Tout d'une seule source

De groupe Hochdorf est l'un des leaders du marché suisse dans le développement, la production et la commercialisation d'aliments et d'ingrédients de valeur à base de lait, de céréales et d'oléagineux. Fondée en 1895, cette entreprise de longue date est active dans les domaines des ingrédients laitiers, des soins pour bébés et des céréales et ingrédients et emploie plus de 625 personnes. Avec des clients issus de l'industrie alimentaire et du commerce de gros et de détail dans 90 pays, l'entreprise a réalisé un chiffre d'affaires de 551 millions de francs suisses en 2015. Dans le cadre d'une réorganisation des structures de l'entreprise, le logiciel de gestion de projet utilisé pour les projets de développement de produits atteignait de plus en plus ses limites en raison des changements organisationnels et liés aux processus. En outre, le système de gestion de la qualité Qualiguide avait atteint sa "fin de vie" - le fournisseur du développement interne a mis fin au soutien de l'application vieillissante. C'est ce dernier qui a incité Kaspar Stiep, directeur des services informatiques de Hochdorf, à commencer à chercher une nouvelle solution en 2013. Après avoir évalué différentes options, il a finalement choisi Sharepoint comme plate-forme centrale pour toutes les applications d'information et de collaboration de l'entreprise. "La plupart des solutions se sont rapidement révélées inadaptées à nos objectifs globaux. Le seul qui a été retenu est un logiciel suisse pour les systèmes de gestion intégrés, dit-il. "Si seulement nous avions dû refaire la gestion de la qualité, les chances de solution auraient été bonnes". Mais comme Stiep voulait également cartographier la gestion de projets et diverses autres applications sur la nouvelle plateforme, la décision a été clairement en faveur de Sharepoint. En outre, Stiep poursuit une stratégie d'achat basée sur les technologies Microsoft dans la mesure du possible. Stiep justifie le choix de l'IOZ comme prestataire de services informatiques pour les projets à venir par les réactions toujours positives des références clients et par le fait que l'IOZ est fortement ancré dans l'environnement Sharepoint. "Mais nous nous sommes également bien entendus avec les représentants de la société dès le début, et la proximité physique du domicile de l'IOZ à Sursee est un autre effet secondaire positif".

Intranet et gestion de la qualité
La première chose à faire a donc été de donner une nouvelle base à la gestion de la qualité. En même temps, la construction de l'intranet a commencé fin mai 2014, qui doit servir de point d'entrée central pour tous les employés pour les informations de l'entreprise et les applications individuelles basées sur SharePoint. Une caractéristique particulière de la plateforme est un centre de nouvelles pour la communication interne qui, avec l'aide de l'application Infoscreen développée par l'IOZ, permet également d'atteindre les employés sans poste de travail PC sur des écrans, par exemple dans les salles communes. Début décembre 2014, l'ancien système intranet a finalement été fermé et le nouveau lancé.

Le Qualiguide a peu changé en ce qui concerne les flux de production des versions. Les définitions ont été adaptées conjointement aux conditions de SharePoint et mises en œuvre par l'IOZ en termes d'administration et de maintenance. Les représentations de processus ont été transférées de l'ancien système par Hochdorf lui-même à l'extension Visio de Sharepoint. Le bouton Qualiguide amène l'utilisateur au paysage de processus représenté visuellement, qui représente l'ensemble de l'entreprise. Avant le projet, la Stiep avait déjà établi un état d'esprit de processus parmi ses employés, de sorte qu'ils sont habitués à naviguer vers les instructions de travail, les listes de contrôle, les documents applicables, etc. souhaités et déjà stockés, non pas via un créneau de recherche, mais en sélectionnant le processus approprié. Une des particularités du Qualiguide est qu'il offre une vue basée sur la localisation. À Sulgen, par exemple, les processus qui y sont disponibles sont affichés directement. Avec la certification réussie selon la norme ISO 22000:2005 FSSC à la fin de 2015, l'application Qualiguide pourrait être remise à l'entreprise opérationnelle.

