En quoi consiste un système moderne de gestion de la qualité ?

Aien que la période de transition de la norme ISO 9001:2008 à la norme ISO 9001:2015 ne soit pas encore terminée dans plus de deux ans, la conversion du système de gestion de la qualité à la nouvelle révision de la plus importante norme de gestion est l'un des thèmes centraux de la gestion de la qualité. De nombreuses entreprises et organisations analysent actuellement les exigences relatives à leur propre système de gestion de la qualité et la manière dont elles peuvent être servies au mieux. C'est sur la base de cette analyse que les exigences d'un système moderne de gestion de la qualité se font jour. Chez Communardo, nous nous sommes consacrés au sujet

Nous avons abordé cette tâche en utilisant un outil classique de la recherche sur la convivialité - la méthode d'optimisation des produits numériques et analogiques pour les besoins du groupe cible respectif. En utilisant des représentants hypothétiques, mais aussi proches de la réalité que possible, des parties prenantes d'un SMQ, appelés personas - employés, propriétaires de processus et responsables qualité - nous avons examiné quelles exigences existent en plus des exigences de l'ISO. La base de données de cette analyse est constituée par les résultats de nombreux projets de clients dans lesquels nous avons mis en œuvre des systèmes de gestion de la qualité et des processus en collaboration avec des entreprises, ainsi que par notre propre expérience. Communardo est elle-même certifiée ISO 9001 depuis 2011 et développe actuellement son système de gestion en vue d'une recertification à la norme ISO 9001:2015.

Persona Friedrich Lehmann, chef de département et responsable de processus : M. Lehmann veut

• de consacrer peu d'efforts aux certifications afin de disposer de plus de temps pour le travail de processus réel et les affaires courantes.
• Documenter la connaissance des processus dans le SGQ et y développer le processus.
• Fournir des connaissances sur les processus à toutes les parties prenantes concernées de manière simple, rapide et transparente.
• avoir une vue d'ensemble de toutes les mesures et de tous les statuts des processus.
• Coordonner les activités avec souplesse et les mettre en œuvre de manière structurée.
• Être capable d'évaluer et de traiter le retour d'information.

Les différentes revendications Persona Susanne Schneider, employée : Mme Schneider veut

• trouver rapidement les processus qui sont importants pour vous.
• accéder directement aux modèles et aux formulaires.
• être informé immédiatement des changements et des mises à jour qui vous concernent.
• apporter ses propres expériences et ses commentaires.
• Initiez des améliorations et collaborez aux processus qui vous concernent.
• Trouvez des études de cas sur les processus.
• Trouvez une personne de contact.

Persona Hendrik Mayer, responsable QM : M. Mayer

• peut faciliter l'accès au système de gestion de la qualité.
• être en mesure de présenter les processus de manière uniforme et structurée conformément à la norme ISO 9001:2015.
• obtenir la plus grande acceptation possible du système.
• encourager tous les employés à participer aux processus.
• Enregistrer les changements de manière compréhensible et en accord avec la culture d'entreprise.
• Gérer les tâches de manière centralisée et suivre les risques.
• L'information peut diriger.
• Les audits de documents.
• Être capable de préparer des informations sur la gestion de la qualité dans un manuel à distribuer aux clients.

Dans cette analyse, on voit rapidement qu'en fin de compte, tous les aspects centraux de la révision de 2015 sont basés sur des cas d'utilisation pratique : La gestion des connaissances, la gestion des risques, la pertinence de la gestion des processus, la répartition plus large des responsabilités dans l'entreprise, le nouveau contexte de l'organisation ajouté dans la révision et la flexibilité fondamentalement accrue, également en ce qui concerne la mise en œuvre technique, sont des exigences des différentes parties prenantes. Toutefois, le système de gestion de la qualité doit également répondre à d'autres exigences. Pour y répondre, des mesures spécifiques à l'entreprise sont mises en place, qui peuvent être divisées en un bloc organisationnel et stratégique et un bloc technique.

Conséquences organisationnelles et techniques
Au niveau de l'organisation, il faut créer une atmosphère de travail collaborative dans laquelle les employés et les propriétaires de processus peuvent échanger des idées et développer des processus ensemble. Les décisions stratégiques ne sont pas prises "en secret", mais sont mises sur une large base. Les informations sont mises à disposition de manière transparente et les connaissances sont partagées. Le SGQ devient "social".

Sur le plan technique, un système de gestion de la qualité doit être mis en place pour soutenir de manière optimale ces méthodes de travail et de gestion. Il en résulte les exigences centrales suivantes :

• Le système doit être facile à utiliser, tout en étant à l'épreuve des audits.
• Une adaptation souple et individuelle doit être possible en ce qui concerne les aspects propres à l'industrie et aux entreprises.
• Les descriptions de processus peuvent être affichées de manière significative.
• Les informations peuvent être structurées de manière claire et uniforme.
• Il doit être possible de générer un manuel à partir du système.

Quelle solution technique est en cause ?
En ce qui concerne les conditions-cadres, un wiki d'entreprise est le système évident. Ici, l'idée "sociale" de la coopération est fortement mise en avant. En outre, les informations peuvent être cartographiées de manière structurée et la manipulation du système est relativement simple. Cependant, les cas d'utilisation tels que les processus de libération, le contrôle des informations et les exportations manuelles posent des exigences qui vont souvent au-delà des fonctions normales du wiki. En outre, la question se pose de savoir si le wiki est suffisamment flexible pour traiter également des aspects spécifiques aux entreprises.

Nous avons résolu ce défi en utilisant le confluent atlassien. Le wiki professionnel

"Sur le plan organisationnel, il faut créer une atmosphère de travail collaborative".

Le logiciel n'impressionne pas seulement par sa légèreté et le soutien exceptionnel du fabricant. Grâce à un vaste écosystème de modules complémentaires - semblable à celui de l'Appstore sous iOS ou Android - la gamme de fonctions peut être étendue de manière exhaustive. Outre la cartographie du SGQ, d'autres cas d'utilisation tels que les portails d'information, les intranets sociaux ou la documentation informatique peuvent également être servis par le système.

Avec Communardo SocialQMS, nous avons développé une solution qui combine les enseignements et les expériences de nombreux projets de clients avec les exigences de la norme ISO 9001:2015. Des modèles, des workflows de publication configurés, des concepts de personnalisation et de structuration du contenu à l'aide de métadonnées et une cartographie des processus automatisés constituent une base solide pour la mise en place d'un SGQ vivant en quelques semaines.

Un tableau de bord clair et personnalisé garantit une entrée rapide dans le monde des processus de votre entreprise. Fonction de commentaire, bouton de partage : De nombreuses fonctionnalités sociales favorisent l'interaction entre les utilisateurs. Les commentaires peuvent être facilement échangés, de sorte que le contenu est toujours à jour.