Une gestion de la qualité pour des voitures élégantes

Parfois, les changements imposés de l'extérieur sont un avantage et parfois ils sont plutôt problématiques. Prenez le groupe BMW Suisse, par exemple. À la fin des années 90, quelque 90 garages BMW utilisaient la gestion électronique de la qualité avec IQSoft de IQS AG à Zofingen. Une coopération qui a très bien fonctionné pour les représentants suisses du marché noble allemand pendant plus de 10 ans. Puis la coopération s'est arrêtée, car les exigences de la société mère allemande ont conduit à l'application de nouveaux programmes de gestion de la qualité, encore et toujours.

Et pourtant, le showroom BMW de Dielsdorf a récemment décidé de réactiver IQSoft, cette fois dans sa version moderne basée sur le web. Etait-ce ? Erich Kreienbühl, responsable du service après-vente : "Nous n'avons jamais vraiment été à l'écoute des innovations et surtout du dernier des systèmes obligatoires. Il n'a pas volé, comme on dit. Au final, nous avions deux ou trois programmes en parallèle, et je me suis dit : ça ne peut pas être ça". Markus Schmid, responsable des finances et de l'administration, ajoute : "Nous n'avons pas été convaincus par la dernière solution recommandée par le groupe, car notre équipe ne pouvait pas modifier les processus elle-même. Il fallait à chaque fois faire appel à quelqu'un. Pas vraiment efficace".

Retour aux racines de la qualité
Erich Kreienbühl : "Nous avons réalisé que nous devions faire quelque chose et maintenant nous avons le feu vert pour travailler davantage avec IQSoft. Pourquoi le retour à l'ancien premier choix ? Kreienbühl dit tout simplement : "C'est toujours un excellent programme. En outre, c'est assez facile pour les employés. Un tel système doit vivre de l'intérieur".

Que se passe-t-il ?
Erich Kreienbühl : "La gestion des tests et des équipements a toujours bien fonctionné avec l'"ancien" IQSoft. La nouvelle version en ligne a également été rapidement acceptée par les employés après une courte session de formation. D'autre part, il existe un grand potentiel d'amélioration des audits, en particulier dans le domaine de la vérifiabilité. Nous en avons fait récemment l'expérience concrète avec certaines entreprises partenaires, par exemple dans le domaine de la gestion des installations. Leur documentation est tout à fait insuffisante. Les auditeurs ont demandé des documents. Et puis la recherche a commencé dans différents dossiers. Nous étions dans une mauvaise position en tant qu'entreprise. C'est exactement pour cela que je voulais la standardisation".

Conquérir la montagne à petits pas
Comme mentionné au début, BMW Dielsdorf connaît l'"ancien" IQSoft (non basé sur le web) depuis de nombreuses années. Toutefois, la transition vers la nouvelle version s'est déroulée sans heurts. Erich Kreienbühl et Markus Schmid voient le défi sous un autre angle : la nouvelle orientation est un défi majeur.

Kreienbühl : "Nous devons reconstruire le système. Après toutes ces années avec des systèmes différents, nos documents n'ont pas l'air uniformes. Nous clarifions ce que nous emportons avec nous et ce dont nous n'avons plus besoin. La carte du processus fournit également des

"Si vous pouvez utiliser un PC, vous pouvez utiliser IQSoft."

A faire. Nous sommes même en train de redéfinir les processus du SCI, par ailleurs bien établis". Les deux responsables travaillent "à côté" sur ces tâches et ne peuvent pas imposer le rythme qu'ils ont en tête. Leur conseil à toute entreprise qui repense sa gestion de la qualité : "Libérez quelqu'un pour qu'il tire les ficelles tous les jours et ne soit pas contraint par les opérations quotidiennes".

Un travail ciblé qui porte ses fruits
Hans-Peter Kost, président du conseil d'administration d'IQS AG : "Nous voyons la situation décrite par BMW dans de nombreuses entreprises. Cependant, si l'intégration d'un nouveau logiciel de gestion de la qualité prend trop de temps, elle ronge la motivation. Je recommande de prévoir quelques mois pour la planification des processus et l'adaptation des documents. Au moment où le logiciel est mis en service, 95 % du travail ont été réalisés. Dès que le programme est mis en place, l'entreprise gagne immédiatement un temps considérable, tandis que la qualité augmente automatiquement. À ce stade, le responsable de la qualité devient le contrôleur du système. D'après notre expérience, il n'a alors besoin que d'environ quatre heures par semaine pour maintenir les applications".

