pour vos séjours en Chine en une seule fois à votre arrivée. Prendre le train est très utile pour respecter vos horaires car c'est le moyen le plus rapide et le plus sûr.

3. Cadeau aux employés moins importants

Les petits cadeaux font le bonheur de tous les partenaires commerciaux chinois

Faire preuve de respect amical

Mais pensez aussi aux employés moins importants, comme ceux des ventes, de l'assistance aux cadres ou de l'assurance qualité. Avec un cadeau, vous montrez votre respect pour ces employés et ils seront plus enclins à travailler de manière proactive pour vous pendant l'audit. Ils obtiendront plus rapidement de bons logements, les voyages seront bien organisés et la coordination fonctionnera mieux. Si vous vous liez d'amitié avec ces personnes, elles vous aideront également à résoudre plus facilement et plus rapidement les problèmes organisationnels que vous n'aviez pas pris en compte auparavant. Le cadeau n'a pas besoin d'être ostentatoire. Les chocolats et les sucreries du supermarché, les cigarettes et les cigares du kiosque ou la musique et les souvenirs de la station-service sont les bienvenus. En cas de besoin, vous pouvez également acheter des cadeaux à l'aéroport. Un proverbe chinois dit : "Le cadeau peut être aussi abordable qu'une plume d'oie, mais le geste transmet un profond respect."

4. l'étiquette des affaires

Veuillez mettre un costume ou, si vous êtes une femme, une robe de ville, même si votre partenaire commercial vous reçoit en tenue civile de brigand. Le costume augmente l'estime et correspond également aux attentes des partenaires commerciaux chinois. Ils vous considèrent également comme un modèle à suivre

Il est important de se rappeler que l'audit ne se contente pas d'examiner de manière critique le système du partenaire chinois, mais qu'il rend également les problèmes de système transparents pour le fournisseur afin de trouver une solution ensemble. En d'autres termes, vous enseignez, et on attend de vous que vous enseigniez, à votre partenaire commercial comment améliorer le fonctionnement de son système. Vous pouvez cependant laisser de côté la cravate, car en Chine, elle est souvent trop habillée. En Chine, il est plus courant que le personnel de service des restaurants, les réceptionnistes des hôtels ou les courtiers d'assurance portent un costume avec une cravate. Une présentation attrayante de votre entreprise fait également partie de l'étiquette commerciale. L'histoire, la philosophie et la tradition de l'entreprise doivent être présentées. Mais présentez également à l'écran l'avenir positif, la vision et l'expérience industrielle de votre entreprise à l'aide d'histoires vivantes.

5. les pauses déjeuner

Votre hôte poli vous offrira peut-être un repas de trois plats et une bouteille de vin rouge français. Cependant, soyez très prudent avec la consommation d'alcool. Il est préférable de décliner poliment une telle invitation à l'avance et d'indiquer clairement que le déjeuner doit être simple et rapide. Par exemple, les commandes des chaînes de restauration rapide sont propres, rapides et sûres. Si l'usine du fournisseur est située loin à l'intérieur des terres, on peut également y trouver les snacks populaires que sont les nouilles frites et le riz. Profitez des pauses déjeuner pour mieux connaître votre homologue et discuter de sujets privés ou de vos expériences en Chine. Évitez de parler de politique. Aussi, ne vous plaignez pas de la Chine. Ces conversations décontractées et sans engagement vous donnent l'occasion d'obtenir des informations inattendues sur le fonctionnement de l'entreprise, le travail des employés, le salaire par tête, la formation des employés, les fournisseurs importants de votre homologue, les motivations du directeur général, etc.

6. dîner avec la direction

Les affaires en Chine fonctionnent mieux sur la base d'une bonne relation humaine, alors vous pouvez également vous attendre à un dîner harmonieux. Les invitations à dîner avec la direction sont un signe très positif que le fournisseur est réellement intéressé par une future coopération. En outre, vous apprenez à mieux connaître les directeurs généraux personnellement et leur philosophie.

L'entreprise valorise-t-elle la qualité ? Veut-elle réaliser de nouveaux investissements pour accroître sa productivité et ses niveaux de qualité ? Comment envisage-t-elle la coopération future avec votre entreprise, etc. Après avoir trinqué plusieurs fois avec les chefs d'entreprise, la conversation s'intensifiera, tant sur l'entreprise qu'en privé. Profitez de ces moments pour aborder les questions ouvertes et communiquer des demandes honnêtes. Pour sauver la face, le fournisseur sera probablement d'accord avec votre opinion et vous accommodera.

