Le croisement avec les données sur les produits

De nombreuses entreprises n'abordent pas la tâche de réviser systématiquement les données sur les produits, trop tard ou pas du tout. À long terme, cependant, les entreprises dont le processus de traitement des données sur les produits est intégré de manière cohérente économisent des coûts inutiles, améliorent leur image et raccourcissent la phase de mise sur le marché.

Complexité croissante des produits

Dans les années 1970, vous pouviez choisir entre le modèle de téléphone "FeTAp 61" en gris, vert ou orange. Une unité de téléphone coûte 23 pfennigs. Aujourd'hui, Deutsche Telekom propose d'innombrables terminaux, des dizaines d'options tarifaires, l'accès à Internet et même la télévision. Tous les produits peuvent être combinés les uns avec les autres. Aujourd'hui, un véhicule de luxe est fortement interconnecté ; la marche arrière communique avec le rétroviseur extérieur et l'essuie-glace arrière ; des centaines d'options d'équipement sont proposées, qui n'existaient même pas il y a quelques années : systèmes d'alerte de sortie de voie, assistants d'angle mort, reconnaissance des panneaux de signalisation et bien plus encore. Jusqu'à récemment, le produit des fournisseurs d'énergie était facile à décrire : 1 kWh d'électricité auto-produite. Grâce à la transition énergétique, de nouveaux secteurs d'activité, produits et services apparaissent, tels que les réseaux intelligents, les maisons intelligentes, les stations de recharge publiques, etc. Même le muesli peut désormais être non seulement commandé sur Internet, mais aussi configuré par vous-même. Ce sont autant d'exemples de la manière dont les entreprises développent de plus en plus de produits de plus en plus complexes.

Des données plus complexes sur les produits

Le défi consiste maintenant à gérer efficacement les données associées aux produits, car aujourd'hui, elles ne comprennent pas seulement des données techniques typiques telles que la taille, le poids ou le prix. Il comprend également des descriptions techniques, des textes marketing, des vidéos ou des images, qui sont en outre adaptés aux différents canaux de commercialisation. Et même cela n'est pas suffisant. En particulier pour les produits complexes, il existe des dépendances entre les données de chaque produit. Les configurateurs utilisés par les constructeurs automobiles en sont un exemple. Si le client assemble un véhicule selon ses souhaits, il ne peut choisir que certaines caractéristiques d'équipement sous certaines conditions. Et bien sûr, à la fin du processus de configuration, le client aimerait avoir une photo ou même une vidéo du véhicule avec ses particularités. Cela montre déjà la complexité que peuvent revêtir les données sur les produits.

Une vulnérabilité accrue aux erreurs

La complexité des produits et des données relatives aux produits entraîne souvent des erreurs et des incohérences : L'offre contient un texte ou même un prix différent de celui de la facture. Ou dans le configurateur du site web du constructeur automobile, les photos des jantes manquent pour le nouveau modèle très recherché parce que le processus de génération des images n'a pas pu être achevé à temps. Les entreprises opérant à l'échelle internationale, en particulier, ressentent l'importance de la maintenance des données lorsqu'elles nationalisent leurs produits. La conversion de "litres par 100 km" en "miles par gallon" ne peut en aucun cas être résolue par une règle de trois, mais il faut tenir compte des lois nationales pour déterminer la consommation d'essence.

Avec de tels problèmes, on ne cherche pas immédiatement la solution dans les données sur les produits, car une relation de cause à effet évidente n'est pas nécessairement apparente au premier coup d'œil. Il y a plusieurs raisons à cela : D'une part, les données sur les produits ont augmenté régulièrement avec l'entreprise. Le portefeuille s'est développé et diversifié, et les produits sont devenus plus complexes. D'autre part, les entreprises disposent de divers canaux de commercialisation qui posent des exigences différentes en matière de présentation des produits. Les canaux numériques, par exemple, permettent l'interaction avec le client, mais cela fonctionne différemment sur un PC que sur une tablette ou un smartphone.

