La gestion des risques intégrée dans Q-World

"La norme ISO 9001:2015 exige un processus systématique pour anticiper les risques et les opportunités (...) et, si nécessaire, pour les intégrer dans le système de gestion de la qualité", a déclaré René Wasmer, directeur général adjoint de la SQS, dans une interview récemment publiée. Selon l'évaluation unanime des spécialistes de la gestion des risques issus du monde universitaire et de la pratique, les outils existants, qui vont de simples solutions Excel à des logiciels spécialisés (au niveau des départements), ne répondent pas aux critères d'une gestion des risques efficace. Il y a souvent un manque d'efficacité, de polyvalence, d'information et de communication.

Qu'est-ce qui est différent dans Improve ?

"Notre nouveau module Improve intègre la gestion des risques dans la gestion de la qualité", explique Hubert Geisseler, PDG de Synprovis. Le logiciel web CIP, qui a fait ses preuves, permet ainsi de relier les 16 masques et modules de saisie existants au thème de la gestion des risques. De nouvelles solutions autonomes ou de nouvelles applications pour répondre à la norme ISO 9001:2015 ne sont plus nécessaires grâce à l'approche intégrative Improve. Improve traite tous les risques sur la même interface, qu'ils soient stratégiques, opérationnels, techniques ou financiers. Les spécifications des risques ont lieu exclusivement au sein de l'outil. "Une seule plate-forme au lieu de plusieurs solutions individuelles non concordantes rend la gestion des risques rapide et transparente", commente Pirmin Stalder, développeur principal de logiciels chez Synprovis.

La simplicité dans les 4 rythmes

La structure cohérente "enregistrer, décider, compléter, améliorer" rend le logiciel CIP convivial sur tous les sujets, de l'enregistrement au contrôle de l'efficacité. Cette structure quadruple est un fil conducteur commun à l'ensemble d'Improve et se retrouve également dans le nouveau module de gestion des risques (voir figure) :

1) Identification et analyse Le notifiant responsable attribue un événement ou une potentialité à une catégorie de risque (formulée par l'entreprise) et à un domaine de risque. Il décrit le risque et note les causes possibles.

2) Évaluation et classification Le risque est évalué selon la matrice classique "probabilité d'occurrence/potentiel de perte" pour une valeur réelle et une valeur cible. En outre, la stratégie de risque est définie ici et des indicateurs d'alerte précoce appropriés sont nommés.

3) Mesures de gestion des risques Attribution des mesures aux personnes et des délais. Cela peut sembler banal, mais en réalité, c'est crucial pour le succès. Sans responsabilités explicites, personne n'est responsable, "risque du transport maritime" !

4) Suivi est à nouveau attribué à une personne qui réévalue l'évaluation initiale, y compris les mesures, dans l'esprit du cycle. Il convient de noter que les quatre étapes ne suivent pas une chronologie rigide. En particulier, les étapes 3 et 4, mesures et suivi, se déroulent en parallèle.

Transparent à tout moment

Improve fournit également aux utilisateurs une vue d'ensemble complète de la gestion des risques, contrairement aux solutions Excel ou aux applications isolées supportées par des logiciels. Les problèmes de coordination entre les sites, les divisions ou les départements d'une entreprise sont éliminés grâce à la cartographie de tous les sujets à risque sur une seule plateforme. Avec Improve, il est impossible qu'un risque identifié et enregistré soit "oublié" ou "disparaisse dans un tiroir" sous la pression opérationnelle des employés : les mesures de gestion des risques et leur suivi, c'est-à-dire les étapes 3 et 4 du module, apparaissent automatiquement dans la liste des travaux ouverts d'Improve. Garantir la transparence et la traçabilité à tout moment est d'une grande utilité pratique, en particulier pour les structures d'entreprises ayant des succursales, des filiales ou des sociétés affiliées.

Des rapports sur simple pression d'un bouton

"Avec Improve, il n'y a plus de cimetière de données", explique le développeur de logiciels Pirmin Stalder. Il suffit d'appuyer sur un bouton pour obtenir en temps voulu tous les formulaires de rapport requis, en particulier le rapport de gestion. "Les efforts et les gains de temps par rapport aux applications isolées sont énormes", ajoute le PDG Geisseler. Il s'agit notamment de l'évaluation graphique des portefeuilles de risques. Les graphiques créés peuvent être exportés dans des rapports et traités ultérieurement de la manière la plus simple. Pour simplifier le travail quotidien, les graphiques créés dans l'outil sont systématiquement liés aux rapports originaux - un clic sur un risque spécifique visualisé suffit à rendre l'historique et l'origine visibles.

Conclusion

Pour les PME certifiées ISO 9001, le module de gestion des risques d'Improve, testé auprès de clients pilotes, est une solution très flexible. Bien structuré et utilisable pour tous les risques commerciaux, le logiciel intègre la gestion des risques dans le contexte global de la gestion de la qualité et du PIC. L'outil exige des responsabilités claires en matière de risques et de leur élimination et évite toute perte d'information. Le logiciel web auto-explicatif impressionne également par sa simplicité unique en amont et donc aussi par la brièveté des temps d'introduction et de formation.