Ordre dans la jungle des documents

LCA Automation est un spécialiste innovant dans le domaine de la construction de machines spéciales pour l'automatisation, les procédés et l'ingénierie des procédés. Depuis près de 45 ans, l'entreprise automatise des processus pour des clients internationaux dans les secteurs de l'automobile et des transports, des services de construction et d'autres secteurs. En outre, LCA développe des concepts de fabrication, des machines-outils spécifiques, des bancs d'essai et offre des services dans le domaine de l'ingénierie mécanique. L'entreprise a connu une forte croissance ces dernières années, à la fois organique et par le biais de plusieurs acquisitions. Le paysage des systèmes informatiques s'est développé d'une manière tout aussi confuse. Ueli Imhof, chef de l'administration de la LCA, s'est finalement vu confier la tâche de consolider les grands systèmes les plus importants. Avec la mise en place de Microsoft Dynamics AX, un nouveau système ERP (Enterprise Resource Planning) a mis de l'ordre dans la prolifération des applications. Il a été suivi par des applications techniques pour la conception électronique et mécanique. Enfin, en 2014, Imhof a entrepris de professionnaliser sa gestion documentaire. Bien que certains des documents internes soient désormais disponibles dans l'ERP, le stockage global des documents n'est toujours pas coordonné. D'une part, les documents externes tels que les factures, les bons de livraison, etc. n'étaient encore archivés que sous forme papier, ce qui signifie qu'ils n'étaient parfois pas accessibles ou seulement difficilement accessibles. D'autre part, les différents systèmes de fichiers pour les données de projets, les informations d'exploitation, etc. ont entraîné une croissance et un désordre incontrôlés, car chaque employé pouvait créer des dossiers comme bon lui semblait. "Les autorisations étaient difficiles à gérer avec les systèmes existants, ce qui signifie que dans certains cas, aucun droit n'était attribué et que les méthodes de travail des employés ne pouvaient donc être contrôlées que de manière insatisfaisante", explique M. Imhof, décrivant la situation à l'époque. Un nouveau système de gestion des documents (DMS) était nécessaire pour remédier à la situation, dans lequel tous les documents sont automatiquement indexés, stockés et rendus accessibles aux employés responsables selon un concept de rôle défini. Il a fallu tenir compte du fait que le personnel des projets ACV est souvent en déplacement et en déplacement dans le monde entier. Le nouveau système devait donc être une solution web pouvant également être utilisée avec des appareils mobiles.

Échelonné en trois sous-projets

Le choix s'est finalement porté sur Infoshare du fabricant suisse Kendox, basé à Oberriet à Saint-Gall. Pour prendre sa décision, M. Imhof a suivi la recommandation d'un partenaire de Microsoft qu'il connaissait. "Kendox a déjà pu démontrer de nombreuses années d'expérience dans la mise en œuvre de son système de GED dans Microsoft Dynamics AX. En conséquence, une interface avec notre application ERP existait déjà. Nous pouvons donc supposer que cela facilitera l'introduction de la nouvelle solution DMS uniforme", déclare M. Imhof. "Cependant, afin de ne pas surcharger le navire, nous avons décidé de le diviser en trois sous-projets".

Le premier point à l'ordre du jour était la composante la plus importante du système : l'introduction d'un dossier de projet, sa connexion à l'application ERP et le transfert des documents existants du système de fichiers vers la nouvelle solution. Dans le deuxième sous-projet, on a ensuite introduit le dossier du personnel, intégré les factures entrantes et organisé tous les documents non liés au projet provenant du système ERP, par exemple ceux des ventes qui ne pouvaient pas encore être affectés à un projet. Enfin, le troisième sous-projet consistait à mettre en place un accès externe pour les clients de l'ACV et à faire en sorte que la documentation de l'usine, en particulier, puisse être facilement échangée entre l'ACV et le client. Dans le cadre de l'ACV, chaque commande d'un client pour une nouvelle usine signifie un projet distinct. La première étape a donc consisté à accorder la plus grande attention au dossier du projet, car M. Imhof voulait tirer le plus grand profit possible du nouveau système pour l'entreprise, et ce le plus rapidement possible. Il était particulièrement important pour lui que personne ne stocke plus de documents ERP dans l'un des anciens systèmes de fichiers. C'est pourquoi, lorsque les sous-projets ont été mis en service, la possibilité de stocker les documents dans le système de fichiers a été supprimée. Les anciens systèmes ont été effectivement verrouillés, de sorte que les anciennes archives n'étaient disponibles que dans des cas exceptionnels - et alors seulement par l'intermédiaire du service informatique. "L'objectif était de guider les employés afin qu'ils s'approprient le plus rapidement possible le nouveau système et qu'ils l'utilisent également. Rétrospectivement, cette mesure a été l'un des points décisifs dans l'introduction réussie de la nouvelle solution.

