Petit guide pour les entreprises intelligentes

Le logiciel HS2E est synonyme de solutions informatiques intégrées pour les domaines de la protection de la santé, de la sécurité au travail et de la protection durable de l'environnement. Les demandes en tant que telles couvrent une variété de sujets qu'une entreprise doit déterminer et prendre en compte (voir liste de contrôle, p. 21). Contrairement aux systèmes ERP ou aux outils de gestion des processus, le HS2E offre un outil évolutif qui permet également d'adapter précisément le contenu à des exigences complexes. D'autre part, cette gamme de produits comprend également des solutions individuelles pour des applications spécialisées telles que les analyses du cycle de vie.

Qu'est-ce que le logiciel HS2E en général ?
L'utilisation de la technologie numérique est devenue partie intégrante de la vie professionnelle quotidienne. "Planification des ressources de l'entreprise, fabrication contrôlée par ordinateur, gestion d'entrepôts numériques, marquage et suivi, réalité virtuelle, impression 3D ou Internet des objets et bien d'autres réalisations ne sont plus des mots étrangers, mais la réalité.

Néanmoins, il est assez courant que les entreprises travaillent encore avec des feuilles de calcul Excel et des documents papier pour leur gestion de la durabilité ou de la qualité - malgré des inconvénients évidents. Les doubles emplois, le manque de traçabilité, la documentation non systématique, les lacunes dans les informations et les données, le maintien de la paix ne sont que quelques exemples peu glorieux.

HS2E : Oui, bien sûr - mais lesquels ?
Ces dernières années, des solutions logicielles modulaires se sont répandues sur le marché, qui sont également devenues attrayantes pour les PME. Les produits les plus connus viennent d'Allemagne et des États-Unis et conquièrent de plus en plus le marché suisse. Cependant, les solutions logicielles diffèrent grandement en termes de fonctionnalités, de portée thématique et, bien sûr, de prix.

En gros, on peut le dire : Chaque produit a ses propres forces et faiblesses. Aucun d'entre eux n'est en mesure de couvrir l'ensemble des thèmes du HS2E. Mais en règle générale, ce n'est pas nécessaire, car plus le logiciel offre de fonctionnalités, plus il est coûteux. Le choix du bon produit est donc un facteur essentiel pour pouvoir réaliser efficacement et économiquement les avantages potentiels qu'une solution informatique est censée apporter.

Caractéristiques de qualité correspondantes
L'une des caractéristiques des bons produits est qu'ils proposent les thèmes HSE sous une forme modulaire et que ceux-ci peuvent être assemblés individuellement comme dans un kit de construction. Le logiciel doit pouvoir s'adapter avec souplesse à la situation de l'entreprise, de sorte que les structures organisationnelles, les processus, les responsabilités et les contenus soient représentés exactement comme ils correspondent à la pratique.

Il doit permettre un échange de données ouvert et être facile à utiliser sur le PC comme sur le portable. La sécurité des données est une autre caractéristique importante des solutions basées sur le web. La vente et l'assistance orientées vers le client ainsi qu'un modèle de prix transparent sont une condition préalable.

Une bonne préparation est la moitié de la bataille
Dans la diversité des solutions proposées, il peut être difficile de trouver le logiciel le mieux adapté à votre propre situation. Il est donc d'autant plus important de commencer par des idées claires :

1.définir l'utilisation prévue
"Vous obtenez toujours ce que vous demandez" - cela s'applique également au logiciel HS2E. Aucun logiciel ne peut tout faire, mais plus les fonctionnalités sont nombreuses, plus il est coûteux. Réfléchissez aux tâches pour lesquelles vous souhaitez utiliser le logiciel en priorité et aux fonctions supplémentaires utiles, mais non obligatoires.

2. déterminer le groupe d'utilisateurs
Le logiciel HS2E peut grandement faciliter le travail des personnes qui se voient confier des tâches dans ce domaine au sein de l'entreprise. En règle générale, on peut les diviser en spécialistes, utilisateurs spécialisés et utilisateurs occasionnels. Leurs exigences en matière de logiciels varient : plus le groupe d'utilisateurs est large, plus l'utilisation intuitive est importante. Pour un groupe d'utilisateurs spécialisés, en revanche, le souci du détail et la flexibilité sont plus importants.

3.obtenir les besoins internes
Outre les utilisateurs, d'autres fonctions sont également importantes pour la réussite de l'introduction du logiciel HS2E, par exemple l'informatique ou la finance. Parlez au plus grand nombre possible de parties prenantes dans votre entreprise et découvrez leurs besoins. Préciser où le logiciel HS2E pourrait simplifier les processus, créer des synergies ou améliorer la communication. Déterminer quelles applications précédentes pourraient être remplacées par le logiciel HS2E et où les interfaces avec d'autres systèmes (par exemple SAP) doivent être réglementées.

4. élaborer un budget pour le projet
Le logiciel HS2E est généralement proposé sous forme de licence. En outre, des coûts surviennent dans la phase de mise en œuvre pour les adaptations spécifiques à l'entreprise, la formation et les services de conseil spécifiques. Réfléchissez aux économies ponctuelles ou récurrentes que vous attendez du logiciel et définissez sur cette base un budget pour la mise en œuvre et le fonctionnement du projet.

Informez-vous et comparez
Une fois les points clés déterminés, la recherche commence. Les sites web des fournisseurs respectifs offrent déjà de nombreuses informations sur les fonctionnalités des solutions proposées. Souvent, des vidéos ou des tutoriels sont disponibles pour donner une impression de la conception graphique de l'interface et du fonctionnement.

En visitant des salons, des présentations de produits ou des événements spécialisés, vous pouvez obtenir des informations ciblées. Ces événements sont également une excellente occasion de nouer des contacts avec d'autres entreprises et de bénéficier de leur expérience.

Une fois qu'un ou deux favoris sont apparus, il est intéressant d'organiser une manifestation dans votre propre entreprise. Lors de la visite du fournisseur, vous pouvez poser des questions spécifiques et vous faire une idée de l'approche et de la culture d'entreprise du fournisseur. C'est aussi le moment où vous pouvez vous attendre à une offre concrète et contraignante.

L'introduction du logiciel HS2E n'est donc pas un simple achat sur étagère, mais plutôt un projet : une définition des conditions cadres, un examen minutieux des solutions proposées sur le marché et une mise en œuvre claire selon les règles de la gestion de projet sont des conditions préalables importantes pour la réussite.