La transparence par les archives

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Les Archives fédérales suisses (AFS) sont hébergées dans un bâtiment imposant. C'est ici que l'histoire suisse se fait au sens propre du terme. Le SFA est au service de la sécurité juridique et d'une "gestion administrative continue et rationnelle". Il rend possible la transparence et l'action gouvernementale en premier lieu - comme il est dit en bref sur Wiki-pedia.

Wikipédia a été en résidence au BAR de 2013 à 2014. Le thème : 100e anniversaire de la Première Guerre mondiale. L'archive, qui est administrativement rattachée au Département fédéral de l'intérieur (DFI), semble quelque peu réticente ces jours-ci lorsqu'il s'agit de projets "Wikipédia en résidence". Wikimedia Suisse et les partenaires de Wiki-pedia rencontrent aujourd'hui un vif succès dans des lieux prestigieux tels que la British Library à Londres et le Metropolitan à New York. L'objectif de Wikimedia Commons, le bureau central pour les fichiers médias libres, est de poursuivre l'idée de l'open-source en publiant autant de matériel d'archives que possible provenant d'institutions et d'auteurs bénévoles.

Résumer et numériser des encyclopédies - quoi de mieux que de le faire via Wikipedia ? Pourquoi nos collègues en Suisse ne manifestent-ils pas d'intérêt pour de plus grandes synergies ? Les Archives fédérales suisses ont sans aucun doute ouvert les collections des archives fédérales à certains groupes depuis des temps immémoriaux.

Informations utiles
Les Archives fédérales proposent l'archivage numérique aux cantons, aux communes et à d'autres institutions. Le Conseil fédéral l'a autorisé à le faire avec un mandat de prestations conformément à l'art. 18 de la loi fédérale sur l'archivage (LFA, RS 152.1). Les autorités publiques veulent contrecarrer "leurs propres développements coûteux" tout en assurant un "fonctionnement économique".

D'une manière générale, les Archives fédérales contiennent environ 60 000 mètres linéaires de documents analogiques et plus de 15 téraoctets (ndlr : 1 To de stockage correspond à 2000 heures d'enregistrements sur CD) de documents numérisés. Parce que la puissance de calcul des puces double tous les 18 mois - pour utiliser la loi de Moore en bref - la Confédération suisse est confrontée à des défis informatiques majeurs. D'autant plus que la société mobile envoie des millions de données chaque jour.

C'est pourquoi le contenu des archives de la SFA doit désormais être traité et synchronisé sous forme numérique avec le système de gestion d'entreprise de la Confédération (GEVER).

Les fonds particulièrement demandés sont de plus en plus souvent numérisés à l'Archivstrasse 24 à Berne et mis en ligne.

Les documents des Archives fédérales sont déjà aujourd'hui des "biens précieux". Les informations, qui proviennent de bases de données et de systèmes administratifs séculaires, doivent garantir l'"originalité", l'"intégrité" et l'utilisabilité à long terme des données (voir encadré) conformément au mandat de prestations. - Cependant, pour garantir l'action de l'État, le SFA doit pouvoir maintenir une souveraineté interprétative sur les institutions privées.

Données gouvernementales ouvertes
Un processus d'archivage typique de la SFA va du conseil pré-archivage à la médiation des documents, par exemple au moyen de copies de vieilles cartes ou d'extraits de biens dormants. Un tel processus comprend toujours des aspects organisationnels et techniques.

"Dans l'archivage numérique, les informations contextuelles (Méta-données) sont importantes. Ceux-ci sont découplés de leurs environnements informatiques spécifiques pendant le transfert (Base de données et systèmes d'exploitation), séparés des applications et du matériel proprement dit, par exemple, et stockés dans des formats adaptés à l'archivage", explique un responsable de la communication de la SFA. "Si cela est nécessaire pour maintenir la lisibilité, ils sont également convertis dans de nouveaux formats (processus de migration).

En collaboration avec d'autres institutions, les Archives fédérales développent des solutions pour l'archivage de données spéciales, telles que des géodonnées ou des sites web. Mais la Confédération s'intéresse aussi particulièrement à ses propres publications de données ouvertes, par exemple sur le portail pilote opendata.admin.ch. Ici, les citoyens suisses peuvent télécharger gratuitement les données officielles.

