Un rapport de terrain

Fou INOVAMED GmbH, un système de gestion de la qualité certifié selon les normes ISO EN DIN 9001:2008 et ISO 13485- 2012-11 Dispositifs médicaux, est la norme depuis des années. Le système de gestion de la qualité sert au respect constant d'une qualité élevée, à la satisfaction du client, à la réduction des coûts, à la réduction des déchets et, enfin, à l'amélioration successive et à la compétitivité d'une entreprise.

Un système de gestion de la qualité sous-optimal

Pendant longtemps, chez INOVAMED, la documentation des documents relatifs à la qualité était constituée de fichiers Word, Excel et PDF dans une structure de répertoires selon le modèle de qualité donabédien. Les différents documents ont été codés sous la forme A 3.1.1.7.0, dressing boxes.docx. Si ce modèle présente peut-être des désignations de documents clairement structurées, les deux officiers QM Yvonne Krämer et Jörg Sevenich n'ont pas pu se défaire du sentiment qu'ils s'étaient jusqu'ici appuyés sur une administration QM trop abstraite.

"Beaucoup de nos employés n'ont pas trouvé leur chemin dans la jungle des descriptions de processus, des instructions de travail, des listes de contrôle et d'autres aides de travail, et les agents du QM ont été très sollicités. Un scénario typique. Parce que l'effort d'administration et de maintenance des Q-documents s'est accru de jour en jour à l'infini. A tel point que la direction a tiré le frein de secours et mis à l'épreuve la gestion précédente du Q-document", explique le représentant du QM, Jörg Sevenich.

Afin de transformer le système de gestion de la qualité en un système vivant qui soutient les employés, une analyse impitoyable a été effectuée. Quels sont les problèmes les plus courants, quelles sont les exigences que les parties prenantes attendent d'un système optimal ? Comme d'habitude dans un processus, certaines difficultés ont d'abord dû être résolues :

• effort administratif élevé des documents Q, en particulier pour le contrôle des documents et des dossiers - la mise à jour du service par le papier est coûteuse
• La recherche de documents ayant le contenu souhaité prend du temps
• Stress avant l'audit
• Les suggestions d'amélioration ne sont mises en œuvre que lentement
• Le travail reste presque toujours à la charge du CQB
• Les employés n'ont aucun avantage identifiable du système de gestion de la qualité

Parallèlement à l'identification des difficultés, on a toutefois défini les exigences auxquelles un système de gestion de la qualité vivant et bénéfique devrait répondre parmi les employés et la direction.

Conclusion : "Après l'analyse, il nous est rapidement apparu qu'un système de gestion de la qualité convivial, avec une fonction de recherche simple et un accès sur chaque lieu de travail, ainsi qu'une administration simple, étaient les principaux critères", explique M. Sevenich. Avant tout, une GQ favorise des processus d'information rapides, dans lesquels les documents, les instructions de travail, les listes de contrôle ne doivent pas être négligés.

Il existe sur le marché un nombre ingérable de fournisseurs de tels systèmes, dont les prix sont souvent fixés pour les grandes entreprises. Pour les petites entreprises, l'investissement dans le logiciel, les coûts de mise en œuvre et de mise à jour sont souvent disproportionnés par rapport aux bénéfices.

Une base de données avec Microsoft Access

INOVAMED a donc eu l'idée de programmer sa propre base de données avec Microsoft Access, mais sans aucune connaissance des bases de données et d'Access. Le directeur général Tibbeke Neumann s'est donc tourné vers team babel AG à Herzogenrath, une société de conseil en matière de gestion de la qualité et d'efficacité dans l'entreprise. Au cours d'une longue discussion, il est rapidement apparu que l'effort de développement interne serait beaucoup trop important, car aucun savoir-faire n'était disponible dans l'entreprise.

WikiWiki - la solution

Comme alternative, "WikiBabel" a été mis en place, que l'équipe Babel avait précédemment introduit avec succès dans les entreprises en tant que plate-forme de gestion de la qualité.

