Système de gestion multilingue pour des normes uniformes

Marabu produit des peintures spéciales de haute qualité pour des applications industrielles et graphiques ou pour les loisirs, l'art et le loisir sur deux sites dans la région de Stuttgart. Dans le cadre d'une réorientation stratégique, les filiales ont été successivement plus étroitement liées à la société mère au cours des dernières années. La société mère fixe les normes de gestion de la qualité et de l'environnement, de sécurité au travail et de protection de la santé qui s'appliquent à toutes les filiales. Les usines mères de Tamm (siège social) et de Bietigheim-Bissingen sont certifiées ISO 9001 depuis 1995 et ISO 14001 depuis 2003. Elles ont également ancré la santé et la sécurité au travail dans leurs normes d'entreprise avec la certification OHSAS 18001 (depuis 2012) et le label de qualité associé "Sicher mit System".

Le système intégré de gestion du Marabout (MMS)
Dans le cadre de la nouvelle structure organisationnelle du groupe Marabu et du besoin de normalisation qui en découle, ainsi qu'en raison des exigences actuelles des clients, la décision a été prise en 2012 d'étendre le SGM existant au niveau mondial et, dans un premier temps, de faire certifier les filiales en France, en Chine et aux États-Unis selon les normes ISO 9001 et 14001. À cette fin, le groupe de sociétés cherchait un nouveau logiciel de système de gestion intégré, qui devait d'abord être déployé dans les usines étrangères. À l'époque, un système informatique était déjà utilisé sur les sites allemands, mais il n'était pas capable de fonctionner sur plusieurs sites et ne fournissait pas d'outil intégré pour la modélisation des processus. En conséquence, les organigrammes des processus devaient encore être créés séparément et à grands frais avec d'autres logiciels, puis transférés au SGM existant par "copier-coller" pour chaque révision.

"Le grand plan directeur qui se cache derrière tout cela est une future certification multisite du groupe Marabu par TÜV SÜD. Cette solution convient aux entreprises disposant de plusieurs sites. La certification multisite est possible si les différentes directions générales travaillent avec un système commun de gestion de la qualité et d'administration du personnel, si la planification et le contrôle du système de gestion sont effectués de manière centralisée et si les différents sites sont soumis à un programme d'audit annuel commun. Dans ce cas, l'audit multi-sites est effectué au siège (Tamm) sur une base annuelle, et seuls des échantillons aléatoires sont prélevés dans les autres lieux participants. Cela réduit considérablement l'effort global de certification et permet de gagner du temps et de réduire les coûts de certification", explique Klaus Cee, vice-président de la qualité, de l'environnement et de la sécurité chez Marabu GmbH & Co. KG.

Les premières certifications étant attendues pour 2013, la recherche d'un outil permettant de placer la gestion de la qualité des différents sites sur une base commune était en cours. En plus du multilinguisme et de la capacité multi-sites, les exigences spécifiques de Marabu comprenaient également un fonctionnement simple du système : les propriétaires de processus doivent pouvoir créer et gérer eux-mêmes les processus. Cependant, le contrôle central devrait être entre les mains du siège.

Un logiciel de gestion de la qualité multilingue facilite l'harmonisation
Les responsables de Ma-rabu ont trouvé ce qu'ils cherchaient chez ConSense GmbH à Aix-la-Chapelle. Cette entreprise est spécialisée dans les logiciels particulièrement conviviaux et intuitifs pour la gestion des processus et de la qualité et développe depuis 2003 des solutions innovantes pour le support électronique complet de la norme DIN EN ISO 9001 et de nombreuses autres normes. Les caractéristiques particulières du logiciel ConSense comprennent un concept pratique en plusieurs langues et la cartographie des écarts spécifiques à un site, ce qui favorise l'harmonisation minutieuse des normes de l'entreprise.

L'introduction du système de gestion intégré ConSense IMS s'est déroulée selon un calendrier "sportif" : en 2013, la décision a été prise en faveur du système, en juin 2013, Marabu France avec un total de quatre sites à cette époque et en octobre 2013, le site de Chine a été certifié avec lui. À cette fin, une équipe de plusieurs employés du département central Qualité Environnement Sécurité a accompagné les collègues français et chinois pendant environ six mois chacun. Le paysage des processus a été développé dans des ateliers et configuré avec ConSense. "Ici, le gestionnaire d'organigramme intégré a été très utile, avec lequel les processus peuvent être modélisés rapidement et facilement", trouve Klaus Cee. L'introduction rapide du nouveau système s'est poursuivie : Après la Chine, la certification de l'usine américaine a eu lieu en novembre 2013, suivie par le Brésil et la Suède en 2014, l'Italie en 2015 et enfin Marabu UK. Toutes les certifications ont été obtenues avec succès. Depuis 2014, ConSense IMS est également utilisé sur les sites allemands.

