Un traitement transparent des commandes grâce à la réunion "Just-Do-It
De longs délais et aucun aperçu des problèmes les plus graves à l'heure actuelle. Retards dans les délais de livraison. Beaucoup de commandes urgentes et toujours les mêmes problèmes et les mêmes erreurs. Chaque ministère définit lui-même ce qui est "précieux" pour lui et "optimise" lui-même ce qu'il considère comme juste. Et puis la grande fin à la fin : des coûts qui échappent complètement à tout contrôle. Voici à quoi pourrait ressembler l'ébauche d'un petit scénario d'horreur dans le traitement des commandes.
Zugegeben : Il n'est pas nécessaire que ce soit si mauvais. Heureusement, très peu d'entreprises doivent faire face à une telle montagne de problèmes. Beaucoup travaillent déjà avec un système de gestion des ateliers (Shopfloor Management, SFM) qui fonctionne bien et qui décrit les paramètres essentiels grâce à une visualisation mise à jour quotidiennement. Cela permet de s'assurer que les écarts par rapport à l'état cible peuvent être immédiatement identifiés et traités au quotidien.
Une forme modifiée de cette gestion d'atelier bien connue est incarnée dans la réunion "Just-Do-It-Meeting", ou JDI en abrégé. La gestion des ateliers selon la méthode Just-Do-It convient particulièrement aux entreprises dont les délais de traitement des commandes sont longs (par exemple, les fabricants de machines et d'installations) et les aide à traiter les commandes lorsque les problèmes doivent être résolus rapidement. Les entreprises qui organisent déjà avec succès des réunions JDI sont, par exemple, Bühler AG ou également Ferrum AG.
Et comment cela fonctionne-t-il ?
Les réunions du JDI ont lieu tous les jours. Ils sont fréquentés par tous les responsables d'un processus, de la vente à la comptabilité. Chaque étape du processus, depuis la commande du client jusqu'au paiement final, est documentée par une fiche de commande pour chaque machine et accrochée à une "ligne de processus". Les dates cibles sont fixées lors de la réunion de lancement et sont "sacrées". Les feuilles de commande sont tirées sur des points fixes définis et dotées de cartes d'action en cas de problème.
L'objectif est de rendre le besoin d'action visible à tous en dix secondes. Les jalons doivent être formulés avec précision. Les actions correspondantes sont rapidement attribuées. Il n'y a pas de place pour de longues explications. La question "Qui fait quoi et quand ?" doit recevoir une réponse dans un délai maximum de deux minutes.
De nombreuses bonnes raisons pour le JDI
Les avantages des réunions Just Do It sont évidents. Tout d'abord, ce type de gestion d'atelier favorise l'esprit d'équipe et la compréhension mutuelle. En outre, il y a une transparence maximale en ce qui concerne le besoin réel d'action. Et il y a une approche différente de la communication, car elle se fait beaucoup plus directement entre tous les participants. Le "jeu de ping-pong" et le transfert des responsabilités disparaissent. L'ambition de chaque participant augmente. Les problèmes sont abordés immédiatement - et aussi résolus.
La conclusion positive
La pression pour mettre en œuvre les actions convenues est accrue par l'engagement quotidien devant l'équipe assemblée. Les délais, les coûts et les spécifications sont ainsi respectés. D'ailleurs, les réunions du JDI ne peuvent pas être utilisées uniquement pour l'exécution des processus. Ils sont tout aussi utiles dans le processus d'acquisition des commandes, pour le processus d'après-vente ou pour le processus de développement.