Les conseils sont payants
Pour les entreprises qui ne peuvent pas se permettre ou ne veulent pas avoir leur propre responsable qualité pour le travail de base, Kost propose un conseil simple et logique : "Profitez des conseils offerts par votre fournisseur ! Pourquoi devriez-vous tout faire vous-même quand vous êtes pressé par le temps ? Votre conseiller ne doit pas être sur place tous les jours. Mais un soutien régulier est certainement utile au début. Vous pouvez alors tout mettre sur la table et planifier la manière de procéder".

Ordonner et accélérer
Processus, documents, listes de contrôle, instructions, formulaires et autres : à l'avenir, BMW Diels dorf souhaite gérer avec IQSoft un bon 120 processus et les documents associés. Markus Schmid : "Rien que dans mon service, j'ai plusieurs dossiers remplis de contrats. J'attends d'IQSoft qu'il me donne un accès immédiat aux conditions, aux délais d'attente, aux périodes de validité et plus encore.

Se concentrer sur une utilisation large et profonde
Le favori actuel d'Erich Kreienbühl : travailler avec la direction des réunions pour organiser ses nombreux rendez-vous. Hans-Peter Kost recommande une utilisation combinée dans ce contexte : "Les procès-verbaux classiques ne sont souvent pas lus. Si vous reliez la gestion de vos réunions aux processus et au CIP, rien ne sera oublié. Markus Schmid est d'accord : "Il y a plus d'engagement tout de suite. Quali tativement, nous nous concentrons donc sur l'étendue et la profondeur".

Objectif atteint
BMW Dielsdorf a pu revitaliser le processus d'amélioration continue (CIP) en peu de temps. Erich Kreienbühl : "Le système IQSoft basé sur le web a apporté une bouffée d'air frais, notamment dans le domaine de la gestion des actions. La répartition des tâches est très clairement structurée. Vous pouvez voir tout de suite qui met en œuvre quelque chose et qui ne le fait pas. Kreienbühl : "Je peux donner une tâche à n'importe lequel de nos 150 collaborateurs. Il suffit de quelques clics de souris pour qu'ils puissent commencer. Quiconque sait utiliser un PC peut également utiliser IQSoft.

Un modèle de gestion intermédiaire
BMW Dielsdorf voit son ancien et son nouveau logiciel comme une énorme opportunité. Il est donc logique que le projet "Amélioration continue" ait été récemment introduit au niveau des chefs de service. Kreienbühl : "Après une demi-journée de formation par IQS AG, j'ai créé une structure de base et j'ai dit à mes collègues : "Dites-moi ce qui devrait encore être changé". Et maintenant, le système fonctionne dans l'usine, l'entrepôt de pièces détachées et les zones de service à la clientèle. Nous recevons beaucoup de rapports, surtout sur ce dernier sujet".

tenir compte de la rotation du personnel
Une gestion de la qualité numérique de premier ordre survit à chaque changement de personnel, même au niveau de la direction. Parce qu'une bonne solution est pratiquement évidente pour les nouveaux membres de l'équipe. Egalement recommandé : un groupe plus important d'employés seniors en tant qu'utilisateurs actifs. Cela crée une stabilité pendant les absences en vacances et élimine la perte de connaissances en cas de changement de personnel dans la direction.

Conclusion optimiste
Après leurs premiers succès, Erich Kreienbühl et Markus Schmid se sont fixé des objectifs élevés : "Bien sûr, l'effort est important. Mais après les prédécesseurs inadéquats de ces dernières années, nous disposons enfin d'un système qui peut servir tous les employés. IQSoft est vraiment bon. Dès que nous avons vu la nouvelle version en ligne pour la première fois, nous l'avons su : Nous pourrions utiliser cela !" En d'autres termes, les voitures élégantes méritent une gestion élégante de la qualité. IQSoft fait l'affaire.