De "C'est votre faute" à "C'est mieux comme ça".

Les assistants de qualité numérique sont rapidement acquis, mais ils disparaissent - l'introduction prendrait un peu de temps, n'est-ce pas ? - mais ils disparaissent rapidement de la conscience des utilisateurs ici et là. Et puis quelqu'un arrive et dit : "Juste ce qu'il me faut !" Quelqu'un comme Reto Schürmann chez Bosshard + Co. AG.

Regardez, on a IQSoft !
Depuis 2010, M. Schürmann travaille chez le spécialiste du bois et des revêtements architecturaux de Rümlang. Il a d'abord été responsable de la logistique, puis de la qualité et de l'environnement, et membre du conseil d'administration. Lorsqu'il a examiné "sa" société en termes de qualité, il a découvert : "Il y a dix ans, nous avions déjà une ancienne version d'IQSoft, mais elle n'était plus utilisée après quelques années.

Le contrôle de la qualité ? Oui, mais...
Deuxième constat de Schürmann : la qualité du service à Bosshard était bonne, mais difficile à suivre : "Les erreurs étaient enregistrées sur des feuilles de pointage. Chaque service avait ses propres méthodes. Un sam-melsurium, que nous avons en quelque sorte trié. Il était possible, mais difficile, de trouver des détails sur les affaires. Les informations sur les demandes n'étaient disponibles qu'à un stade tardif".

Les logiciels dans la Belle au bois dormant
En accord avec la direction de Bosshard, Reto Schürmann a sorti IQSoft de son sommeil, initialement comme un outil clé pour le processus d'amélioration continue (PAC) : "Je voulais un outil qui nous permettrait de garder une trace cohérente de ce qui s'est passé quand et où dans tous les départements.

L'objectif : des données précises et des taux d'erreur exacts au lieu d'un sentiment instinctif et d'un blâme diffus : "Il n'est pas possible de changer simplement de transporteur parce qu'il "semble" faire beaucoup d'erreurs. Vous devez enregistrer cela. Et puis peut-être qu'un seul chauffeur n'est pas fiable, mais l'entreprise de transport en tant que telle est de première classe".

Repensez, s'il vous plaît !
Un défi familier à de nombreux responsables qualité : le passage à la gestion des processus numériques se heurte à la résistance de la main-d'œuvre.

Première raison principale : des structures bien ancrées. "Cela a fonctionné sans eux jusqu'à présent". L'amélioration continue, cependant, nécessite un enregistrement complet. Rien n'est plus réglé à la légère : "Ce qui n'est pas enregistré peut même être dangereux s'il s'agit d'un litige juridique.

La deuxième raison principale est la peur. En tant qu'employé, vous avez l'impression d'être surveillé. Reto Schürmann souligne : "Une grande tâche consiste à changer notre façon de penser, en passant de "C'est votre faute" à "C'est mieux ainsi pour tout le monde".

Le temps, les mesures et le consentement
Le module IQSoft-KVP est considéré comme un outil éprouvé pour l'identification des potentiels d'optimisation. Chez Bosshard, par exemple, ils ont reconnu : "Nous faisons trop d'erreurs de configuration." Depuis lors, tous les produits sont scannés lors de l'emballage. Et il s'est avéré que, bien que leurs propres erreurs se soient produites, certains des produits revendiqués avaient simplement été commandés de manière incorrecte.

Il a fallu trois ans pour que la "nouvelle" pensée s'impose. Aujourd'hui, Schürmann entend de la bouche de ses coéquipiers autrefois sceptiques : "J'ai du mal à imaginer comment cela a pu fonctionner sans IQSoft !

Les tendances, les évolutions et les erreurs individuelles peuvent être clairement distinguées. Le nombre d'erreurs est clairement réduit au minimum. Et un effet secondaire bienvenu : "Nous savons maintenant aussi exactement où nous sommes particulièrement bons. Cela aide notre force de vente. Cela crée une sécurité d'argumentation.

Vérifiabilité et sens de la proportion
L'enregistrement électronique des cas peut-il aller trop loin ? Schürmann fait la différence : "Je veux dire : tout d'abord, enregistrez tout ! Cela crée une transparence pour GL à tous égards. Ils ont besoin de savoir ce qui se passe. Mais alors - grâce à IQSoft nous avons un historique complet - nous pouvons aussi dire en toute bonne conscience : vous n'avez plus besoin d'enregistrer ceci ou cela.