En particulier, les données des services cartographiques de l'Office fédéral de l'environnement et de l'Office fédéral de la santé publique sont nouvelles. Parallèlement à la poursuite du fonctionnement du portail pilote, une stratégie de données gouvernementales ouvertes pour la Suisse est en cours d'élaboration sous la direction du comité de pilotage informatique fédéral.

Droit à la copie
Dans ce contexte, le "droit de copie" joue un rôle non négligeable dans l'autodétermination des citoyens suisses.

Exigences légales : Art. 13 BV (protection de la vie privée)

1) Toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale, de son domicile et de sa correspondance, des postes et télécommunications.

2) Toute personne a droit à la protection contre l'utilisation abusive de ses données personnelles.

Art. 107a BV (utilisation de données personnelles, numériques)

1) La Confédération réglemente l'utilisation des données personnelles obtenues par l'utilisation des réseaux numériques par des particuliers.

2) L'utilisation de ces données est considérée comme l'ensemble des activités dans lesquelles des données personnelles sont collectées, stockées ou utilisées ultérieurement dans le but de créer une valeur ajoutée économique, scientifique ou idéale.

Déclaration de problème : En soi, il ne devrait pas y avoir de "collecte de données" de données personnelles dans la Confédération. La direction de la protection (de l'art. 13 al. 2 BV) via une réclamation contre l'État (et non contre les particuliers) est toujours ouverte. L'utilisation de données par les fournisseurs commerciaux n'est actuellement pas une "infraction". (Source : Association Data & Health Zurich)

Numérisation de l'œuvre juridique
Depuis plus de 150 ans, la Bâloise Assurances rend le monde plus sûr. Le groupe Bâloise, dont le siège est à Bâle, opère en tant qu'assureur et fournisseur de pensions. Au service juridique du Groupe Bâloise, tout le contenu juridique a été récemment unifié grâce à des technologies de recherche. Le service juridique et fiscal de la Bâloise utilise le moteur de recherche "Lawsearch Enterprise" depuis le printemps 2017. Les avocats et les fiscalistes peuvent l'utiliser pour trouver toutes les informations dont ils ont besoin : "Le logiciel de gestion de Weblaw peut être parfaitement adapté aux besoins de nos clients", explique Andreas Burki, responsable du service juridique et fiscal.

Les documents et dossiers internes ainsi que les textes juridiques et les décisions de justice peuvent désormais être coordonnés via un système de gestion des dossiers (système CRM et ERP) appelé Vertec. Le service juridique et fiscal utilise la dernière version 3 du moteur de recherche. Cette version comprend une recherche à facettes avec des filtres graphiques et des fonctionnalités de recherche personnalisées. Il relie toutes les sources de données internes (via le dépôt Windows, les documents types, les courriels, etc.) et peut également rechercher les documents juridiques les plus importants sur Internet (par exemple, les lois fédérales et cantonales et les décisions de justice).

Bien sûr, explique Christoph Gee ring, chef de projet au sein du département Transformation numérique de la société Baloise, nous pouvons limiter le moteur de recherche à un groupe de personnes clairement réglementé". La Bâloise, également prestataire d'assurances contre les cyberdommages, contrôle ses archives numériques et plus généralement son infrastructure informatique en les séparant en sous-domaines - et enfin aussi au moyen de journaux numériques stockés (via la reconnaissance des utilisateurs).

Mais le chef de projet estime aussi qu'il faut encore procéder à un certain nombre de relances avec des rôles définis avant que la Bâloise ne puisse faire preuve d'une "transparence de bout en bout dans la boîte de vitesses analytique" (via les analyses de clusters de l'IdO).

"Point de recherche unique
"Un seul point de recherche" au lieu de bibliothèques, telle est désormais la devise : les avocats et les fiscalistes de la Basler Versicherung AG bénéficient d'une numérisation avancée. Un point de référence SPoS unique pour toutes les informations accélère l'efficacité et facilite le travail quotidien. Geering, le chef de projet de la Bâloise, est positif quant à l'avenir du réseau :

"Les employés sont libérés des comparaisons frustrantes et peuvent se concentrer sur leurs tâches réelles". Le nouveau moteur de recherche augmente considérablement la collaboration. Certes, certaines données devraient encore être restructurées, mais en fin de compte, tout le monde aurait un accès plus facile - mot-clé : "libre-service" - aux archives importantes.