"La gestion de la qualité n'est pas un gadget de marketing".

Depuis 35 ans, des solutions flexibles pour les moyennes entreprises ont été créées chez abas Software, dont le siège est à Karlsruhe. Dans le groupe mondial d'entreprises abas, plus de 1 000 employés travaillent sur des projets internationaux sur 65 sites dans 29 pays. Plus de 3 300 entreprises dans le monde utilisent les systèmes ERP modernes et spécifiques à leur secteur d'activité, par exemple dans la construction de machines et d'installations, dans l'industrie électrique ou métallurgique, dans la technologie médicale ou dans le commerce.

Système de gestion de la qualité assisté par logiciel requis
L'entreprise de logiciels promet à ses clients de cartographier toute la chaîne de processus avec abas ERP et de la contrôler de manière ciblée. Il est évident que cette affirmation s'applique également aux processus internes d'abas. C'est pourquoi les responsables ont sollicité un soutien externe lorsque le développeur de logiciels a demandé la certification selon la norme DIN EN ISO 9001 au siège de Karlsruhe il y a quatre ans. "Jusqu'alors, nous avions travaillé avec des documents PDF dans le cadre de la gestion de la qualité. Il était évident qu'un système assisté par logiciel serait nécessaire à l'avenir afin de réduire la charge de travail administratif", explique Benjamin Trautwein, responsable de la qualité GQ/AQ chez abas Software AG.

Dans un atelier interne, les exigences en matière de gestion de la qualité assistée par logiciel ont été recueillies. Le résultat a été de 19 points qui ont été pondérés et comparés à la gamme de services offerts par les différents prestataires. "Les trois principales exigences étaient les suivantes : La cartographie du manuel dans le système, des flux de travail automatiques pour guider l'entreprise à travers tous les documents QM tels que les instructions de travail, les listes, les modèles, etc. et une cartographie numérique des processus de libération", explique Benjamin Trautwein.

Chez abas Software AG, la décision a été prise d'utiliser ConSense IMS|QMS|PMS de Aache ner ConSense GmbH. La société est l'un des principaux fournisseurs de logiciels de gestion de la qualité et de systèmes de gestion intégrés. Elle développe des solutions innovantes, intégrées et particulièrement conviviales pour le support électronique complet de la norme ISO 9001 et de nombreuses autres normes. ConSense QMS pour la gestion de la qualité garantit que les normes spécifiées pour la documentation sont appliquées de manière transparente et conforme aux normes. Le logiciel offre un soutien électronique complet par le biais de routines automatisées ainsi que la fourniture systématique d'informations et le suivi électronique des spécifications de gestion de la qualité.

Une introduction soigneusement planifiée est payante
Le projet des deux entreprises de logiciels a débuté le 1er juin 2014. La date de mise en service a été fixée au 30 mars 2015, car l'objectif défini était que les audits prévus en 2015 soient réalisés avec le nouveau logiciel. Un plan de projet avec des étapes définies a montré la voie : Tout d'abord, l'infrastructure et le matériel ont été préparés. L'installation, la formation des utilisateurs et les tests du système ont commencé en septembre 2014. Fin novembre, un deuxième bloc de formation et l'installation et la configuration finales étaient à l'ordre du jour.

Entre décembre 2014 et mars 2015, les processus ont finalement été transférés dans le nouveau système. "Ceux-ci étaient déjà décrits et certifiés et ont donc été transférés tels quels dans le nouveau système", explique Benjamin Traut-wein. La représentation du processus dans ConSense IMS|QMS|PMS se présente sous la forme de diagrammes de flux. Cela a aidé les responsables d'abas à reconnaître des inexactitudes ou des erreurs logiques dans les descriptions de processus précédentes. "Par exemple, nous avions des processus de décision qui se terminaient par une seule option de sortie au lieu de deux. La représentation transparente du processus de ConSense QMS nous a permis d'identifier les possibilités d'amélioration. Ils ont été transférés directement dans le système de gestion des actions afin qu'ils puissent être suivis", explique Trautwein. Le module

ConSense Action Management, qui complète le logiciel de gestion de la qualité, enregistre toutes les actions en cours et assure leur mise en œuvre grâce à un suivi et un contrôle des tâches sans faille.