De nombreux participants

En raison des différents canaux de commercialisation et de la croissance de l'entreprise, de plus en plus d'employés et d'unités organisationnelles traitent les données relatives aux produits : Marketing, développement, achats, production, ventes, après-vente - ils traitent tous ces données au quotidien. Les processus dans lesquels les données sur les produits sont impliquées deviennent donc plus complexes. Par conséquent, l'importance des données sur les produits pour le succès de l'entreprise augmente également. C'est précisément le grand nombre de personnes impliquées qui est la cause du manque de clarté des tâches et des responsabilités. Les choses sont souvent faites deux fois, ce qui est une source d'incohérences - ou il y a des lacunes dans le processus. Les responsabilités sont également souvent transférées à d'autres unités organisationnelles.

Gérer les données relatives aux produits

"Le point commun avec les données sur les produits est que nous nous trouvons dans un quadrilatère de brouillard pour lequel il est difficile de trouver un sponsor", explique Ute Nause, directrice générale et stratège en chef de la société de conseil et de logiciels eXXcellent solutions. Le problème est difficile à saisir et à transmettre à la direction générale : "Les données sur les produits doivent tout simplement exister. On ne pense pas à une maintenance efficace", explique l'expert en informatique. Cela est également dû au fait qu'ils n'appartiennent pas aux processus de base d'une entreprise. En outre, seul un bénéfice commercial indirect est généré. Le bénéfice ne peut pas être simplement décrit en termes de ventes plus élevées, de nouveaux marchés ou de meilleures marges. Le chemin qui mène à une solution est généralement long et ardu en raison de la complexité des produits et du nombre de personnes impliquées. Elle nécessite une analyse approfondie des processus, souvent suivie d'une réorganisation de l'ensemble de l'entreprise. En fin de compte, les effets des changements de processus sont d'une grande portée, car ils touchent diverses parties de l'entreprise.

Qui est concerné ?

"De nombreuses entreprises ne s'attaquent au problème que lorsqu'il n'y a pas d'autre solution. Dans l'industrie automobile, c'est désormais reconnu", déclare Nause. D'autres industries, telles que les fournisseurs d'énergie, en sont encore au début, selon elle. La concurrence croissante, la variété croissante des produits et des tarifs, et les nouveaux domaines d'activité obligeront également d'autres industries à s'attaquer au problème des données sur les produits.

Quelques simples questions de contrôle peuvent vous indiquer la pression qui s'exerce déjà sur vous pour que vous agissiez :

• Vos produits et descriptions de produits ont-ils le même nom dans tous les canaux de vente (imprimés, en ligne, listes de prix, offres, factures, ...) ? 
• Vos produits répondent-ils à toutes les exigences légales nationales au début de la vente ? Des images et de la documentation nationales sont-elles disponibles ?
• Le détaillant dispose-t-il de toutes les informations nécessaires sur le produit au début de la vente ?
• Y a-t-il une duplication évidente de la maintenance des données sur les produits (par exemple entre le siège social et le commerce de gros) ?
• Existe-t-il des solutions auxiliaires (listes, tableaux) pour combler les lacunes du processus ? 
• Les processus, les organisations et les systèmes ont-ils évolué avec la variété croissante des produits ?

Le chemin vers le but

Le défi consiste à optimiser l'organisation des structures et des processus et à adapter les systèmes informatiques pour soutenir la chaîne de processus de bout en bout. Cependant, de nombreux produits informatiques (systèmes de gestion des données sur les produits) sont fortement axés sur le développement de produits, ce qui est dû au fait que la majorité des données sur les produits sont créées ici. Par conséquent, les processus ultérieurs dans d'autres unités organisationnelles sont négligés. Un environnement informatique adéquat doit inclure tous les processus concernés, à la fois dans toutes les divisions de l'entreprise et tout au long du cycle de vie du produit.

L'objectif d'un tel projet est de fournir les bonnes données à l'utilisateur rapidement et avec le moins d'efforts possible. À cette fin, l'objectif est d'atteindre le plus haut degré possible d'automatisation des processus afin de réduire les sources d'erreur causées par une intervention manuelle. Cela permet de garantir que les données sur les produits ne retardent pas inutilement la phase de mise sur le marché et que toutes les informations soient toujours disponibles en temps utile. "Pour une entreprise qui avait des problèmes avec des factures mal émises, la restructuration du processus de données sur les produits a permis de réduire le taux d'erreur de 95 % tout en réduisant les efforts", donne un exemple pratique.