Klaus Cee explique comment l'introduction réussie du nouveau système de gestion a été possible en si peu de temps dans des usines réparties dans le monde entier, grâce à l'approche spécifique au projet : "Nous avons créé une carte des processus au niveau du groupe. La structure des manuels est également la même partout. Par exemple, nous utilisons une numérotation uniforme des processus dans le monde entier. Lorsqu'ils ont été introduits sur un site, la moitié à trois quarts des processus ont d'abord été créés et adaptés aux exigences locales. Les responsables locaux de la qualité étaient chargés de cette tâche. Dans les ateliers, nous avons créé des cartes de processus et modélisé des processus. Le résultat et la mise en œuvre dans la pratique opérationnelle ont été vérifiés au moyen d'audits internes. Sur les sites allemands, où l'ancien système de gestion de la qualité a été mis en place à l'aide de Visio, nous avons pu importer les organigrammes existants dans ConSense via une interface. Sur la base de ces "versions brutes", nous avons ensuite révisé les représentations des procédés pour les usines allemandes".

Cartographie des points communs mondiaux et des variations locales
L'un des avantages de ConSense dont ont bénéficié Klaus Cee et son équipe est le multilinguisme du logiciel, qui comprend désormais quatorze langues. En outre, le logiciel permet d'utiliser deux types de concepts linguistiques différents pour les documents et les processus : Soit un contenu identique est stocké dans différentes langues, soit des variantes avec un contenu différent dans différentes langues sont utilisées. Le concept de variantes est nécessaire lorsque - comme dans le cas du Marabu - une traduction pure des processus n'est pas suffisante parce que les particularités locales, régionales ou nationales nécessitent des écarts de contenu : "Dans ce cas, notre logiciel garantit qu'en cas de modification d'une spécification centrale, un ajustement des variantes associées est également immédiatement lancé", explique le Dr Iris Bruns de la direction de ConSense GmbH.

Au Marabu, le système est maintenant utilisé dans les langues d'interface : allemand, anglais, français, italien, chinois (mandarin), espagnol, portugais brésilien et suédois. Il existe actuellement huit manuels de gestion spécifiques à onze sites, où certains processus et procédures varient : "Les normes locales comprennent des exigences de test en fonction du marché. Dans notre usine aux États-Unis, par exemple, il y a plus de tests différents car ici, les différentes couleurs sont non seulement mélangées à partir de couleurs standard, mais aussi à partir de laminés liquides produits localement. Les couleurs standard sont testées de manière centralisée en Allemagne. En outre, nous avons des sites sans système ERP, ce qui entraîne également des écarts. Les exigences légales locales, par exemple en matière de protection contre l'incendie ou de sécurité au travail avec les documents correspondants à créer, rendent également nécessaires des modifications. Cependant, il est important que nous ayons défini des exigences minimales pour des processus standard qui s'appliquent partout au Marabu", souligne Klaus Cee.

ConSense IMS est le seul logiciel qui est utilisé dans tous les sites du groupe de sociétés Marabu. Il prend en charge le contrôle des documents, y compris les flux de travail d'examen et d'approbation automatiques, le contrôle et l'archivage. La documentation du processus est en anglais et dans les langues locales. Marabu a également introduit un système de numérotation uniforme des processus qui s'applique à chaque usine. Cela facilite la recherche dans le système, auquel tous les employés ont accès : Toutes les informations qui les concernent, par exemple les instructions de travail, les changements en cours et les nouvelles de l'entreprise dans le monde, sont accessibles quotidiennement et personnalisées.

Plus de transparence dans tous les lieux
Sur le site principal de Tamm, tous les fils se rejoignent chez Klaus Cee, qui, en tant que responsable du système de gestion d'entreprise, surveille le système commun dans le pays et à l'étranger avec son équipe. Le nouveau système de gestion facilite son travail grâce à une plus grande transparence. Il peut désormais accéder à tous les lieux du monde. La fonction de traduction que ConSense IMS offre pour les processus et les documents, par exemple, est également extrêmement précieuse pour l'équipe Corporate QES-ISO. Cela signifie que les documents relatifs aux audits de sites internationaux qui sont rédigés dans la langue locale peuvent être retraduits. "Cela signifie que nous pouvons rapidement voir si nous nous écartons des normes spécifiées quelque part et que nous pouvons immédiatement prendre des contre-mesures", se réjouit Klaus Cee. "Grâce au système uniforme, nous avons réussi à ce qu'il n'y ait pas de divisions locales dans la gestion de la qualité et de l'environnement. Chaque employé a un aperçu des processus des autres. Cela signifie que les différentes filiales sont en mesure de se soutenir mutuellement. Cela permet d'économiser du temps et des ressources, car il n'est pas nécessaire de réinventer des processus ou des procédures qui sont identiques dans les différents lieux".