Herbes de Suisse - Logiciels d'Allemagne

La société Ricola AG à Laufen BL est considérée comme un pionnier de la culture des herbes naturelles et a une longue histoire. L'entreprise est une entreprise familiale depuis trois générations maintenant. En 1930, la fabrique de confiseries Richterich & Co. est fondée par Emil Richterich. Il s'est beaucoup intéressé au pouvoir curatif des herbes et, en 1940, il a mis au point la première recette de 13 herbes encore utilisées aujourd'hui pour le produit Ricola le plus populaire au monde, le sucre aux herbes. Les produits sont maintenant exportés vers plus de 50 pays. Les herbes utilisées pour ces produits sont toujours originaires de Suisse. Chaque année, plus de 100 agriculteurs de montagne suisses fournissent 1400 tonnes d'herbes fraîches de Ricola.

Des normes élevées pour une bonne qualité

Pour la transformation ultérieure des herbes et la fabrication des produits finis, Ricola poursuit des normes de qualité élevées et s'appuie sur des standards établis. Par exemple, l'entreprise est certifiée selon la norme ISO 9001:2015 ainsi que selon l'IFS Food - selon laquelle des réglementations spécifiques doivent être respectées en tant qu'entreprise de fabrication de produits alimentaires. En outre, les produits à base de plantes sont soumis aux exigences de qualité des "bonnes pratiques de fabrication des produits pharmaceutiques" (BPF) en raison de leur effet médicinal prouvé. En plus des normes, Ricola garantit les normes élevées qu'elle s'est elle-même imposées, par exemple, par ses propres contrôles ponctuels basés sur les risques. C'est la seule façon pour Ricola de garantir une qualité sans faille tout au long du processus et de la chaîne de production - du contrôle des marchandises à l'entrée aux marchandises à la sortie.

Le revers de la médaille : une charge administrative élevée

Toutefois, un niveau de qualité élevé signifie également une charge administrative importante pour un grand nombre de documents. "Notre système de gestion de la qualité comprend maintenant plus de 6000 documents", explique Gabriel Hugenschmidt, vice-président de la gestion de la qualité chez Ricola. "Pour la gestion et l'administration des documents, nous utilisions déjà deux systèmes de gestion des documents (DMS) avant roXtra. Cependant, avec ceux-ci, il y avait une dépendance à l'égard des programmes informatiques de plus haut niveau, entre autres choses, donc nous avons cherché à changer le système".

L'exigence était que le nouveau système soit mis en place aussi simplement et rapidement que possible, sur la base du DMS existant, et que les documents puissent être transférés facilement.

Une solution convaincante a été trouvée

"roXtra nous a convaincus à différents niveaux : Le logiciel est très convivial et facile à utiliser et à gérer. En outre, il se caractérise par un haut niveau de fiabilité en cours d'exploitation. Le service à la clientèle de Roxtra mérite également une mention spéciale. Dès le premier contact, un soutien excellent et fiable a été garanti", rapporte Gabriel Hugenschmidt. "Le système s'est donc rapidement imposé dans notre entreprise et les demandes des utilisateurs internes ont sensiblement diminué. Nous avons également pu réduire considérablement le nombre de documents incorrects grâce à roXtra. Cela a également été constaté de manière positive lors des inspections et des audits".

Roxtra a travaillé en étroite collaboration avec Ricola sur la mise en œuvre. Le chef de projet responsable de Roxtra a accompagné et supervisé le projet tout au long de son déroulement et a soutenu l'équipe du projet Ricola par des consultations et des formations régulières. Tout s'est déroulé selon un plan clairement structuré : Roxtra a pris en charge l'installation technique et a soutenu le transfert de données. Le service informatique interne de Ricola s'est ensuite chargé de la mise en place administrative ultérieure - y compris la création de divers groupes d'utilisateurs dans roXtra. Cela a permis à l'entreprise suisse de mettre en œuvre le nouveau logiciel dans l'entreprise de manière structurée et à son propre rythme.

Mise en œuvre de solutions spéciales

"Même les exigences et les solutions spéciales n'ont posé aucun problème et nous avons pu les développer et les mettre en œuvre avec notre contact chez Roxtra. Par exemple, nous avons mis au point un flux de travail spécial pour les documents qui sont disponibles sous forme papier dans la production, tels que les plans de nettoyage et les instructions de fabrication. En outre, nous disposons désormais d'un workflow qui nous permet de remplir les formulaires directement dans roXtra, de les approuver et de les sauvegarder", explique M. Hugenschmidt.

Validation du logiciel dans l'environnement GMP

Une autre particularité a été la validation conforme aux BPF de roXtra : "La validation est souvent un défi : elle augmente l'effort du projet d'environ 20 pour cent, à condition que des employés expérimentés et des spécifications établies soient disponibles. La validation accompagne le projet depuis l'idée jusqu'à son achèvement. Il est donc difficile de quantifier l'effort absolu à fournir. Elle est estimée à une quinzaine de jours ouvrables, qui peuvent être répartis à parts égales entre les tâches conceptuelles et les tâches purement documentaires. Cependant, cet effort est plus que compensé par un système stable et fonctionnel", explique M. Hugenschmidt. Grâce à l'étroite coopération et coordination entre Roxtra GmbH et Ricola AG, la validation de roXtra s'est déroulée sans problème : la société suisse a ainsi pu tirer parti des expériences précédentes avec d'autres systèmes de GED et systèmes informatiques, tandis que Roxtra a soutenu la mise en œuvre et a créé et fourni la documentation technique requise correspondante.

Grâce à la mise en œuvre réussie et - comme on dit - à la convivialité convaincante de roXtra au siège de Ricola à Laufen, l'introduction du logiciel est actuellement examinée également dans la filiale aux États-Unis. Une version anglaise du système est déjà utilisée : "Plusieurs employés de notre siège à Laufen travaillent avec la version anglaise de roXtra", explique Gabriel Hugenschmidt. "Le produit a clairement répondu à nos attentes et nous sommes en train de tester d'autres offres de Roxtra GmbH".