Plus de temps pour le contenu

Les flux de travail d'une société de réseau sont bien connus. Il s'agit notamment de calculer les redevances d'utilisation du réseau, de gérer le cheminement des recettes, de tenir à jour la base de données réglementaire actuelle et de gérer l'EEG (loi sur les sources d'énergie renouvelables en Allemagne, qui garantit aux producteurs d'énergie renouvelable des tarifs de rachat fixes, similaires à ceux de la KEV en Suisse ; ndlr) et la KWKG (loi sur la cogénération en Allemagne, qui réglemente le rachat et la rémunération de l'électricité provenant des centrales de cogénération ; ndlr). Il s'agit de tâches très exigeantes, qui prennent beaucoup de temps et qui sont également de petite envergure et qui doivent être exécutées dans les délais et, surtout, dans le respect du budget. Ce défi s'est également posé à la société de réseau de la Stadtwerke Duisburg, qui a voulu non seulement planifier ses activités respectives de manière judicieuse, mais aussi les traiter de manière à ce qu'elles soient soutenues par le système.

Des chiffres pas toujours très informatifs

Le souhait était de savoir à tout moment où l'on en était exactement avec chaque mesure individuelle, mais aussi de savoir de manière condensée avec toutes les mesures, quels budgets étaient affectés à quelles mesures et si tous les projets se déroulaient comme prévu, tel que calculé. Lorsqu'il s'agit de simple réconciliation budgétaire, de nombreuses entreprises travaillent déjà avec leurs solutions SAP et évaluent leurs chiffres de cette manière. Pour les chiffres relatifs à l'euro, cela donne certainement des résultats très précis, mais attention : les chiffres communiqués ne sont pas automatiquement et systématiquement informatifs. Après tout, si vous avez prévu 100 mesures au cours d'une année, budgété 50 millions d'euros pour celles-ci et dépensé 25 millions d'euros au milieu de l'année, vous pouvez penser que vous êtes en bonne voie. Mais en fin de compte, la valeur budgétaire pure de 25 millions d'euros n'a aucune importance, car les facteurs temps et ressources sont beaucoup plus intéressants en ce qui concerne les mesures prévues. Il se peut que certains projets soient bien en avance sur le calendrier - également en termes de budget - mais que d'autres mesures n'aient même pas encore été lancées, contrairement à ce qui était prévu à l'origine. Et cela pourrait vraiment gâcher le plan directeur.

Aspects commerciaux et réglementaires à pondération égale

Michael Springer, signataire autorisé et directeur des ventes du fournisseur de BI prevero : "Il s'agit ici très concrètement de conserver tous les chiffres nécessaires - c'est-à-dire le contenu technique et commercial - dans un seul système, ce qui est précisément le cœur du problème. Le système doit être conçu de manière à ce que le contremaître qui effectue les travaux techniques sur le poste de transformation et l'employé du projet qui est responsable de l'achat des matériaux puissent y accéder facilement. Et, bien sûr, cela implique aussi un changement de mentalité, car le maître artisan qui pose les câbles ne s'est pas intéressé aux effets monétaires de son travail jusqu'à présent, il ne l'a même pas demandé. "Pour construire exactement ce pont, de nombreuses entreprises mettent en place une sorte de contrôle technique. Il s'agit souvent d'un employé ayant une formation technique, qui examine et prend également en compte les aspects commerciaux des mesures respectives. Springer : "Il faut préciser les effets du report d'une mesure de mai à août, par exemple, sur le plan commercial, réglementaire ou même personnel. D'un point de vue réglementaire, je pourrais être en infraction avec la législation ; d'un point de vue commercial, le report pourrait avoir un impact sur la trésorerie ; et en ce qui concerne le personnel, d'ici le mois d'août, il pourrait avoir été programmé depuis longtemps pour d'autres projets et ne plus être disponible, et l'achat de personnel externe qui serait alors nécessaire aurait à son tour un impact sur le plan des coûts et le budget global". L'approche commerciale est certainement peu familière au personnel technique au début, mais : "Il devient rapidement évident que travailler avec un seul système rend la vie beaucoup plus facile pour toutes les personnes concernées. S'ils devaient conserver les chiffres commerciaux dans le système SAP, ils devraient retirer ces chiffres du système pour chaque rapport mensuel individuel, les fusionner et les transférer ensuite dans des listes Excel. Le système prevero, en revanche, propose des logiques toutes faites, par exemple, pour réduire le travail et les efforts des services spécialisés. Notre expérience montre que les techniciens en particulier apprécient beaucoup cela, après tout, ce n'est pas leur travail de construire des modèles de prévision ou de faire des allers-retours avec des calculs Excel. »

