L'épargne en tant que science

"Je ne comprends pas bien pourquoi des entreprises essaient encore de découvrir par elles-mêmes des économies potentielles alors qu'il existe des experts pour le faire", déclare Alexander Stamm, directeur de l'usine de Rüti de Weidplas, qui faisait autrefois partie de la division Automatique de Wicor, le groupe d'entreprises de Rapperswil SG. Comme beaucoup d'autres entreprises orientées vers l'exportation, Weidplas doit toujours garder un œil sur les coûts, entre autres en tant que fournisseur de l'industrie automobile.

Les achats y sont répartis en trois groupes :

• Achats stratégiques
• Achats liés à des projets
• Achats d'usine

Les coûts stratégiques sont vérifiés chaque année, les autres coûts tous les deux ans. Ils sont principalement fabriqués par le service des achats de l'usine.

Analyse complète en l'état

Sur la recommandation d'un directeur d'usine de Wicor en Allemagne, Stamm a engagé les consultants de Expense Reduction Analysts (ERA). L'ERA est un réseau européen de consultants indépendants ancrés dans le marché local. Chaque consultant possède des connaissances approfondies dans des domaines spécifiques, notamment en ce qui concerne les coûts qui surviennent dans chaque entreprise. Par exemple, les frais de nettoyage, les dépenses informatiques, etc. Alexander Stamm : "Avec l'EER, nous avons pu acheter de l'expertise et des capacités". Sur les quatre domaines initiaux, les deux domaines de la logistique et de l'énergie ont été rapidement éliminés "parce que les conditions générales n'étaient pas telles que des succès significatifs auraient pu être obtenus", explique M. Stamm. Dans le cas du nettoyage et de l'emballage, le processus "qui était toujours transparent" a continué : "Avec l'ERA, un expert travaillait qui pouvait immédiatement parler aux prestataires de services à un niveau professionnel complètement différent", a immédiatement noté le directeur de l'usine.

Le processus a nécessité un certain effort interne, par exemple pour rassembler les données en vue de l'analyse en l'état. En outre, un chef de projet a été nommé en interne. Stamm : "Je pense qu'il est très important pour le projet d'avoir aussi une personne responsable du côté du client". Les résultats sont impressionnants : "Nous avons réalisé des économies de 30 % sur l'emballage et de 38 % sur le nettoyage. Dans les deux catégories, nous avons été très satisfaits de l'expertise des experts", déclare M. Stamm.

Le réseau de l'EER

"Souvent, les décideurs ne peuvent même pas voir et juger si des coûts spécifiques sont justifiés ou non", déclare Andreas Bünter, l'un des consultants suisses de l'ERA. Roman Rosenstein, consultant depuis plus de 35 ans, ajoute : "L'épargne est une science, une discipline à part entière. Les gestionnaires doivent faire face à de nombreux autres problèmes. Ils ne peuvent même pas avoir l'expertise nécessaire pour chaque poste de dépenses". Contrairement aux grandes sociétés de conseil

Le modèle de l'EER est basé sur l'expertise distribuée, aujourd'hui on dirait un "essaim de connaissances".

Dans le cas des sociétés de gestion, les analystes chargés de la réduction des dépenses ne sont pas composés de quelques anciens et de nombreux jeunes universitaires fraîchement sortis de l'université. Ce sont tous des managers chevronnés qui ont une grande expérience professionnelle. Pour chaque question, pour chaque poste de dépenses, il y a un spécialiste du réseau européen. "Nous ne disons pas que chacun de nous sait tout", explique Roman Rosenstein. "Nous savons tous plutôt que quelque chose peut être nécessaire quelque part dans le réseau à un moment précis."

Réduction d'un tiers des coûts de nettoyage

En Suisse, la liste des clients de l'ERA est très longue. Les Luxembourgeois de Sprüngli : Non, pas cuits par Rosenstein & Co. mais les experts de l'ERA ont veillé à ce que les installations de production et les succursales de Sprüngli soient propres et conformes aux normes alimentaires et que le travail pour ce faire coûte néanmoins beaucoup moins cher qu'auparavant : "Nous voulions examiner de près le bloc de frais généraux depuis un certain temps et sommes très satisfaits du choix des analystes de la réduction des dépenses", déclare Milan Prenosil, président du conseil d'administration de Sprüngli.

Pourquoi Prenosil est-il satisfait ? Avant l'analyse, Sprüngli a dépensé environ un million de francs pour le nettoyage de l'usine, des succursales et du siège de l'entreprise. Jusqu'à huit entreprises de nettoyage étaient employées. En collaboration avec les spécialistes, un nouvel appel d'offres professionnel a été élaboré avec un relevé détaillé des quantités - ce qui n'a été possible que grâce à l'expertise de l'ERA - et envoyé à cinq fournisseurs. Après l'évaluation des résultats, les présentations des candidats et les discussions approfondies

Au total, huit jours-homme ont été consacrés à ce projet, ce qui est peu pour un tel processus.

Lors de discussions avec eux, les experts ont suggéré de répartir le travail entre deux fournisseurs : un pour le siège social et la production, et un pour les succursales. Le résultat du processus : 45 % ont été économisés au siège, 35 % dans les magasins et 30 % dans les installations de production. L'économie totale : 390 000 francs suisses.

Coût des chasseurs de coûts

Quels sont les coûts des chasseurs de coûts eux-mêmes ? Il arrive souvent que les soi-disant économies ne puissent pas être réalisées. Les entreprises se retrouvent alors souvent avec la facture - généralement élevée - des experts externes ; et le bloc de coûts déjà existant et pourtant à peine réduit est toujours là.

"Nous sommes conscients de ces problèmes", déclare ERA-Rosenstein. "Mais parce que nous croyons en notre modèle, nous nous permettons d'être rémunérés en fonction des circonstances." En d'autres termes, à part les coûts initiaux mineurs, les consultants obtiennent une part des économies qui ont effectivement été réalisées. "Cela minimise le risque pour le client", déclare M. Rosenstein.

Processus dynamiques

Mais que se passe-t-il si une entreprise a de gros problèmes à cause de la force du franc et n'a pas le temps de mettre en place un processus énorme et d'attendre les résultats dans deux ans ? Roman Rosenstein : "C'est le nuage avec nous : nous pouvons fournir des résultats tangibles dans les 90 jours, qui peuvent souvent être mis en œuvre immédiatement. Comment ? Parce que nous n'avons pas besoin de nous familiariser avec un sujet qui nous est nouveau, mais nous pouvons immédiatement tirer parti de l'expertise de notre réseau". L'expert conclut : "L'épargne est une science - du moins savoir comment la réaliser".