Environnement de test et installation de base

Un environnement de test a été installé pour l'introduction échelonnée des trois sous-projets. L'objectif initial était d'effectuer des tests de système, de sauvegarde et de base de données et de valider toute récupération de données nécessaire. En parallèle, les administrateurs ont été formés à la nouvelle solution "sur le tas". "Après la formation et les tests, notre administrateur système devrait être en mesure de rétablir l'installation de base en cas d'urgence", explique M. Imhof en expliquant la procédure. Après la réussite des tests système et opérationnels et de la formation, l'application a été configurée pour les différents types et propriétés de documents, les autorisations d'accès, l'intégration avec Microsoft Office et Outlook, le connecteur à Dynamics AX, etc. Par la suite, les principaux utilisateurs ont été formés à l'application dans l'environnement de test entièrement configuré et préparé. Il convient de mentionner que la relocalisation de la société était prévue pendant cette période. Grâce à une bonne organisation de la part de l'informatique et en coordination avec Kendox, cela n'a pas posé de problème sérieux dans le cadre du projet. Après le déménagement, les choses sont devenues sérieuses fin juin 2015 : l'application a été mise en service, les fichiers de projet ont été automatiquement créés sur la base des données de base existantes de Dynamics AX et les documents relatifs au projet ont été importés de Dynamics AX. Ce dernier, cependant, signifie que, tout d'abord, les

Le système DMS apporte une augmentation de la qualité d'une part et une plus grande efficacité d'autre part.

Le nouveau DMS pour les dossiers de projets est finalement entré en service le 1er juillet. Le nouveau DMS pour les dossiers de projets est finalement entré en service le 1er juillet.

service clientèle

Ensuite, une procédure similaire a été suivie pour le sous-projet 2 pour tous les documents non liés au projet et stockés dans le système ERP, le dossier du personnel et l'intégration des factures entrantes. La première étape a consisté à organiser des ateliers d'analyse et à configurer le dossier du personnel, les factures entrantes et la connexion à l'application ERP dans l'environnement de test, à effectuer une charge de test et à former ensuite les principaux utilisateurs. Enfin, tous les éléments ont été déployés dans le système de production et les documents ont été importés du système ERP et du disque dur dans le nouvel environnement DMS. Enfin, le 1er octobre 2015, le système a été mis en service pour les documents et dossiers supplémentaires.

De même, le troisième sous-projet (accès au portail pour les clients et fourniture de documentation sur les actifs) a débuté par des ateliers d'analyse détaillée, au cours desquels le concept d'autorisation pour l'accès des clients externes via le portail web a également été précisé. En août 2016, cette zone du nouveau système DMS a également été mise en service.

Une qualité et une efficacité nettement améliorées

"L'introduction du dossier de projet était de la plus haute importance pour nous en tant qu'organisation orientée vers les projets, car un projet comprend toutes les étapes, à commencer par le développement, la construction et l'entretien jusqu'à la documentation d'une installation", dit Imhof avec le recul. Étant donné que l'ACV est également tenue par la loi de créer une documentation pour chaque usine et de la conserver à long terme, l'application DMS tient également compte des aspects réglementaires. "Avec le nouveau système, nous pouvons garantir un stockage des documents à l'épreuve des audits, conformément aux exigences de conformité et de sécurité", déclare M. Imhof. La documentation relative à l'investissement, qui peut contenir jusqu'à 3000 documents, fait désormais elle-même partie du dossier du projet et peut être automatiquement transférée par le client dans son système. Le client peut également accéder à la documentation via un portail web, s'il le souhaite avant même la livraison de l'installation. En particulier, la mise à disposition et le transfert automatisés représentent une réduction énorme de la charge de travail et une augmentation de l'efficacité, tant pour le client que pour l'ACV elle-même. "Dans le passé, nous devions créer diverses versions préliminaires dans de tels cas, les envoyer au client pour vérification, puis les retransférer laborieusement. Aujourd'hui, le client peut accéder directement à la documentation, par exemple, consulter les listes de dessus et de dessous, et nous pouvons transférer le fichier pour l'importer dans le système du client en un clic de souris". C'est pourquoi le système DMS apporte une nette amélioration de la qualité d'une part, et d'autre part, il a un effet positif sur l'efficacité du travail : "Les documents peuvent être trouvés beaucoup plus rapidement que dans l'ancien système. Bien sûr, le classement exige aussi de l'ordre et de la discipline, mais lorsque vous recherchez des factures, des bons de livraison, des horaires, etc., vous obtenez les résultats souhaités en quelques secondes, tout comme Google". Dans le même temps, les documents sont accessibles à tous les utilisateurs, où qu'ils se trouvent et à partir de tous les appareils terminaux, ce qui facilite considérablement le travail dans la pratique.