Ce que les institutions financières et les entreprises doivent savoir maintenant

Jusqu'en 2018, plus de dix normes et formats existaient en parallèle dans les procédures de virement et de débit direct en Suisse. En outre, il existait sept variantes différentes de bulletins de paiement. La Suisse a voulu réduire cette diversité. Avec l'introduction des normes européennes basées sur la norme ISO 20022 en 2017, elle a réorganisé le trafic des paiements nationaux : L'objectif est de simplifier les procédures et les systèmes de trafic des paiements des banques et de PostFinance SA et de les aligner sur les normes européennes. Les opérations de paiement devraient être plus efficaces, plus rapides et moins sujettes aux erreurs, et rendre le blanchiment d'argent plus difficile. À cette fin, les anciens numéros de comptes propriétaires ont été convertis en IBAN. Cela a également touché les virements bancaires, les prélèvements automatiques, les bulletins de versement et les notifications.

Convertir les processus pour le traitement des paiements
La nouvelle facture avec code QR simplifie les opérations de paiement entre les émetteurs de factures et les payeurs ou leurs banques et l'échange électronique de données dans le secteur interbancaire. Les nouvelles factures sont destinées à réduire les délais et les coûts de traitement et à accélérer le traitement par les prestataires de services de paiement et leur échange d'informations entre eux. Toutefois, cela ne peut réussir que si toutes les parties concernées adaptent également leur matériel et leurs logiciels informatiques aux exigences techniques. Cela signifie qu'ils doivent améliorer le traitement de leurs paiements avec des technologies de lecture et d'écriture basées sur le code QR. Le plus grand

Le défi consiste à automatiser les processus de manière à ce qu'aucun traitement manuel ne soit nécessaire. Ici, de nombreux pièges apparaissent en détail : outre le code QR, il faut également reconnaître l'écriture, clarifier les informations contradictoires dans le code QR et les champs de texte de la partie visuelle, et adapter les interfaces avec les partenaires de transaction aux nouvelles possibilités.

Traiter automatiquement plusieurs millions de factures QR par an
Plusieurs scénarios doivent être envisagés. Dans le cas le plus simple d'une facture avec le code QR suisse standardisé, il existe une chaîne de processus dans laquelle le payeur procède en ligne : toutes les données de la transaction figurent sur la facture. D'une part dans le code QR inclus, mais aussi dans les champs de texte de la partie visible. Le payeur scanne le code QR avec son application bancaire sur son smartphone et déclenche le virement. Il n'est pas nécessaire d'ajouter ou de modifier manuellement l'IBAN, le motif du paiement ou le numéro et le montant de la facture. En utilisant l'application bancaire, ses coordonnées bancaires personnelles, telles que son nom et son numéro de compte, sont déjà connues. Comme toutes les données arrivent numériquement à sa banque, celle-ci peut traiter la transaction automatiquement. La banque du bénéficiaire reçoit l'avis de paiement sous forme numérique et le bénéficiaire reçoit la note de crédit correspondante. L'ordre est débité du compte du débiteur.

Cependant, le processus de paiement sera souvent différent. Jusqu'à 20 % des opérations de paiement sont encore sur support papier et peuvent être complétées par des informations manuscrites. Et c'est précisément dans ce domaine que les institutions financières doivent encore relever le défi d'atteindre un niveau élevé de traitement automatisé. Les institutions financières, en particulier, qui effectuent plusieurs millions de transactions de paiement par an, ont besoin de technologies puissantes pour le traitement des codes QR (lecture et écriture), la reconnaissance de texte (y compris l'écriture manuscrite) et le traitement des images, ainsi que de nouveaux algorithmes de traitement.

En outre, il existe de nouveaux processus internes de contrôle, de vérification et de correction. Si ces processus ne sont pas correctement automatisés, le code QR suisse devient un cauchemar pour les processeurs d'une transaction.

La lecture, la validation et la vérification nécessitent des algorithmes intelligents
Pour les factures QR sur papier, les institutions financières doivent extraire les données qu'elles contiennent du code QR et les intégrer dans leurs systèmes pour le traitement ultérieur des paiements. La qualité des scanners est cruciale pour un processus automatisé et sans heurts. Ils doivent fournir une qualité d'image suffisante pour transférer les données dans leurs propres systèmes de données. Même si le papier est froissé, sale ou jauni, les algorithmes doivent être capables de reconnaître les informations du code QR complètement et sans erreur en quelques fractions de seconde.

Si les données sont exemptes d'erreurs dans le système, la validation et la vérification automatiques de l'IBAN, du bénéficiaire et du payeur doivent avoir lieu. Les orthographes différentes ou les numéros transposés doivent être corrigés automatiquement, mais la comparaison avec les grandes bases de données ne doit pas entraîner de retard. L'attribution des écarts doit être contrôlée ; en cas de doute, le système doit fournir un avertissement afin que les employés de l'institution financière puissent vérifier les données manuellement.