Un wiki est une plate-forme en ligne facile à utiliser pour l'échange d'informations et de documents. Tout ce dont vous avez besoin est un navigateur pour écrire et modifier des contributions ou pour télécharger des fichiers entiers sur le wiki. Le nom Wiki vient de la langue hawaïenne et signifie "rapide". Les bus rapides y sont appelés WikiWiki, ce qui signifie que le doublement en hawaïen signifie une augmentation "très rapide".

L'idée de base du wiki est un travail collaboratif sur des textes, complété par des photos ou d'autres médias si nécessaire.

L'idée de base du wiki est un travail collaboratif sur des textes, complété par des photos ou d'autres médias si nécessaire. Le fait que chaque participant puisse facilement contribuer via le navigateur permet une collecte collaborative des connaissances. Chacun peut stocker ses connaissances dans le wiki et y ajouter d'autres connaissances. En ajoutant des mots clés et des catégorisations, on crée une structure qui facilite la recherche des connaissances "préservées". L'exemple le plus connu et le plus important est probablement l'encyclopédie libre en ligne Wikipedia.

Pour un système de gestion de la qualité, WikiBabel apporte de nombreux avantages :

1. Wiki-Babel offre la plateforme idéale pour rechercher, trouver et collaborer rapidement.
2. Wiki-Babel offre un degré élevé de convivialité car les pages sont faciles à créer et à relier, les structures sont faciles à concevoir et la formation requise est faible.
3. Wiki-Babel offre de nombreuses extensions, conceptions et interfaces.
4. Wiki-Babel offre une gestion sophistiquée des versions (toutes les modifications sont enregistrées) et des droits.

En coopération avec l'équipe babel, Wiki-Babel a ensuite été installé chez INOVAMED sur le propre serveur de l'entreprise. Le système libre Dokuwiki est utilisé, qui est promu et soutenu par le Cosmocode basé à Berlin en tant que projet open source.

"Au cours d'un atelier de deux jours, avec l'équipe babel, nous avons défini la structure de l'interface wiki pour un premier département. En outre, la page d'accès (le portail) a été conçue. Dans les deux semaines qui ont suivi, nous avons ensuite entrepris de créer les autres sections du nouveau Wiki QM, qui s'appelle "Ino-Wiki". Enfin, nous avons présenté le wiki aux quelque 66 employés des deux sites d'Aix-la-Chapelle et d'Augsbourg", poursuit Jörg Sevenich.

La nouvelle structure du Wiki QM

Afin de promouvoir l'idée du processus d'amélioration continue, chaque division a également reçu des pages Ino-Wiki spéciales qui peuvent être utilisées par les employés pour des suggestions d'amélioration, des idées, des activités. En outre, une fonction dite "postit" a été introduite. Chaque employé peut publier des astuces, des conseils et des réflexions généralement utiles sur le wiki de l'entreprise, auquel tout autre employé peut accéder.

"Quelques mois après l'introduction, la première conclusion provisoire que je peux tirer est qu'Ino-Wiki a été très bien accueilli par tous les employés - de façon intéressante, même par les utilisateurs plus âgés qui ne sont pas aussi doués pour les ordinateurs. Chacun a les documents actuels sur son poste de travail et les modifications apportées par les superviseurs responsables et approuvées par les CGQ sont immédiatement disponibles", déclare Jörg Sevenich, faisant le point sur la situation.

Fondée en 1989, INOVAMED s'est distinguée comme un fournisseur de services logistiques pour les cabinets médicaux et les cliniques, ainsi que pour les petites entreprises.

À propos d'INOVAMED GmbH

INOVAMED GmbH a été fondée en 1989 et est un fournisseur de services logistiques pour les cabinets médicaux, les cliniques et les établissements médicaux. L'entreprise exploite un réseau national de plus de 120 employés, 300 entrepôts externes et de nombreux magasins spécialisés régionaux pour une grande accessibilité aux clients.

INOVAMED GmbH est certifié selon les normes ISO EN DIN 9001:2008 et ISO 13485-2012-11 Dispositifs médicaux. Le système de gestion de la qualité est une garantie de qualité élevée et constante, de satisfaction des clients, de réduction des coûts, d'évitement des déchets, d'amélioration continue et de compétitivité.