Un outil puissant appelé
Pour la cartographie des processus d'approbation, la solution d'automatisation des flux de travail Nintex a été utilisée, pour laquelle l'IOZ est la première entreprise suisse dont les employés sont certifiés dans cette technologie et ces produits. Nintex est non seulement un outil très convivial pour la saisie des processus et des flux de travail, mais il est également utilisé partout où l'éditeur de flux de travail standard fourni avec SharePoint ne suffit plus. C'est le cas, par exemple, des tâches et de la maintenance ou du versionnement. Les flux de travail peuvent être créés manuellement et techniquement liés sans connaissances en matière de développement. Ou encore, lorsqu'une nouvelle liste de contrôle est créée à l'aide d'un modèle, les métadonnées sont stockées dans le document lui-même. Cela définit clairement, par exemple, qui est le propriétaire du processus ou du document et qui peut ou doit vérifier, rejeter, déléguer et valider les modifications en conséquence. Ce n'est qu'alors que les processus et les documents de spécification nouvellement définis sont publiés dans Qualiguide. Grâce à Nintex, il est facile de créer une bibliothèque de conception dans laquelle toutes les versions et les personnes impliquées sont documentées. Une traçabilité complète est donc garantie à tout moment. Dans le nouveau Qualiguide, toutes les documentations de processus, y compris les documents et modèles de documents applicables, ainsi que toutes les responsabilités de processus sont stockées. En outre, un processus de validation et d'approbation soutenu par un workflow est mis en place. Pour l'avenir, la Stiep s'est fixé comme objectif de traiter les autres travaux de gestion de la qualité tels que la gestion des audits, des plaintes ou des contrats via SharePoint.

La fin de la gestion incontrôlée des projets
La mise en œuvre de la solution de gestion de projet a débuté en août 2014. Cette application concerne principalement la gestion des tâches de validation et d'approbation des recettes, des processus, du conditionnement et des projets d'assurance qualité de Hochdorf, la mise à disposition de salles de projet et la gestion des informations liées aux projets. La gestion des projets de recettes a été la première à être abordée. Au lieu de s'occuper des dockets, des dossiers et des listes Excel, l'utilisateur accède désormais à l'application via le portail Sharepoint et commence un nouveau projet. Comme pour le Qualiguide, les formulaires et la logique commerciale sont mis en œuvre avec Nintex. L'outil utilise ici aussi le moteur de Sharepoint et permet à l'utilisateur de construire lui-même des workflows et de s'organiser de manière ciblée. Avant le début du projet, l'approbation est traitée avec la participation de tous les services concernés, puis la coordination est assurée au moyen de flux de travail et de l'enregistrement des tâches. Dans l'ensemble, le projet s'est très bien déroulé, dit Stiep. "Les collègues de l'IOZ se sont montrés très pragmatiques dans leur approche. Par exemple, ils ont enregistré les besoins directement auprès des ministères et ont présenté des propositions prêtes à être décidées. Je n'ai jamais été arrêté pour des futilités", dit-il joyeusement. Bien sûr, il y a eu aussi des incidents imprévus, par exemple parce que Hochdorf n'a pas transmis les spécifications ou les concepts avec suffisamment de soin. "Nous avons fait quelques boucles ici et là", dit-il. Toutefois, cette application est également productive depuis août 2015. "Aujourd'hui, nous disposons d'une plate-forme pour les besoins futurs en matière de gestion de l'information et de la collaboration", déclare le Stiep. Actuellement, la gestion des audits est mise en œuvre, suivie par la gestion des plaintes et des contrats. L'intranet de Hochdorf n'est donc pas seulement un réservoir d'informations. Il se développe en une plate-forme interactive d'information et de collaboration pour l'ensemble de l'entreprise.