La reconnaissance de l'écriture manuscrite comme principale source d'erreur
Bien que la lecture et l'évaluation d'un code QR soient rarement un problème aujourd'hui, les informations manuscrites dans la partie visible de la facture sont la plus grande source d'erreur. Ici, la précision et la rapidité de la reconnaissance du texte sont cruciales. Alors que la reconnaissance optique de caractères (ROC) reconnaît sans ambiguïté et sans erreur les lettres imprimées selon le Swiss Code Standard, les noms manuscrits des payeurs et les montants nécessitent un logiciel plus puissant pour leur reconnaissance. Grâce à la reconnaissance intelligente des caractères (ICR), d'autres informations contextuelles sont incluses dans l'analyse et les résultats sont corrigés grâce à des algorithmes intelligents. Pour une écriture fluide, la reconnaissance intelligente de mots (IWR) est également utilisée.

La reconnaissance de l'écriture manuscrite comme principale source d'erreur
Bien que la lecture et l'évaluation d'un code QR soient rarement un problème aujourd'hui, les informations manuscrites dans la partie visible de la facture sont la plus grande source d'erreur. Ici, la précision et la rapidité de la reconnaissance du texte sont cruciales. Alors que la reconnaissance optique de caractères (ROC) reconnaît sans ambiguïté et sans erreur les lettres imprimées selon le Swiss Code Standard, les noms manuscrits des payeurs et les montants nécessitent un logiciel plus puissant pour leur reconnaissance. Grâce à la reconnaissance intelligente des caractères (ICR), d'autres informations contextuelles sont incluses dans l'analyse et les résultats sont corrigés grâce à des algorithmes intelligents. Pour une écriture fluide, la reconnaissance intelligente de mots (IWR) est également utilisée.

Gestion des retours avec génération d'un nouveau code QR
Si l'ordre de paiement contient une incohérence telle que le nombre incorrect de paiements ou que la somme des paiements individuels ne correspond pas au document total, l'ordre de paiement entier est renvoyé au client. Dans un tel cas, cependant, les reçus originaux ne sont pas sélectionnés parmi les milliers qui sont traités quotidiennement, mais les reçus scannés de la commande erronée sont imprimés et envoyés. Après que les factures ont été scannées par une machine, le code QR n'est pas d'une qualité qui permettrait de lire le code après impression. Cela signifie que le code QR doit être reconstitué avant l'impression. Pour ce faire, un code identique doit être généré avec un générateur de code QR, qui écrase l'ancien code QR exactement au bon endroit. Des outils de traitement d'image sont utilisés ici pour réduire les écarts au minimum. Ce n'est que si cette gestion des retours est effectuée minutieusement que les émetteurs de factures ou les payeurs peuvent corriger leur erreur et soumettre à nouveau l'ordre de paiement complété ou corrigé avec la ou les factures QR.

Les émetteurs de factures doivent préparer les systèmes ERP et la comptabilité
Bien sûr, ce ne sont pas seulement les institutions financières qui sont mises au défi par l'introduction de la QR-bill, mais surtout les émetteurs de factures. Des gains d'efficacité dans le traitement ne peuvent être réalisés que si les factures sont également créées selon les spécifications de la lettre de voiture suisse. Dans l'idéal, le règlement complémentaire SWICO est également respecté. Ce dernier définit le contenu afin de soutenir de manière optimale le traitement automatique des factures. La transition risque d'être douloureuse pour les petites PME qui travaillent actuellement avec une infrastructure et un environnement ERP minimaux et font un usage intensif de l'option de champ de message. Aujourd'hui, ce champ permet de recevoir tous les messages des clients, même manuscrits. Cette possibilité de retour d'information des clients sera éliminée sans remplacement. Le nouveau champ du message doit être rempli par l'ERP et le contenu doit être inclus dans le code QR.

Conclusion : seule l'automatisation apporte l'efficacité nécessaire
Les plus avancés dans l'adaptation à la facturation à la carte sont certainement les grandes banques et PostFinance, qui ont déjà préparé leurs systèmes de facturation à la carte avec des compétences internes et externes. Toutefois, tous les établissements financiers doivent être en mesure de traiter les factures de QR au plus tard le 30 juin 2020. Ceux qui n'auront pas encore introduit des processus automatisés devront compter avec des dépenses supplémentaires massives à moyen terme.

Les entreprises qui n'adaptent pas le traitement de leurs factures aux nouvelles possibilités ne pourront pas bénéficier du potentiel d'automatisation qui sera possible à l'avenir. Pour les entreprises qui exploitent déjà une application d'extraction automatique des données de facturation, les nouvelles possibilités offrent un gain d'efficacité important et la possibilité de réaliser des économies à moyen terme.