Faisons-nous plus d'erreurs qu'auparavant ?
Grâce à la saisie cohérente des données, tout ce qui était auparavant traité en parallèle et jamais saisi est mis en évidence ("Vous avez le mauvais produit ? Je vous en enverrai rapidement un nouveau."). L'équipe de Boss-hard en a fait l'expérience en 2012. Ont-ils commis d'autres erreurs ? Bien sûr qu'ils ne l'ont pas fait. Même sans IQSoft, les gens prenaient les erreurs au sérieux et résolvaient les problèmes en prenant des mesures immédiates. Mais ils n'avaient pas de vue d'ensemble. Avec IQSoft, tout a été enregistré pour la première fois - et de manière exhaustive.

Reto Schürmann : "IQSoft permet de joindre n'importe quel document. Prenons une erreur d'application. Soudain, il y a un rapport de plainte avec des données du laboratoire, du directeur des ventes, du service extérieur, du service administratif, du département technique, etc. Nous pourrions voir beaucoup mieux : Avons-nous fait l'erreur ? Si oui, où ? Ou bien y avait-il un problème avec le client ou le transporteur ? Nous avions et avons toutes les affaires en cours présentes".

Un investissement initial élevé
C'est une chose de réussir à placer un processus d'amélioration sur une base numérique. Et une autre pour parvenir à un contrôle complet des processus en même temps. Surtout lorsque la certification est prévue. M. Schürmann se souvient : "Nous avons combiné nos manuels de qualité et d'environnement en un seul système de gestion. Pour ce faire, nous avons d'abord conçu nos processus à l'aide de IQSoft BPM (Business Process Modeling). Le résultat a été un manuel de gestion numérisé".

Pour ce faire, nous avons d'abord conçu nos processus à l'aide de IQSoft BPM (Business Process Modeling). Le résultat a été un manuel de gestion numérisé.

Modèles de processus pratiques du fabricant de logiciels
"Ensuite, nous avons examiné les processus en détail. C'était comme tirer sur un coin et quatre portes s'ouvraient en même temps. Mais si je devais recommencer, je reviendrais à cela. Vous devez passer par là".

Pendant cette période, Reto Schürmann était heureux de pouvoir compter sur le savoir-faire du développeur de logiciels IQS AG. L'équipe de Zofingen a fourni des modèles de processus qui pourraient être adaptés aux propres processus de Bosshard.

L'état des lieux
Après cinq ans avec IQSoft, beaucoup de bonnes choses se sont produites et pourtant Reto Schürmann voit que plus est possible : "L'appétit pour les nouvelles applications vient avec l'utilisation. Pour moi, c'est bien qu'IQSoft soit utilisé intensivement. Même les personnes qui n'ont pas eu grand-chose à faire avec l'informatique depuis 20 ans sont arrivées dans le monde numérique grâce à IQSoft. Et les jeunes n'ont de toute façon aucun problème avec les cartes de processus électroniques".

Certification réussie
Actuellement, IQSoft EDUQ est utilisé pour enregistrer tout ce qui concerne la formation. Ensuite, il faut notamment activer les contrats, la gestion des actifs et le module d'audit.

L'expansion de l'assistant numérique se poursuit donc. D'autre part, la certification ISO 9001/14001 a été obtenue depuis janvier 2018 et est certainement un facteur de motivation pour "suivre" en termes de qualité.

L'expérience de Schürmann : "Pour la certification, il faut un outil. Et vous devez ancrer l'utilisation du logiciel. Pour la formation de choses complexes, j'apprécie donc la présence d'un spécialiste IQS sur place.

Moteur et contrôle
Reto Schürmann considère l'ERP numérique comme le moteur et la gestion de la qualité comme le contrôle d'une entreprise. Il sera donc intéressant de voir comment IQSoft se développe chez Bosshard + Co AG. Sa conclusion : "IQSoft assure une numérisation continue avec un outil de gestion qui est le même pour tous, maintenu au niveau central et utilisé de manière décentralisée". Et un peu moins formellement : "Vous pouvez tout introduire par étapes. Je construis ma pizza à partir de tranches au lieu de
Pizza les tranches".