Avec le modèle en quatre phases du système de gestion de la qualité

La concurrence mondiale et la pression croissante sur les coûts posent des défis particuliers aux entreprises : Ils doivent réagir de manière toujours plus souple et rapide aux clients et aux marchés. De nombreuses études1 prouvent qu'un système de gestion de la qualité (QM) qui fonctionne bien et qui tient compte de l'évolution des technologies, des marchés et des modèles commerciaux constitue un véritable avantage concurrentiel. Le système de gestion de la qualité doit suivre le développement de l'entreprise pour réussir. La gestion agile de la qualité2 doit permettre une action proactive et soutenir tous les domaines de l'entreprise. En tout cas, un aspect est crucial pour le succès : l'acceptation de ceux qui doivent appliquer le système dans leur travail quotidien. Cela ne fonctionne que si la valeur ajoutée pour l'utilisateur est reconnaissable. Toutefois, l'acceptation n'est pas acquise d'avance, mais pour 71 % des entreprises interrogées dans le cadre d'une étude, le plus grand défi3 dans le cadre de leur gestion de la qualité.

ConSense GmbH a plus de 15 ans d'expérience en matière de projets et connaît les défis liés à l'introduction de systèmes de gestion de la qualité, à leur développement et à leur adaptation à des situations de marché en constante évolution. Sur cette base, la société a développé le cycle de vie de la gestion de la qualité. Le modèle en quatre phases aide les entreprises à déterminer leur position dans le cycle de vie de la gestion de la qualité afin d'identifier et de définir des champs d'action et d'en tirer des mesures appropriées. Elle facilite ainsi la contrôlabilité organisationnelle, aide à s'adapter aux innovations et à relever de manière appropriée les défis dans chacune des quatre phases :

Phase 1 : FORMULAIRES - Mise en place et introduction d'un système de gestion
La première phase comprend l'introduction d'un système de gestion, c'est-à-dire l'établissement et la mise en forme du système, ou la préparation d'un système existant pour la certification initiale. Elle comprend la planification et la conception selon l'approche orientée processus, c'est-à-dire l'enregistrement des processus, la modélisation des processus ainsi que la création de cartes des processus. L'accent est mis ici sur les processus, car ceux-ci décrivent le flux de travail commun à tous les départements et fonctions.

Les experts de ConSense GmbH recommandent de commencer par la planification des processus d'entreprise, car ceux-ci servent à mettre en œuvre les objectifs de l'entreprise et à soutenir son orientation stratégique. En outre, les structures de base d'un système de gestion intégré doivent être prises en compte dès le début de la planification afin de préparer le système aux exigences futures. Par exemple, pour l'intégration de la gestion de la protection des données selon le GDPR, qui présente de nombreux parallèles avec la gestion de la qualité, c'est pourquoi une coopération étroite entre les deux domaines est souhaitable et a du sens4 .

2ème phase : STABILISATION - faire de nouvelles choses une habitude
La deuxième phase sert à stabiliser le système. La nouveauté doit devenir une routine. À ce stade, il est important que les employés fassent régulièrement l'expérience des avantages du système. L'intérêt et l'utilisation sont basés sur une utilisation conviviale et une recherche rapide et facile des informations. L'acceptation peut encore être accrue par le marketing interne du système, qui génère une demande grâce à une réelle valeur ajoutée. La condition préalable est une grande pertinence de l'information offerte, qui facilite avec succès le travail des employés.

Dans cette phase de stabilisation, il est important d'apporter un soutien continu au système afin de garantir qu'il soit toujours à jour et de se concentrer sur les avantages pour toutes les parties concernées.

3ème phase : OPTIMISER - Réaliser une amélioration continue
Pour un succès durable, le système de gestion doit constamment s'adapter aux nouvelles exigences et circonstances. Cette troisième phase a pour but de poursuivre le développement et l'amélioration continue et est donc entièrement caractérisée par l'auto-évaluation. Elle offre à l'entreprise la possibilité de réagir aux changements sur les marchés, de réévaluer ses propres performances, de fixer des objectifs d'amélioration et de former ses propres compétences.

Les domaines à améliorer sont classés par ordre de priorité et les projets sélectionnés sont mis en œuvre de manière ciblée. L'objectif primordial de la phase d'optimisation est toujours la rentabilité de l'organisation et un bénéfice client convaincant afin de rester performant sur le marché à long terme. Dans ce contexte, un manifeste sur le "Service client 4.0"5 décrit un cadre d'action pour les entreprises qui souhaitent améliorer l'expérience client, optimiser les services existants et offrir de nouveaux services au cours de la transformation numérique.

4.phase : EXPANDER - introduire de nouveaux lieux, règles ou méthodes
Une fois qu'une entreprise a mis en place un système de gestion structuré au cours de la phase d'optimisation et que le PIC est bien intégré dans la routine de travail quotidienne, il est possible de répondre à de nouvelles exigences qui nécessitent des extensions du système. Il peut s'agir de l'intégration d'autres sites, de la cartographie de normes supplémentaires ou de l'introduction de nouvelles tâches et méthodes. Le système se développe et devient plus complexe. Les nouveaux domaines du système doivent d'abord être introduits, construits, façonnés et réintégrés dans la routine de travail quotidienne.

Évolution du système de gestion de la qualité, accompagnée d'un soutien professionnel
L'expérience des experts de ConSense prouve qu'une planification minutieuse de l'introduction et du développement ultérieur d'un système de gestion est payante. Plus il est préparé et construit avec prévoyance, plus le résultat est efficace et rentable. L'amélioration continue garantit un développement et une évolution du système de gestion orientés vers l'avenir. Avec le développement du cycle de vie de la gestion de la qualité, les entreprises disposent désormais d'un outil organisationnel de soutien permettant de mettre en place un système de gestion vivant qui implique tous les employés et qui est donc accepté.

Étant donné que de nombreuses organisations ont des difficultés à déterminer le stade de développement de leur système de gestion - une condition préalable pour identifier et définir de manière proactive les champs d'action et les mesures - ConSense GmbH propose désormais un conseil professionnel et pratique avec ConSense Management Consulting (CMC). Elle est basée sur l'expérience de 15 ans de travail sur des projets, est indépendante de l'outil - c'est-à-dire indépendamment du fait qu'il s'agisse d'une solution de ConSense ou d'autres - et aborde les circonstances individuelles de l'organisation de manière ciblée. Le résultat est un système de gestion vivant qui convainc par sa transparence et son acceptation - et qui, grâce à la connaissance des champs d'action spécifiques des quatre phases du cycle de vie de la gestion de la qualité, assure un processus d'amélioration continue et donc un réel avantage dans la concurrence mondialisée.