Rôles et profils de compétences du déontologue

Les résultats de l'étude sur la profession menée par la Haute école spécialisée de Lucerne montrent clairement que le domaine professionnel de la conformité s'est encore étoffé. En outre, les activités de mise en place de l'organisation, de formation et de formation continue montrent que les responsables de la conformité semblent avoir largement trouvé leur position et leur rôle au sein de l'organisation de l'entreprise. La disposition hiérarchique d'un service de conformité aux niveaux supérieurs de la hiérarchie en est certainement une indication importante. C'est également l'une des conditions de base pour pouvoir développer une culture de conformité nécessaire et mettre en œuvre des mesures de conformité dans toute l'entreprise. Conjugué à l'augmentation prévue de l'importance de la conformité au sein et à l'extérieur de l'organisation, cela constitue une base solide pour qu'un responsable de la conformité puisse continuer à remplir les tâches qui lui sont assignées à l'avenir.

Toutefois, l'étude révèle également un certain nombre de défis que les responsables de la conformité devront surmonter à l'avenir afin de maintenir leur position au sein de l'organisation à long terme. La question centrale ici est avant tout celle de son rôle stratégique. Ici, le responsable de la conformité ne semble pas encore avoir communiqué durablement ses possibilités d'apporter une contribution indéniablement importante au développement de l'entreprise.

Quelles sont les tâches et les compétences requises pour les agents de conformité ?

Presque chaque jour, les responsables de la conformité mènent des consultations dans l'entreprise sur le thème de la conformité. Il s'agit principalement de fournir des informations sur les exigences réglementaires et de discuter de leur mise en œuvre pratique. Parmi les autres tâches essentielles, citons la surveillance et le contrôle du respect des exigences réglementaires et de la documentation de conformité. Une documentation appropriée est l'élément central d'un bon système de conformité et facilite la gestion et le contrôle, ainsi que l'établissement de rapports et de preuves. En outre, les risques de non-conformité doivent être régulièrement identifiés, analysés et évalués. Toutefois, il est moins fréquent que des formations et des enquêtes internes soient menées ou que des règlements et des directives internes de conformité soient établis. Il est rare qu'un système de dénonciation, tel qu'une ligne téléphonique d'alerte ou un bureau de médiateur, soit mis en place pour permettre aux employés ou à des tiers de signaler des fautes et des comportements illégaux ou contraires à l'éthique au sein de l'entreprise.

En ce qui concerne les qualifications nécessaires, les responsables de la conformité estiment que les compétences personnelles sont plus importantes que les compétences techniques et méthodologiques. En termes de compétences professionnelles et méthodologiques, la connaissance des exigences légales en matière de conformité et la connaissance des méthodes de conformité pour l'établissement général et la maintenance d'un système de gestion de la conformité sont particulièrement pertinentes. De même, la capacité de prise de décision, la pensée structurée et l'action axée sur les solutions sont considérées comme très importantes. L'expérience en matière d'audit, les connaissances en matière de police scientifique et la compréhension des chiffres sont considérées comme moins importantes. Les compétences personnelles sont dominées par l'intégrité, suivie du sens des responsabilités, de la fiabilité et de la discrétion. Les compétences en matière de communication, l'affirmation de soi et la capacité à gérer les conflits sont également jugées précieuses ; l'empathie et la flexibilité, en revanche, sont considérées comme peu importantes.

Quels sont les rôles des responsables de la conformité ?

Sur la base d'une analyse du contenu des offres d'emploi, différents rôles de responsables de la conformité ont été élaborés (voir figure 1). On peut définir des rôles assez larges, comme ceux de conseiller et de soutien ou de personne de contact et d'expert technique, ainsi que des rôles étroitement définis, comme ceux d'exécutant, de concepteur ou de superviseur. Les différents rôles reflètent la diversité de la compréhension de la conformité dans la pratique des entreprises, qui va d'une gestion de la conformité assez étroitement définie, axée sur la prévention des violations de la loi, à une gestion de la conformité qui crée une valeur ajoutée.

Une enquête ultérieure a montré que les responsables de la conformité peuvent s'identifier à tous les modèles de rôle mentionnés ici, mais plus fortement aux rôles définis de manière plus large. Cette image de soi montre que les responsables de la conformité ont tendance à interpréter leur rôle de manière large, en se concentrant sur le soutien et la garantie du succès de l'entreprise. En outre, les responsables de la conformité ont été invités à évaluer la manière dont ils pensent que leur rôle est perçu au sein de l'entreprise. L'image extérieure présumée est dominée par des images plutôt négatives, comme celle du superviseur ou du régulateur. Cela révèle un décalage entre l'image de soi et l'image extérieure suggérée. Une grande partie d'entre eux estiment même qu'il est nécessaire d'agir pour surmonter cette divergence. Il convient en particulier de promouvoir la culture de conformité, ce qui peut être réalisé d'une part par une communication ouverte et la proximité des unités respectives. Les contrôles de conformité doivent être perçus comme une protection pour les employés, ce qui peut en accroître l'acceptation. D'autre part, la direction et le conseil d'administration doivent donner l'exemple en matière de respect des règles. Ils doivent envoyer des signaux positifs et démontrer la pertinence du respect des règles. De cette manière, le responsable de la conformité peut être perçu à tous les niveaux de l'entreprise comme un partenaire désireux et capable de fournir un soutien dans le cadre approprié.

Enfin, les responsables de la conformité ont été interrogés sur leur satisfaction. Dans l'ensemble, les agents chargés de la conformité sont satisfaits de leur rôle, même s'ils n'ont que partiellement le sentiment de répondre aux exigences et aux attentes qui leur sont imposées. On attend surtout d'eux qu'ils soient capables de communiquer sur des sujets complexes d'une manière compréhensible et orientée vers le destinataire et qu'ils soient toujours disponibles comme personne de contact pour les questions relatives au respect des règles. On n'attend pas nécessairement d'eux qu'ils reconnaissent et identifient immédiatement les violations de conformité.

Responsable de la conformité Quo vadis ?

Enfin, il a été demandé aux répondants quels changements spécifiques peuvent être attendus dans la fonction du responsable de la conformité au cours des dix prochaines années. Il a surtout été question du degré croissant d'automatisation et de la mise en réseau croissante des données. Le travail basé sur les données va se développer et l'intelligence artificielle aidera à identifier et à appliquer des modèles et des règles. Les relations interpersonnelles continueront à revêtir une grande importance, voire à devenir encore plus pertinentes. Une augmentation significative des réglementations et un renforcement de celles-ci augmenteront encore la complexité de la mise en conformité.

Les exigences imposées aux responsables de la conformité continueront à augmenter en raison de l'évolution des modèles d'entreprise ainsi que des changements de l'environnement réglementaire et technique, ce qui rendra les activités plus granulaires. Cela nécessite un degré de spécialisation plus élevé et des compétences accrues dans le domaine analytique afin d'identifier les problèmes systématiques par l'application de l'analyse des données. On s'attend à ce que le rôle du responsable de la conformité change de plus en plus au cours des dix prochaines années pour devenir celui d'un conseiller en matière de conformité auprès de la direction et des chefs de service (voir figure 2).