Migrer les systèmes de gestion normatifs

La première version de la norme DIN EN ISO 9001 a été publiée en 1987 dans le but de vérifier et de stipuler contractuellement la gestion de la qualité dans les entreprises. Les entreprises allemandes ont d'abord craint une dévaluation du label de qualité "Made in Germany" ainsi qu'un déluge de documentation. Après l'introduction de la norme, l'Allemagne a toutefois joué un rôle de pionnier au fil du temps. Des révisions de la norme ont suivi en 1994, 2000, 2008 et plus récemment en 2015. La dernière version a été publiée en septembre 2015 sous le nom de DIN EN ISO 9001:2015. [1]

Afin de garantir que les entreprises ne perdent pas leur certification, elles doivent être recertifiées selon la nouvelle norme d'ici septembre 2018. L'adaptation du SMQ aux nouvelles exigences constitue un défi majeur pour les petites et moyennes entreprises, notamment en raison du manque de ressources en personnel et de compétences de mise en œuvre. Cependant, les services de conseil externes présentent l'inconvénient - outre les coûts de conseil directs qui y sont associés - que l'organisation individuelle des entreprises n'est pas suffisamment prise en compte dans la mise en œuvre des nouvelles exigences. Suite à la révision de la norme ISO 9001 en 2000, de nombreuses entreprises ont perdu leur certification, ce qui indique que le SMQ n'était pas suffisamment adapté aux nouvelles exigences [1].

S'adapter avec peu d'efforts
Dans le cadre du projet de recherche "KMU Move - KMU-ferechtes Gestaltungsmodell zur systematischen Migration von normati-ven Qualitätsmanagementsystemen" (PME Move - modèle de conception adapté aux PME pour la migration systématique de systèmes de gestion de la qualité normalisés), une procédure systématique d'application générale pour la migration de systèmes de gestion certifiables est en cours d'élaboration à l'exemple de la révision de la norme ISO 9001. Cela devrait permettre aux PME d'adapter leurs systèmes de gestion de manière indépendante, avec peu d'efforts et en conformité avec les normes. D'une part, on prépare des connaissances sur la migration, qui représentent le lien entre les exigences normatives et les paramètres de conception internes de l'entreprise (processus, documentation, etc.). Ces connaissances aident les PME à acquérir les compétences correspondantes en matière d'interprétation et de mise en œuvre. D'autre part, une procédure générique pour l'adaptation du SGQ sur la base des changements normatifs est développée. Celui-ci contient des modules de procédure concrets qui offrent aux PME la possibilité de planifier et de mettre en œuvre une adaptation du SGQ de manière systématique et donc avec la protection des ressources en personnel.

Le système de migration est mis en œuvre avec des outils appropriés dans un wiki. Le wiki ne sert pas seulement à présenter les lignes directrices, mais il est également destiné à promouvoir l'échange d'expériences entre les entreprises. La mise en œuvre des résultats de la recherche sous la forme d'un wiki permet un apprentissage interorganisationnel et une évaluation comparative pour l'identification des meilleures pratiques dans les PME. Dans un premier temps, le wiki sera mis à la disposition des entreprises du comité d'accompagnement du projet afin qu'elles puissent utiliser le guide ; une fois le projet terminé, le wiki sera également accessible au public. L'échange d'expériences sur la plateforme wiki permet de faire progresser une optimisation commune itérative de la procédure.

Quatre phases
La méthodologie pour la migration des systèmes de gestion normatifs dans les PME en utilisant l'exemple de la norme ISO 9001 est divisée en quatre phases : Phase d'analyse, de conception, de mise en œuvre et d'application. La phase d'analyse comprend la dérivation systématique des différences entre les exigences des normes ISO 9001:2008 et ISO 9001:2015. Les exigences actuelles du SMQ actuel sont comparées aux nouvelles exigences du système à modifier. Les différences identifiées doivent être visualisées et traitées afin de donner aux entreprises la possibilité d'informer et d'échanger des informations sur les nouvelles exigences et approches de leur mise en œuvre. Les résultats sont transférés sur le wiki et ainsi mis à la disposition des PME.

La phase de conception comprend l'élaboration d'un modèle de procédure générique par la recherche de connaissances, de méthodes et d'outils pour la migration des systèmes de gestion en utilisant l'exemple de la norme ISO 9001, afin d'aider les PME à acquérir les compétences d'interprétation et de mise en œuvre correspondantes. La structure est basée sur la structure qui a été identifiée sur la base de la comparaison des systèmes de gestion générale. Migrer les processus signifie mettre en œuvre de nouvelles spécifications de processus et/ou restructurer les processus existants en ce qui concerne leur logique factuelle ainsi qu'adapter le contenu de DeepL des processus, leurs intersections et leur structure organisationnelle. Ce faisant, des outils de migration sont identifiés qui font partie du modèle de migration du SGQ et dont la nécessité est motivée par la révision de la norme ISO 9001 actuellement en cours. Le processus de migration développé ainsi que les outils nécessaires seront intégrés dans le wiki et serviront de source d'information pour les entreprises. Pour les révisions futures, on peut supposer que d'autres outils et inventaires seront nécessaires pour la migration ciblée des systèmes de gestion. Les outils et les inventaires existants peuvent être complétés et adaptés dans le wiki à tout moment, de sorte que le modèle de conception à développer reste applicable pour les futures migrations du SGQ.

La phase de mise en œuvre sert à mettre en œuvre le processus de migration conceptualisé dans le wiki dans les PME. Pour l'adaptation du système de gestion, outre l'examen et la création de structures organisationnelles appropriées, il convient de définir des objectifs réalistes et d'établir des processus correspondants. En outre, une attention particulière doit être accordée à la présentation des innovations aux employés et à leur motivation pour la nouvelle forme de travail, si nécessaire sous la forme d'un "projet de changement".

La phase d'application comprend essentiellement la mise à jour durable du Wiki. Il est crucial pour le succès du système que les informations et les données conformes aux normes soient toujours à jour et fiables. La qualité de l'information joue un rôle important, et les connaissances doivent être stockées et accessibles d'une manière qui convienne au groupe cible. Cette phase est axée sur l'amélioration continue, afin de toujours pouvoir faire face à une mi-intégration en cas de nouveaux changements.

Gérer les connaissances grâce au Wiki
Le défi auquel sont confrontées les petites et moyennes entreprises (PME) est d'adapter les systèmes de gestion en cas d'évolution des exigences normatives. Par opposition à la maintenance continue des systèmes de gestion, la migration est comprise comme une révision et un réalignement fondamentaux dus à des changements externes des exigences. Grâce à la mise en œuvre technique dans un Wiki, il est possible de mettre les connaissances, les procédures et les outils à la disposition de toutes les entreprises. En outre, les futures migrations de systèmes de gestion supplémentaires sont rendues possibles par des échanges interorganisations sur les nouvelles exigences.

Les initiateurs du projet de recherche sont l'Institut Fraunhofer pour la technologie de production IPT et le laboratoire de machines-outils WZL de l'université RWTH d'Aix-la-Chapelle. Il est supervisé par l'association de recherche FQS.
Qualité e. V.