Mettre fin à la paperasserie
Une multitude de sources différentes, telles que les audits ou les plaintes, donnent lieu à des mesures nécessaires. Leur réalisation complète et en temps voulu représente une tâche de gestion centrale pour les entreprises, les sites, les services et les employés.
Des mesures apparaissent dans une entreprise dans les domaines les plus divers et à toutes les échelles. Qu'il s'agisse d'une petite tâche qui doit être réalisée rapidement ou d'un projet de grande envergure qui doit être décomposé en plusieurs sous-étapes - quels départements, équipes ou employés individuels doivent être chargés de la traiter ? Qui est responsable de la mise en œuvre ? Et comment peut-on contrôler et suivre avec précision la réalisation des objectifs dans les délais prévus ? L'administration centrale et le suivi des mesures dans les entreprises ne peuvent réussir que si la gestion des mesures fonctionne - une tâche qui nécessite un soutien électronique.
Recherché : Autorité centrale d'enregistrement et de coordination
L'organisation des mesures est traitée dans les entreprises de manière très différente, par exemple sous forme de listes Excel ou par échange de courriels. Il arrive souvent que chaque service ou même chaque employé organise différemment ses tâches et la communication et la transmission des informations qui s'y rapportent. Cela présente un certain nombre d'inconvénients : en règle générale, il faut beaucoup d'efforts pour suivre l'état actuel, l'avancement ou les responsabilités d'une mesure ou même pour avoir une vue d'ensemble de toutes les mesures en suspens. Les retards de paiement peuvent aussi difficilement être surveillés de cette manière. En outre, les mesures dispersées ne peuvent pas être systématiquement évaluées, ce qui rend difficile le suivi de leur succès par les responsables.
Afin de gérer de manière structurée les différentes mesures prises à l'échelle de l'entreprise, il est donc nécessaire de disposer d'une instance centrale qui rassemble et suit les différentes tâches et activités associées des différentes divisions de l'entreprise. Cela est possible avec un support logiciel approprié. Si une entreprise ou une organisation utilise déjà un système de gestion intégré, par exemple pour la mise en œuvre de la norme de gestion de la qualité DIN EN ISO 9001 et d'autres normes, il est généralement assez facile de construire un système de gestion des mesures sur ce cadre de base et d'utiliser les informations déjà existantes à cette fin.
Gestion des mesures avec ConSense
ConSense GmbH d'Aix-la-Chapelle, fournisseur de solutions logicielles innovantes pour la gestion des processus et de la qualité, a développé à cet effet un module de gestion des mesures qui complète les versions de base des différents logiciels ConSense. Le module enregistre de manière centralisée toutes les mesures de toutes les divisions de l'entreprise et offre ainsi une vue d'ensemble. Que ce soit pour les tâches à venir du PIC, les audits, les plaintes et autres - à partir de là, les mesures et les éventuelles sous-mesures sont gérées et contrôlées de manière centralisée.
Le système permet d'attribuer les mesures aux responsables respectifs, par exemple à des employés individuels ou à des unités organisationnelles. Les personnes concernées reçoivent automatiquement des informations détaillées sur les mesures et les délais qui leur sont attribués et se voient rappeler les dates d'échéance. En cas de dépassement des délais, le système déclenche une alarme et, s'il a été préalablement défini, en informe les supérieurs hiérarchiques. Les supérieurs hiérarchiques peuvent utiliser le système à tout moment pour s'informer de l'état d'avancement de la mise en œuvre et de la situation actuelle. Pour obtenir une vue d'ensemble, différents rapports peuvent être établis, par exemple sur les mesures en cours et les mesures en retard. ConSense a ajouté à ce module la possibilité d'analyse et de publication de mesures. L'analyse est toujours utile lorsque l'objectif est clair, mais les mesures concrètes doivent encore être élaborées. En approuvant les mesures, il est possible de s'assurer que l'effort et les coûts restent gérables.
Dans l'ensemble, l'enregistrement, le traitement et le contrôle systématiques avec la gestion des mesures ConSense facilitent la mise en œuvre complète et en temps voulu d'une grande variété de tâches.
Toutes les tâches en vue avec le tableau des tâches ConSense
Rassembler et traiter toutes les mesures en suspens dans un lieu central - ceci peut être mis en œuvre facilement et systématiquement avec la gestion des mesures ConSense. Mais la plupart du temps, les tâches gérées dans le cadre de la gestion des mesures ne couvrent qu'une petite partie des tâches auxquelles chaque employé doit faire face dans son travail quotidien. "C'est pourquoi ConSense va plus loin avec le ConSense Taskboard. Le ConSense Taskboard est basé sur la méthode Kanban pour le contrôle des processus et le tableau Kanban qui en découle, qui affiche visuellement les tâches à venir de manière structurée et triée par priorités, ce qui permet de suivre visuellement les progrès réalisés", explique le Dr Alexander Künzer, directeur général de ConSense GmbH.
La principale source des tâches affichées dans le tableau des tâches est la gestion des tâches ConSense. En outre, des tâches provenant d'autres sources peuvent être ajoutées, par exemple des courriels marqués comme pour le suivi et des tâches provenant de MS Outlook ainsi que de ConSense Minutes, l'outil permettant une documentation facile et systématique des réunions.
Toutes ces tâches sont regroupées dans le tableau des tâches ConSense et affichées sous forme de tuiles claires sur le tableau personnel. Ils y sont alors disponibles pour un traitement ultérieur. Toutes les tâches à accomplir sont triées en colonnes selon les catégories "Ouvert", "En cours", "En attente" ou "Terminé" et sont codées par couleur selon le système de feux de signalisation pour l'urgence. Ainsi, le tableau des tâches ConSense visualise toutes les tâches personnelles d'un seul coup d'œil et permet la priorisation, la planification, la mise en œuvre et le contrôle individuels. L'utilisateur peut appeler à tout moment l'étape dans laquelle se trouve la tâche en question. Avec le ConSense Taskboard, toutes les informations importantes et les délais ainsi que le flux de traitement sont toujours présents et peuvent être facilement intégrés dans la journée de travail.
Une mise en œuvre fiable assurée
Un système de gestion des mesures soutenu par un logiciel apporte une structure à la mise en œuvre des mesures et aide à les appliquer de manière systématique et uniforme. Le module "Gestion des mesures" permet d'établir des processus normalisés pour le traitement des mesures, notamment l'analyse, l'approbation, le contrôle et les tests d'efficacité, qui sont également gérés de manière visuellement uniforme dans chaque service. Le groupe de travail contribue également à l'organisation personnelle de chaque employé. Notre expérience a montré qu'il s'agit d'un soulagement considérable dans le travail quotidien des entreprises de toutes tailles. Les réactions positives de nos clients en sont la confirmation : Les entreprises sont reconnaissantes d'avoir une norme uniforme qui structure le traitement des mesures et garantit une mise en œuvre fiable", souligne le Dr Alexander Künzer.