Des efforts fructueux avec le système SAP

Le Dr Jens Kiefel, signataire autorisé et chef du service des questions fondamentales et du contrôle de gestion de la Stadtwerke Duisburg Netzgesellschaft mbH, commente : "Je ne veux pas cacher le fait que nous avons également essayé, dans un premier temps, de concevoir nos investissements et nos mesures de contrôle de gestion avec les ressources embarquées du SAP. De toute façon, nous utilisons SAP dans de nombreux domaines de notre entreprise, et il fonctionne très bien et de manière fiable au niveau opérationnel. Mais après avoir investi beaucoup de temps et d'argent sans grand succès, il est vite devenu évident que nous avions besoin d'un autre système ici. Et comme nous utilisons déjà le prevero pour les tâches de contrôle et de régulation des groupes de toute façon, quelqu'un nous a montré comment aborder cette question. Nous avons pris la décision et nous travaillons maintenant avec une plate-forme logicielle très flexible qui peut également être administrée par nos contremaîtres et le service spécialisé sans aucune connaissance en programmation. Surtout après l'expérience des précédents essais du PAS, cela a été très important pour nous," poursuit Kiefel.

Une transparence des données sans compromis

Dans ce contexte, la précision et la rapidité avec lesquelles le système prevero fonctionne et la disponibilité extrêmement rapide de toutes les données réelles sont également importantes. Des composants ETL (Extract, Transform, Load) très sophistiqués sur le plan technologique sont utilisés pour connecter des systèmes opérationnels et pour transformer les données au fur et à mesure qu'elles sont nécessaires à la fourniture dans le système. Il existe des interfaces certifiées et normalisées avec les systèmes ERP communs qui permettent de créer des connexions de données hautement automatisées dans un délai très court. L'utilisateur peut alors visualiser les données actuellement affichées à une heure proche - par exemple, toutes les heures - jusqu'au niveau de l'expéditeur. Par exemple, le contremaître doit non seulement pouvoir voir qu'une somme X a été imputée à un certain centre de coûts, mais il doit également pouvoir voir quels montants partiels composent cette somme afin de pouvoir estimer quelles autres écritures il doit encore attendre à ce stade. Ou bien il voit sa valeur prévue dans un rapport, la compare avec la valeur réelle, examine la différence et peut accéder à chaque document individuel dans le système. M. Springer : "Cet exemple explique très bien l'importance de la transparence, qui est la principale condition préalable, notamment pour la gestion, pour pouvoir prendre des décisions. Cela s'applique certainement à tous les domaines et à toutes les industries, mais c'est encore plus important pour les entreprises de réseau, car l'activité est motivée uniquement par les mesures, et des temps de réponse rapides sont ici essentiels".

Kiefel ne peut que le souligner : "Il est indispensable d'être un leader dans la planification, c'est-à-dire dans la distribution des fonds, grâce à une grande transparence et de savoir ensuite constamment où l'on en est dans le traitement des fonds approuvés. Cela vaut non seulement sur le plan financier, mais aussi en termes de quantités et de ressources. Notre tâche est de maintenir un statut sûr à tout moment. Étant donné qu'en tant que gestionnaire de réseau, nous prenons avant tout des mesures techniques pour garantir la sécurité d'approvisionnement, celles-ci doivent être transparentes à tout moment au sein de l'entreprise, afin que tout déséquilibre puisse être identifié à un stade précoce et que nous puissions réagir rapidement en conséquence".

Plus de temps pour le contenu

M. Springer ajoute : "La bonne nouvelle est que le temps perdu auparavant à comparer des listes Excel qui ne correspondaient jamais et à préparer les données de manière répétée peut maintenant être mis à profit. D'une part, vous pouvez vous fier aux chiffres du système et ne vous énervez pas lorsque le patron vous demande brièvement une prévision pour la division électricité pour tous les projets d'investissement et de maintenance, et d'autre part, le système devient un instrument de contrôle actif pour la direction. "Par exemple, les mesures prévues peuvent être calculées à la fois d'un point de vue réglementaire et d'un point de vue commercial. Grâce aux scénarios "what-if", vous pouvez voir ce qui se passe si vous avancez une certaine mesure, ou s'il y a des avantages à modifier certains paramètres. M. Springer poursuit : "Et c'est exactement à ce moment que le dialogue avec la technologie commence, et c'est aussi le principal avantage, outre l'uniformité du système : que les techniciens et les hommes d'affaires se comprennent beaucoup mieux parce qu'ils se parlent. Nos clients apprécient le fait qu'ils ont enfin plus de temps pour le contenu. »