Lors du transfert du processus vers ConSense IMS|QMS|PMS, il est apparu que les processus précédemment décrits des départements marketing, support et administration ne correspondaient plus à la réalité. "Dans des ateliers avec les employés concernés, il était logique de développer des processus propres correspondant aux processus réels et de les transférer dans le nouveau système. Le retard qui s'est produit à ce stade a été compensé par le tampon intégré dans le calendrier, de sorte que notre date de mise en service n'a jamais été mise en doute", explique l'expert.

Au niveau des yeux pour réussir
La mise en œuvre de ConSense QMS a été achevée avec succès dans les délais prévus et les personnes concernées en tirent une conclusion positive. "Nous avons eu la chance d'être soutenus en interne avec des ressources suffisantes et de pouvoir toujours compter sur ConSense à l'extérieur. Nos contacts directs ont parfois été très contestés par nos demandes", sourit Benjamin Trautwein.

Entre-temps, les avantages du système de gestion de la qualité assisté par logiciel ont fait leurs preuves depuis longtemps : Entre autres choses, ConSense QMS a un concept de rôles et de droits dédié qui réglemente précisément les responsabilités et les droits d'accès au contenu et met en route des flux de travail d'approbation ou d'accusé de réception définis. De cette manière, le système automatise ou organise le flux d'informations rapide et ciblé au sein de l'entreprise. La page d'accueil personnalisée montre à chaque employé d'abas, au premier coup d'œil, toutes les tâches en cours, les innovations et les informations qui sont pertinentes pour son activité ou les processus dont il est responsable. Le concept de rôle détaillé rend les interfaces et les dépendances entre les domaines d'activité plus transparentes et fournit des informations sur la personne à contacter dans chaque cas. "Cela crée des effets de synergie entre les départements et simplifie, par exemple, le démarrage de nouveaux employés ou le transfert vers un autre département de l'entreprise : Dans ConSense QMS, tout le monde peut savoir exactement comment nos processus sont structurés", explique le responsable de la qualité.

L'acceptation est la condition la plus importante du succès
"Le succès d'un tel projet de mise en œuvre dépend de l'acceptation des personnes qui utiliseront plus tard le système. Les responsables d'abas, qui le vivent eux-mêmes dans leur travail quotidien, savaient donc exactement ce qui était important dans la planification et la réalisation des différentes phases du projet", déclare le Dr Stephan Killich, membre du conseil d'administration de ConSense GmbH.

Pour Benjamin Trautwein, le fait d'impliquer les employés dans l'optimisation des processus dès le début et de confier les aspects techniques aux chefs de service s'est avéré efficace. "Les salariés curieux et ouverts aux innovations viennent d'eux-mêmes, veulent participer activement, puis devenir des ambassadeurs et promouvoir le système au sein de l'entreprise. De cette façon, la pénétration est un peu plus longue, mais d'autant plus efficace". Pour l'expert, qui a une grande expérience de la gestion de projets, l'acceptation dépend également du fait que le niveau de gestion d'une entreprise est à l'origine d'un tel projet. Chez abas Software AG, le paysage des processus a été approuvé par le conseil d'administration. "Cela a un effet de signal et souligne que le système est pris au sérieux dans l'entreprise. C'est important, car la gestion de la qualité n'est pas un gag de marketing. Mon conseil à tous ceux qui envisagent un projet similaire : lors de l'introduction d'un système de gestion de la qualité assisté par logiciel, les responsables doivent faire comprendre à leurs employés qu'il ne s'agit pas seulement d'introduire la norme ou le certificat. La gestion de la qualité est une valeur ajoutée pour l'entreprise - elle doit être communiquée de manière durable".