La numérisation dans la gestion du changement

Fondamentalement, dans la gestion du changement, les stratégies et les structures de l'entreprise doivent être continuellement adaptées aux conditions changeantes. Dans les premiers temps des systèmes de gestion assistés par logiciel, cela signifiait principalement de représenter clairement les informations existantes telles que les structures organisationnelles, les processus, les risques ou les chiffres clés et d'apporter des changements de manière dynamique. Les présentations actuelles ont été discutées lors de réunions ou mises à la disposition de l'inspection générale dans des lieux centraux. La conception des nouvelles exigences et l'influence sur celles-ci étaient souvent réservées à la direction. La communication à tous les employés et l'assurance de la mise en œuvre des nouvelles exigences n'ont pas pu être entièrement retracées.

Exigences croissantes en raison des normes juridiques et culturelles

Les lois et les directives ont été considérablement renforcées ces dernières années, en particulier dans les secteurs très réglementés (par exemple, la technologie médicale, les soins de santé, l'industrie alimentaire ou l'automobile). Cela a également accru les exigences relatives au logiciel de gestion utilisé. Afin de ne pas augmenter les coûts de développement et de maintenance des systèmes de gestion, il est nécessaire de les concevoir de manière simple et efficace. Si les développements informatiques de ces dernières années (Internet, applications mobiles) sont correctement mis en œuvre, les systèmes de gestion peuvent être optimisés et repensés de manière à ce que l'effort requis pour la maintenance du système diminue réellement. Il s'agit ici d'utiliser tout le potentiel de la numérisation et de pouvoir ainsi documenter numériquement les modifications de bout en bout et d'enregistrer les écarts - également lors des audits - de manière compréhensible.

À cela s'ajoute le changement de la culture d'entreprise. Les postes de haut niveau ne doivent pas être les seuls à avoir une influence sur l'évolution des processus et des contenus. La collaboration apporte plus d'acceptation et de joie à tous les niveaux de l'entreprise et garantit que de nouvelles choses sont réellement introduites et mises en œuvre. Plus les employés sont impliqués tôt et régulièrement, plus la qualité de l'information et de l'application est élevée. Cette responsabilité supplémentaire signifie que les connaissances de chaque individu ont plus de poids, ce qui favorise la cohésion interservices et l'identification avec l'entreprise.

Outre les fonctions de promotion de la collaboration, un système de gestion doit également être en mesure de garantir la communication au bon moment et au bon endroit. La conservation des connaissances, leur transmission dans le cadre de formations et leur vérification régulière par des cycles de confirmation constituent une autre composante de la gestion moderne du changement.

Les nouvelles technologies changent la vie et les modes d'utilisation

Les nouvelles technologies - en particulier l'internet et les appareils mobiles - ont accru non seulement les exigences fonctionnelles mais aussi les désirs de convivialité. Les appareils portables permettent une utilisation directement sur le lieu de l'action. Le principe GEMBA de la gestion allégée, qui est souvent considéré comme un critère obligatoire dans la conception des postes de travail et la sélection de produits logiciels optimaux, peut ainsi être mis en œuvre de manière optimale. Que ce soit sur les chantiers de construction pour les inspections de sécurité, dans les chaînes de production pour l'enregistrement des dysfonctionnements, des écarts ou pour la réalisation et la documentation des audits - de nombreux domaines d'application des systèmes de gestion bénéficient de l'utilisation d'appareils mobiles. Au lieu de notes et de protocoles manuscrits, des listes de tâches numériques ainsi que des formulaires numériques sont utilisés pour l'enregistrement, des informations supplémentaires telles que des photos sont ajoutées et transmises à la personne responsable suivante pour traitement.

Intégration et couplage avec les solutions d'entreprise existantes

Au début de la numérisation, les documents étaient stockés séparément sur des serveurs dans divers formats, les informations étaient collectées en parallèle sur un intranet et les processus étaient modélisés et stockés dans un autre outil. Le système de gestion a été géré de manière isolée. Par conséquent, les utilisateurs ne savaient souvent pas où trouver les informations. Si l'information était trouvée, elle n'était souvent pas à jour. Il en a résulté une baisse des taux d'utilisation, un manque d'acceptation du système et des utilisateurs insatisfaits.

Aujourd'hui, l'objectif est que toutes les informations soient disponibles sous forme de réseau - et puissent ainsi être trouvées sous forme de chaînes d'information complètes et actualisées. Selon IMS AG, qui est spécialisée dans les systèmes de gestion intégrés, cela signifie qu'il est impératif qu'un système de gestion supporte une fonctionnalité de collaboration avec d'autres systèmes informatiques. Cela permet d'intégrer les meilleures caractéristiques et fonctions de chaque système et permet à l'utilisateur de les utiliser facilement et de manière cohérente.

Une attention particulière est accordée à l'intégration des solutions de collaboration dans le nuage dans un système de gestion de la qualité à l'échelle de l'entreprise. La connexion de la plate-forme Office 365 permet l'utilisation intégrée et partagée de documents (Office), de tâches (Teams) et de plates-formes d'information complètes (SharePoint). Cela laisse le choix du logiciel utilisé à l'utilisateur, ce qui favorise l'acceptation de l'ensemble du système de gestion. Les informations sont également faciles à trouver dans tous les systèmes et sont complètes et actualisées à tout moment - la base d'un système de gestion de la qualité efficace et fonctionnel.

Les systèmes de flux de travail soutiennent le plein potentiel de la numérisation

Le remplacement complet du système de gestion, sujet aux erreurs, incomplet et dépendant du papier, n'a pas encore été réalisé dans de nombreux endroits. Les formulaires, listes de contrôle et autres documents contiennent de multiples entrées de données, certains processus nécessitent encore un classement sur papier et il n'y a pas de vue d'ensemble de l'état d'avancement du traitement. Les informations provenant d'autres systèmes ne sont pas disponibles, le système de gestion est exploité indépendamment des autres systèmes informatiques. En outre, les processus enregistrés à ce jour ont souvent été limités aux processus de base.

Avec une saisie des informations basée sur le flux de travail, le potentiel caché et une véritable numérisation de bout en bout peuvent enfin être mis en œuvre. Grâce au traitement automatisé et guidé par le système, une maintenance complète, correcte et sécurisée des informations est possible, ce qui permet d'obtenir un système totalement dématérialisé, même dans les secteurs hautement réglementés. Grâce à l'intégration directe de systèmes tiers, les données peuvent être échangées entre les produits logiciels pendant l'exécution du flux de travail et les flux de travail peuvent être exécutés sans perturbation des médias. La présentation dynamique de l'information réduit la densité de l'information en affichant un contenu différent selon la réponse aux questions de décision.

Exploiter les possibilités du changement Grâce aux dernières technologies du web, l'information peut être préparée de manière condensée, dynamique et adaptée à l'utilisateur (si nécessaire, également sur les appareils mobiles). Le temps improductif est évité et le traitement ciblé des tâches est possible quel que soit le lieu. L'exécution des processus basée sur le flux de travail favorise un nouveau niveau d'automatisation, faisant du saut vers la gestion du changement sans papier une réussite et révélant un grand potentiel pour d'autres processus. La mise en réseau de différents systèmes à l'échelle de l'entreprise permet de garantir un flux d'informations transparent et de haute qualité. Ce sont là de nombreuses possibilités qui ne devraient rester inutilisées dans aucune entreprise - pour une gestion du changement numérique de bout en bout, capable de se déplacer, vivante et utilisée de manière intensive.