7. apporter une caméra vidéo

De bons enregistrements vidéo de la gestion de l'usine constituent la meilleure matière première pour le rapport d'audit et fournissent également des informations importantes pour le calcul ultérieur des coûts. Le déficit potentiel de qualité de l'usine peut être rendu transparent en analysant les enregistrements vidéo. L'analyse peut également être utilisée pour créer une analyse AMDE (Analyse des modes de défaillance et de leurs effets) ou "analyse d'impact" en abrégé, et pour conceptualiser des mesures préventives. La plupart des partenaires commerciaux n'interdisent pas ces enregistrements vidéo. Si aucun enregistrement n'est souhaité, vous pouvez argumenter en signant l'accord de non-divulgation (sans clause de pénalité) ou en vous référant aux règles d'audit de votre entreprise. Dans le meilleur des cas, enregistrez chaque étape du processus de production. De cette manière, documentez l'ensemble du processus de production ainsi que les interfaces (par exemple, le transport interne et le contrôle de l'assurance qualité ; la préparation des matériaux, etc.)

8. l'audit des sous-fournisseurs

Même si le fournisseur fait une bonne impression, vous devez absolument essayer de vérifier ses principaux fournisseurs et ses sous-fournisseurs. De nombreuses entreprises chinoises s'approvisionnent auprès de petits fournisseurs qu'elles connaissent. Il n'y a pratiquement aucune entreprise en Chine qui dispose d'un système dynamique de développement des fournisseurs. Toutefois, le déficit de qualité pourrait être préprogrammé avec un sous-fournisseur. La plupart des fabricants chinois s'approvisionnent auprès de sous-fournisseurs situés à proximité. La visite de ces sous-fournisseurs doit être spontanée, sinon un faux sous-fournisseur sera toujours introduit. Obtenez une explication sur la localisation des principaux fournisseurs. Utilisez ensuite le temps tampon prévu pour faire une visite surprise. Même s'il y a une contre-pression, insistez sur votre demande et référez-vous aux règles d'audit de votre direction. Toutefois, ne vous laissez pas décourager par une éventuelle première impression négative d'un sous-traitant, concentrez-vous plutôt sur la question de savoir si le processus de fabrication est conforme à vos exigences de qualité.

9. des processus vivants (meilleur contrôle de la qualité)

Au lieu d'examiner les documents d'AQ, examinez chaque étape du processus. Les documents d'AQ ont peut-être été rafraîchis avant votre arrivée, mais vous ne pouvez pas changer le processus de production et les habitudes des employés du jour au lendemain.

Les points suivants doivent être pris en compte : Comment organiser l'AQ ? Par le contrôle de la qualité en cours de fabrication (IPQC = inspection aléatoire de chaque étape de travail dans l'usine par l'équipe d'assurance qualité de l'usine) ou par l'auto-inspection de l'usine ? Dans le cadre de l'auto-inspection de l'usine, l'employé vérifie lui-même l'absence de défauts sur les pièces qu'il a produites et donne le feu vert pour le début de l'étape de travail suivante, conformément aux instructions de travail et de contrôle existantes. Les résultats de l'inspection doivent-ils être consignés dans un document standard ? Comment évaluer les résultats de l'inspection ? Où les résultats doivent-ils être stockés ? Y a-t-il une inspection finale à chaque étape du travail ? Comment pouvez-vous vous assurer que les pièces

L'autodiagnostic en usine est préférable

sont produites et inspectées correctement, etc. Le contrôle statistique des processus (SPC) n'est pas correctement utilisé en Chine, où l'on préfère recourir à l'auto-inspection des usines pour garantir la qualité de la production. Si la MSP est finalement utilisée dans la pratique, vous devez également vérifier la manière exacte dont elle est mise en œuvre. La traçabilité dans une usine chinoise n'est guère possible. Il faut donc concevoir le système entièrement à partir de zéro, en collaboration avec le fournisseur. Même si un système de traçabilité existe, cela ne signifie malheureusement pas nécessairement qu'il est structuré logiquement et qu'il fonctionne.

10. Au revoir

En partant, vous devriez les remercier pour cette rencontre chaleureuse et cordiale. Louez l'audit. Ne laissez pas votre partenaire commercial vous conduire à la prochaine destination ou à l'aéroport, car le chauffeur pourrait entendre votre discussion et vos commentaires sur l'opération et finalement espionner votre audit.

Les audits de fournisseurs en Chine ne sont pas fondamentalement très différents des audits de fournisseurs dans d'autres pays. Les principes et processus généraux devraient également bien fonctionner en Chine si les conseils ci-dessus sont suivis.